Inspiraatiota kuntapäättäjille logistiikan suunnitteluun – säästöä kuljetuksia keskittämällä

Uudistuminen ajan haasteiden mukana on Suomen kunnille aina ajankohtainen asia. Kehityksen kelkassa pysyminen vaati innovatiivisia ja rohkeita ratkaisuja. Maamme oppilaitokset voivat olla tärkeässä roolissa tukemassa kehitystä mikäli niiden potentiaalia osataan hyödyntää.

Kaupungin hallituksen palkitsema Vuoden kehittäjä jakaa kanssanne tarinansa.

TEKNISESTÄ 90-LUVUN TARVIKEVARASTOSTA NYKYISEKSI LOGISTIIKKA- KESKUKSEKSI

Menneinä vuosikymmeninä Keskusvarasto toimi lähinnä teknisten töiden ja Vesilaitoksen varastona. 90-luvulla Keskusvarasto ja Hankintatoimisto toimivat Keskushallinnon alaisena Materiaalikeskuksena. Työ Hankintatoimistossa sai minut suhtautumaan hankintaan ja varastointiin koko kaupunkia palvelevana tehtävänä eikä pelkästään Varikkoalueen toimijoita palvelevana. Hankintapäälikön kanssa pohdimme jo tuolloin mm. kaupungin sisäisten kuljetusten järjestämistä.

Ensi askel kohti nykyistä logistiikkakeskusta otettiin yhteistyössä siivouspäällikön kanssa.  Hankimme pehmopaperit suoraan Serlan tehtaalta varastolle, jolloin kaupunki sai merkittävän suurhankintaedun. Säästöä kuljetuksia keskittämällä alkoi syntyä, kun jaoimme pehmopaperit kaupungintalon vahtimestareilta jääneellä Ladafarmarilla kaupungin eri yksiköihin. Tarina kertoi, että siihen asti esim. päiväkoteihin WC-paperin kaupasta oli hakenut se henkilökunnasta, joka sai mieheltään auton käyttöönsä. Seuraavaksi aloitimme myös siivousvälineiden ja -aineiden varastoinnin ja jakelun isommalla autolla. Jakelimme myös joihinkin yksiköihin kaupungin sisäistä postia.

Ohjasin v. 2002 Kauppaoppilaitoksen Materiaalihallinnon opiskelijoiden opinnäytetyön, jossa jopa reititettiin kaikki kaupungin yksiköt säännöllistä keskitetyn sisäisen postin ja tarvikkeiden kuljetusta varten. En saanut vielä silloin kehityshankkeeseeni esimiesten tukea, vaikka esimerkiksi koulujen ja päiväkotien postinkulku koettiin ongelmalliseksi.

Myöhemmin saimme kyllä päiväkotien postin kuljetettavaksi.

Sosiaali- ja Terveyspalvelujen hallintokunta hoiti jo sisäisiä kuljetuksiaan omalla autollaan.

Kymmenen vuoden kuluttua ensimmäisestä opinnäytetyöstä otimme kansliajohtajan ja yhdyskuntatekniikan päällikön kanssa uudelleen tehtäväksi koko kaupungin keskitetyn postin ja tarvikejakelun järjestämisen. Hankkeelle oli kaupunginjohtajan tuki. Ensisijaisena tehtävänä oli yhdistää Sosiaali- ja Terveyspalvelujen ja Keskusvaraston kuljetukset järkeväksi kokonaisuudeksi. Annoimme AMK:n opiskelijaryhmälle asiasta opinnäytetyöaiheen. Ohjauksessani ja tiiviissä yhteistyössä kanssamme  AMK:n tradenomiopiskelija M.Y. opinnäytetyön syventäen ja konkretisoiden edellisen ryhmän työtä. Tuloksena oli käytäntöön soveltuva suunnitelma.

Opinnäytetyöntekijä palkattiin keväällä 2015 auttamaan Keskusvaraston henkilökuntaa toteuttamaan keskitetyt kuljetukset opinnäytetyönsä mukaisesti. Keskusvaraston koko henkilöstö osallistui hyvin motivoituneena kehitystehtävään.

Kaupunginjohtaja velvoitti kaupungin yksiköt käyttämään palvelujamme.

Nykyisin Keskusvaraston kaksi jakeluautoa kuljettaa postia ja tarvikkeita suunnitellusti eri toimipisteisiin.

Olen nähnyt tärkeäksi Keskusvaraston kehittämisen omaehtoisesti ja siirtää vuosien varrella kertyneen hiljaisen tiedon ja kehitysideani koko työyhteisön hyväksi. Siihen on oppisopimuskoulutuksessa olleiden opastaminen antanut lisää hyviä tilaisuuksia:  Varastonhoitaja on suorittanut JET tutkinnon ja varastomies logistiikan perustutkinnon.

Syksyllä 2016 Keskusvarastoa pyydettiin kaupungin LEAN-hankkeen pilotiksi. Sovimme, että varastonhoitaja toimii LEAN työryhmässä Keskusvaraston yhteyshenkilönä. LEAN kouluttajan ensi käynnillä huomasimme osin jo toimivamme LEAN-opin mukaisesti; esim. työmme jatkuva asiakaslähtöinen kehittäminen ja hukan vähentäminen tehtävissämme. LEANin vaikutus Keskusvarastolla näkyy varastonhoitajan innostuksena järjestää ja merkitä varastohyllypaikat entistä paremmin. Tulevaisuudessa parempi hyllytysjärjestelmä tulee vaikuttamaan mm. varastoarvon hallintaan. Keskusvaraston varastoarvo on jo pienentynyt  johtuen pääosin paikallisen toimijan omana työnä tehtävien investointikohteiden vähentymisenä.

Keskusvarasto ei ole koskaan pudonnut kehityksen kelkasta vaan on oikeuttanut olemassaolonsa uudistumalla ajan haasteiden mukana. Kehitystyö jatkuu edelleen: esimerkiksi varastonhoitaja sovitusti kaupungin sisäisenä kehittäjänä edelleen kehittää asiakkaidemme tilauskäytäntöjä mm. uusilla tilauslomakkeilla ja asiakkaiden mahdollisuutta tilata varastotuotteita Intranetin kautta.

Lähiaikoina Keskusvarasto ja Konekeskus yhdistyvät, jolloin saadaan synergiaetua henkilökunnan käytössä.

Jatkossa SOTE voi tuoda suuriakin muutoksia Keskusvaraston toimintaan.

Keskusvaraston motto: Emme ole olemassa itseämme varten, vaan olemme siksi, että kaupunkikonsernin muu henkilöstö voi avullamme keskittyä ydintehtäväänsä.

Hyvä me!

Terveisin

Varastoesimies