Huolintasopimus ja osapuolten tehtävät

Viejän/tuojan/muun toimeksiantajan (asiakas) ja huolintayhtiön välisen suhteen määrää heidän välisensä huolintasopimus, jossa sovitaan huolintayhtiön asiakkaalle tarjoamista huolinta- ja logistiikkapalveluista.

Huolintasopimuksen tekemisen ajankohta ja menetelmät riippuvat kulloinkin kyseessä olevasta kaupasta sekä huolinta-asiakkaan tarvitsemien palvelujen määrästä ja laajuudesta. Asiakas usein pyytää huolintaliikkeiltä tarpeensa mukaan joko huolintatarjouksen lähtö- ja kohdemaan kuluista tai huolinta- ja kuljetustarjouksen. Huolintaliike vastaa tarjouksellaan ja ohjeistuksella, miten tarjous hyväksytään ja otetaan tuotantoon.

Mikäli asiassa ei muuta ole sovittu, huolintasopimus syntyy myös tarjouksen mukaisen toimeksiannon tilaamisella. Jos huolintapalveluja tarjoava huolintaliike on toimittanut tilaajalle tarjouksensa mukana tai aiemmin Pohjoismaisen Speditööriliiton yleiset määräykset (PSYM) ja ilmoittaa suorittavansa palvelunsa näiden vakioehtojen mukaisesti, niin ne tulevat myös osaksi huolintasopimusta. Huolintasopimus on hyvä aina tehdä tai vahvistaa kirjallisesti mahdollisten epäselvyyksien välttämiseksi puolin ja toisin.

Huolitsijan tehtävät/velvoitteet

Huolintasopimuksessa huolintayhtiö sitoutuu:

  • suorittamaan hänelle asetetut tehtävät
  • tekemään tarpeelliset sopimukset kolmannen osapuolen kanssa omissa nimissään toimeksiantajan laskuun
  • noudattamaan sovittuja Pohjoismaisen Speditööriliiton yleisiä määräyksiä

siltä osin kuin näin on sovittu, maksamaan asiakkaan puolesta huolintalaskulla veloitettavat erät kuten rahdit, mahdolliset verot ja maksut jne. sovittua korvausta vastaan

Huolitsijan yleiset sopimusoikeudelliset velvollisuudet huolintasopimuksen mukaan ovat:

  • toimimisvelvollisuus ja toimintaohjeiden noudattamisvelvollisuus
  • tarkastusvelvollisuus
  • lojaliteettivelvollisuus

Toimimisvelvollisuus alkaa, kun huolitsija ja asiakas ovat sopineet yhteistyöstä ja huolitsija on vastaanottanut toimeksiannon. Huolitsijan tärkein velvollisuus on toimia sopimuksessa sovitulla tavalla ja asiakkaansa edut varmistaen. Toimimisvelvollisuuden piiriin kuuluvat edustajien valitseminen, rahdinkuljettajan valitseminen ja toimintaohjeiden toimittaminen näille. Asiakkaan antama kuljetusohje velvoittaa huolitsijan ohjeen mukaisiin toimenpiteisiin kuten suunnittelemaan kuljetuksen, valitsemaan yhteistyökumppanit ja tekemään tarvittavat sopimukset. Toimenpiteitten tulee johtaa huolintasopimuksen ja kuljetusohjeen mukaisen tehtävän täyttämiseen.

Tarkastusvelvollisuudella ymmärretään huolitsijan velvollisuutta tarkastaa mm. kuljetettavan tavaran ja pakkauksen kunto, lukumäärä, merkit, numerot, asiapaperit ja muut tarvittavat seikat eri vaiheissa sen ollessa normaalein, tavanomaisin toimenpitein mahdollista.

Huolitsijan on myös tiedotettava asiakkaalleen mahdollisista poikkeavuuksista ja yllättävistä olosuhteista toimeksiannon täyttämisen aikana, mikäli se on mahdollista. Mikäli asiakkaaseen ei saada yhteyttä, huolitsijan tulee yleisen lojaliteettivelvollisuuden perusteella oma-aloitteisesti pyrkiä toimimaan asiakkaan parhaaksi, siten että asiakkaan edut turvataan.

Asiakaan velvoitteet

Huolintasopimuksessa asiakas puolestaan sitoutuu maksamaan huolitsijalle sopimuksen mukaisen palkkion huolintapalvelujen suorittamisesta sekä noudattamaan PSYM:ssä toimeksiantajalle säädettyjä muita velvollisuuksia.

Huolintatoimeksiannon asianmukainen suorittaminen edellyttää, että huolitsijalla on huolintatoimeksiannon toteuttamiseksi tarvittavat tiedot käsillä. Huolintatarjousta tai -sopimusta varten asiakkaan tulee antaa huolitsijalle riittävät ja totuudenmukaiset tiedot muun muassa:

  • kuljetettavasta tavarasta, sen erityisominaisuuksista (vaaralliset aineet jne.) sekä määrästä lähetyksen koosta
  • pakkauksesta
  • toimituksen lähtö- ja määräpaikasta
  • toimituksen lähtövalmiudesta ja tarvittavasta saapumisajasta määräpaikkaan
  • toimitusehdosta ja kuljetusehdosta
  • maksuehdosta
  • mahdollisista remburssin ehdoista huolintaan ja kuljetukseen
  • tavaran kuljetuksen aikaisesta vakuutusturvasta
  • vuosisopimustapauksissa koko kauden määrät, kuinka usein lähetyksiä on ja mitkä ovat kohdepaikkakunnat/lähtöpaikkakunnat

Vuosisopimukset

Jos asiakkaalla on vuoden mittaan useita lähetyksiä, kannattaa hänen tehdä huolintayhtiön kanssa vuosisopimus. Käytännössä tämä sopimusmalli on kaikkein yleisin käytössä oleva sopimusmuoto. Vuosisopimuksessa sovitaan paitsi huolinta- ja kuljetushinnoista, niin myös kuljetettavista ja käsiteltävistä määristä..

Vuosisopimuksessa asiakas sitoutuu sovitun jakson ajaksi käyttämään asianomaista huolintaliikettä. Vuosisopimus voidaan tehdä myös maakohtaisesti siten, että parhaat resurssit omaava huolintaliike hoitaa esim. tietyt maakohtaiset huolinta- ja kuljetustoimeksiannot sovitun toimitusjakson ajan.

Kun asiakas hoitaa kaikki vienti- ja tuontitapahtumat yhden huolintaliikkeen kanssa, saadaan monia käytännön etuja. Huolitsijalle voidaan jättää pysyvät huolintaohjeet, joten tulevasta toimeksiannosta voidaan ilmoittaa puhelimitse, sähköisesti tai muita yhteyksiä käyttäen. Toiseksi huolintatapahtuma tulee erittäin sujuvaksi asioita hoitavien henkilöiden oppiessa tuntemaan toistensa toimintatavat. Kolmanneksi käytännön vastuukysymykset ja toimintatavat tulevat entistäkin selvemmiksi.