Varastoprosessi ja varastotoiminnot

Varastoprosessin toiminnot liittyvät tulo- ja lähtölogistiikkaan, itse varastointiin ja mahdollisiin lisäarvopalveluihin (VAL- Value Adding Logistics). Varastoprosessi on jokaisessa varastossa oman laisensa, joten mitään yleispätevää varastoprosessin kuvausta ei ole olemassa. Varastoprosessiin vaikuttaa varastoitava tavara, varaston toiminnan luonne, varastoteknologia sekä mahdolliset varastossa tuotettavat lisäarvopalvelut. Lisäarvotoimintoja voi tapahtua varastoprosessin eri vaiheissa.

Tulologistiikka

Tavaran vastaanotto ja tarkastus

Tavaran vastaanottoon kuuluu tavaran siirto varastotilaan sekä ainakin silmämääräinen lähetyksen kunnon tarkastus. Mikäli kuljetuspakkauksessa on merkkejä esimerkiksi kastumisesta, rikkoontumisesta, kolhiutumisesta tai sidonnan pettämisestä, on siitä syytä tehdä varauma, eli huomautus rahtikirjaan. Siten tavaran mahdollinen vahingoittuminen ennen sen toimittamista vastaanottajalle ei ole vastaanottajan riski. Tällöin tavaran kunto on hyvä tarkistaa mahdollisimman pian.

Varsinaisesta tavaran laadun tarkastamisesta vastaanoton yhteydessä on suurimmalta osalta luovuttu. Yleisesti laadunhallinnassa painopiste on siirtynyt laadun tarkastamisesta virheiden ehkäisyyn ja tavarantoimittajan kanssa sovitaan tietystä laadusta. Tällöin ei esimerkiksi tuotantoon meneville osille ole tarpeen tehdä välitöntä laaduntarkastusta, vaan mahdollisista virheistä voidaan reklamoida myöhemmin kun osa otetaan tuotantoon ja virhe havaitaan.

Varastokirjanpito: Sisäänkirjaus

Saapunut tavara kirjataan varastokirjanpitoon. Tämä tapahtuu eri varastoissa eri vaiheessa. Se voi tapahtua välittömästi kun tavara siirretään varastotilaan, tai varastopaikalle siirtämisen / hyllytyksen yhteydessä.

Siirtokuormaukseen (cross docking) menevää tavaraa ei välttämättä kirjata varastoon sisälle otetuksi, vaan siitä voidaan pitää erillistä kirjanpitoa, mutta tässäkin on erilaisia käytäntöjä eri varastoissa.

Sisäänkirjaus voi tapahtua manuaalisesti, jolloin saapuva tavaramäärä tarkistetaan ja kirjataan varaston käytännön mukaisesti. Sisäänkirjaus voi myös perustua viivakoodeihin, jolloin viivakoodit luetaan joko kannettavalla lukijalla (esimerkiksi hyllytyksen yhteydessä) tai kiinteällä päätteellä, jonka ohi tavara kulkee varastoon. RFID-teknologialla sisäänkirjaus tapahtuu nopeasti laitteen lukiessa kaikkien pakkauksessa olevien tuotteiden koodit yhdellä kertaa. Suurten volyymien varastoissa RFID-teknologia on tehokkain ja voi säästää huomattavasti aikaa sekä vähentää virheitä.

Varaston toiminnan kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että varastokirjanpito on ajan tasalla ja saapuneen sekä lähtevän tavaran kirjaus perustuu todelliseen tavaramäärään, eikä esimerkiksi tilauksen tietoihin. Varastokirjanpidon tietoja tarvitaan myös tilinpäätökseen, jossa ilmoitetaan vaihto-omaisuuden arvo ja muutos vuoden aikana.

Siirto varastopaikalle / hyllytys

Tavaran siirto varastopaikalle tapahtuu varastossa käytössä olevan teknologian avulla. Siirto voi tapahtua manuaalisesti pumppukärryllä tai trukilla tai osittain tai kokonaan automatisoidusti.

Tavaran sijoittelu varastossa perustuu varaston varastopaikkajärjestelmään. Varastonimikkeillä voi olla määritellyt vakiopaikat (kiinteäpaikkajärjestelmä) tai tilanteen mukaan vaihtuvat paikat (vaihtuvapaikkajärjestelmä). Sijoittelun perustana voi olla ABC-analyysi, jolloin nopeimmin kiertävät tuotteet sijoitetaan helpoimmin saavutettaville ja nopeimmin keräiltäville paikoille.

Olennaista sijoittelussa on se, että jokaisen nimikkeen paikka on järjestelmässä tiedossa.

Varastointi

Säilytys

Tavaran säilytys eli varsinainen varastointi ei yleensä vaadi toimenpiteitä. Jotkin lisäarvotoiminnot saattavat tapahtua säilytyksen aikana. Mikäli mahdollista lisäarvotoiminnot on kuitenkin järkevä ajoittaa tavaran muun käsittelyn (vastaanoton, lähettämisen ja siirtojen) yhteyteen. Näin vältytään moneen kertaan tapahtuvalta käsittelyltä ja siirtelyltä. Jokainen käsittelykerta lisää kustannuksia, joten pyritään siihen, että kun tavara on siirretty varastopaikalleen, sitä ei tarvitse liikutella ennen kuin se on lähdössä varastosta. Käsittelykertojen minimointi kuuluu Lean-ohjauksen periaatteisiin. Lean-ohjauksen tavoitteena on läpimenoaikojen minimointi ja kaiken hukan eli ylimääräisen ja turhan eliminoiminen prosessista.

Varastointiolosuhteiden on vastattava tuotteiden vaatimuksia esimerkiksi lämpötilan ja kosteuden suhteen. Mikäli varastoidaan erilaisia varastointiolosuhteita vaativia tuotteita, on varastossa oltava erilliset osastot erilaisille olosuhteille. Tyypillinen erityisolosuhde on kylmävarasto.

Lähtölogistiikka

Keräily ja siirto lähettämöön

Keräily tapahtuu joko manuaalisesti tai automaattisesti. Keräily on usein varaston toiminnoista eniten resursseja kuluttava toiminto ja siten sen tehokkuus on tärkeää varaston kustannustehokkuudelle.

Keräilyn tehokkuus ja tarkkuus ovat ratkaisevia tekijöitä varaston palvelukyvylle. Keräilyn tehokkuuteen vaikuttaa tuotteiden sijoittelu varastossa, keräilytiedon hallinta ja itse keräilytapahtuman sujuvuus. Keräilytieto voi tulla keräilijälle keräilylistana paperilla tai yhä useammin eri tavoin informaatioteknologiaa hyödyntäen. Nykypäivän hektisessä toimintaympäristössä IT on käytännössä toimivan keräilytyön edellytys, kun nimikemäärät ja –volyymit ovat suuria. Tehokkuus ja tarkkuus edellyttävät keräilytiedon nopeaa ja virheetöntä käsittelyä.

Manuaalisen keräilyn avuksi on kehitetty erilaisia IT-pohjaisia sovelluksia. Puheohjaus vapauttaa keräilijän molemmat kädet keräilytyöhön kun lukupäätettä ei tarvita. Visuaalinen, älylasitekniikkaan perustuva ohjaus on myös kehitetty toimivaksi.

Manuaalisen keräilyn apuna voi olla puhe- tai visuaaliseen ohjaukseen yhdistetty automaattitrukki, joka itse kulkee keräilypaikoille sekä lähettämöön. Tällöin keräily nopeutuu ja tehostuu kun keräilijältä säästyy keräilypaikoille suunnistaminen sekä lähettämön ja varastointitilan välisen matkan kulkeminen.

Automatisoidut tai osittain automatisoidut järjestelmät ovat kalliita ja siten vain suurien varastojen hyödynnettävissä. Pienessä varastossa voi yksinkertainen manuaalinen järjestelmä olla aivan toimiva ja kaikkein tehokkain.

Varastokirjanpito: uloskirjaus

Uloskirjaus varastosta voi tapahtua keräilyn yhteydessä tai kun tavara siirretään lähetysalueelle tai pakkaamisen yhteydessä tai vasta kun se poistuu varastosta. Varaston käytäntö riippuu käytössä olevasta teknologiasta sekä esimerkiksi siitä tehdäänkö tavaralle vielä jotain lisäarvotoimintoja keräilyn jälkeen.

Lähtevä toimitus ei aina vastaa tilausta ja uloskirjauksen tulee perustua todelliseen lähtevän tavaran määrään eikä tilaukseen. Myös varastoinnin aikana tai varastokäsittelyssä pilalle menneet, poistettavat tuotteet on kirjattava pois varastosta. Hävikistä pidetään yleensä erikseen lukua.

Pakkaaminen

Lähtevä tavara vaatii usein pakkaamista. Pakkaaminen voi olla joko yksittäispakkauksiin tai ryhmä- tai kuljetuspakkauksiin pakkaamista tai kaikkia näistä. Yksiköinti voi vaatia sidontaa, esimerkiksi lavakuorma yleensä joudutaan sitomaan niin että kuorma kestää siirrot ja kuljetuksen. Sidonta voi tapahtua kutiste- tai kiristyskalvoilla tai pannoilla. Pannoittamiseen käytetään yleisimmin muovi- tai teräspantoja tai muovivyötteitä.

Lähetys

Lähtevää toimitusta koskevat tarvittavat dokumentit laaditaan tarpeen mukaisesti. Sisäisissä toimituksissa on erilaisia yrityskohtaisia käytäntöjä ja usein mitään erityistä dokumenttia ei tarvita.

Ulkoisissa toimituksissa rahtikirja on yleensä tarpeen. Rahtikirja on todistus kuljetussopimuksen ehdoista sekä siitä, että rahdinkuljettaja on ottanut tavaran vastaan. Rahtikirja on yhä yleisemmin sähköinen. Sähköisen rahtikirjan käyttö vähentää virheitä kun tietoja ei tarvitse kirjata useaan kertaan.