Kauppalasku

Kaupallisista lähetyksistä laadittavan kauppalaskun tulee sisältää kauppasopimuksen pääkohtien lisäksi erinäisiä tietoja tavaran ostajalle, tulliviranomaisille, huolitsijalle, kuljetusliikkeelle ja mahdollisesti myyjän edustajalle, agentille. Tiedot on ilmoitettava kauppalaskussa mahdollisimman tarkasti, koska ne ovat perusteena useille muille vientikaupassa tarvittaville asiakirjoille.
Kaupantekovaiheessa ostajan on syytä ilmoittaa myyjälle oman maansa kauppalaskua koskevat vaatimukset. Suomessa tulliviranomainen on antanut suosituksen kauppalaskun vähimmäisvaatimuksista.

Laskusta tulee Suomen tullilaitoksen suosituksen mukaan käydä ilmi:

  • myyjän ja ostajan nimi ja kotipaikka
  • kauppalaskun asettamispäivä
  • tavarakollien yksilöintitiedot kuten kollien merkit, numerot, lukumäärä, lajit ja bruttopaino tavaran kauppanimitys yksityiskohtaisesti ja yksilöitynä
  • tavaran paljous sekä brutto- ja nettopaino tai erillinen pakkalista, sähköiset tullaustavat edellyttävät eräissä tilanteissa ja maissa bruttopainotiedon erittelyä tullinimiketasolla, mikä on joskus varsin epäloogista ja jopa mahdotonta
  • tavaran hintatiedot
  • hinnanalennukset ja niiden perusteet
  • toimitusehto (mainittava järjestelmä/vuosi esim. Incoterms 2010 ) ja maksuehto
  • tullitariffinimike
  • ostajan alv-numero (yhteisömyynnissä)
  • myyjän alv-numero (pakollinen yhteisömyynnissä)
  • alkuperämaa ja määrämaa
  • allekirjoitus (tilanteen mukaan)

Vientikauppalaskua koskevat määräykset maittain sisältyvät Finpron julkaisemaan Laivauskäsikirjaan. Joissain tapauksissa kauppalasku on laadittava ostajamaan viranomaisten hyväksymille erityislomakkeille. Vientikauppalaskussa pankkiyhteys on syytä ilmoittaa selkeästi, sillä maksuviiveet aiheuttavat epävarmuutta ja kustannuksia. Pankkiyhteystiedoissa on tapana ilmoittaa myös pankin SWIFT-osoite ja vähintäänkin yhteisömyynneissä pankkitilin numero kansainvälisessä IBAN-muodossa (IBAN = International Bank Account Number) sekä pankin ns. BIC-koodi.

Ulkomaiden viranomaisten vaatimukset

Kauppalaskun tärkeyden johdosta kohdistuvat useimmat viranomaisen määräykset juuri siihen. Tällaisia vaatimuksia ovat esim:

  • monenako kappaleena kauppalasku on esitettävä
  • onko se vahvistettava tai legalisoitava
  • onko siinä oltava viejän alkuperämaata tai kaupan arvoa koskeva vakuutus
  • onko viejän allekirjoitettava kauppalasku
  • vaaditaanko ns. konsulilasku

Kaikki nämä erikoisvaatimukset selviävät Finpron laatimasta ja ylläpitämästä Laivauskäsikirjasta.

Vahvistaminen ja laillistaminen

Viennissä eräät, useimmiten kaukaiset maat, saattavat vaatia kauppalaskun, alkuperätodistuksen, konossementin, terveystodistuksen jne. legalisoinnin. Tarkoituksena on taata asiakirjoissa olevien tietojen paikkansapitävyys. Vahvistamisen suorittaa suomalainen paikallinen kauppakamari yleensä tekstillä ”Full confidence may be placed in the declaration above” (”yllä olevaan ilmoitukseen voi täydellisesti luottaa”), jonka alle tulee päiväys ja kauppakamarin leima. Vahvistusta haettaessa on mukana oltava valokopiot ao. asiakirjoista.

Kauppakamari perii vahvistuksesta todistusmaksun, joka on jäsenyrityksille edullisempi. Laillistuksen eli legalisoinnin suorittaa määrämaan Suomessa oleva edustusto (lähetystö tai konsulaatti). Mikäli kumpaakaan toimistoa ei ole, hyväksytään Suomessa yleensä määrämaan naapurin tai liittovaltion edustuston laillistus. Mikäli vaaditaan vahvistus ja legalisointi, on kauppakamarin vahvistus hankittava ensin.

Eräissä tapauksissa vahvistamisen jälkeen asiakirjan legalisoi ulkoasiainministeriö, jonka jälkeen legalisointia haetaan Suomessa olevasta edustustosta. Jotkut edustustot hyväksyvät asiakirjan legalisoinnin ilman ulkoasiainministeriön välilegalisointia. Legalisointimaksut vaihtelevat suuresti riippuen maasta, kauppasumman suuruudesta jne.

Viejän vakuutus

Toisinaan vaaditaan, että kauppalaskuun sisällytetään viejän oma vakuutus tavaran arvosta tai alkuperästä. Vakuutusteksti vaihtelee määrämaasta riippuen; tarkempia tietoja saa Laivauskäsikirjasta.

Konsulilasku

Konsulilaskuja vaaditaan nykyisin vain harvoin. Lasku laaditaan erilliselle, ao. maan konsulaatista saatavalle lomakkeelle. Konsulilasku ja vaadittava määrä jäljennöksiä on täyttämisen jälkeen legalisoitava konsulaatissa. Lomakkeet ovat maksullisia. Konsulilasku ei korvaa varsinaista kauppalaskua, vaan se on aina laadittava erikseen siihen liittyvien määräysten mukaisesti.

Tarkastus- ja terveystodistukset

Tämän tyyppisen todistuksen antaa tavallisesti puolueeton tarkastaja ennen varsinaista laivausta. Tavallisen tarkastus- ja laatutodistuksen lisäksi esiintyy ns. terveystodistus, jonka esimerkiksi lihatuotteista antaa paikallinen piirieläinlääkäri.

Kasvien ja eräiden puumateriaalien vientiin tarvittavan kasvitautiopillisen todistuksen antaa Evira (Elintarviketurvallisuusvirasto) vienti-ilmoitushakemuksella, joka on tehtävä vähintään 14 vrk ennen aiottua vientipäivää. Tuonnissa terveys- ym. vastaavia todistuksia antavat lähtömaiden asianomaiset viranomaiset ja viranomaisharkinnan mukaan tarkastetaan eläinalkuperäisiä tuotteita määrätyillä kussakin EU-tuontimaassa olevilla ao. tarkastusasemilla.

Pakkaus- ja merkintämääritykset

Määräykset vaihtelevat paljonkin maasta toiseen ja ne on selvitettävä tapauskohtaisesti Laivauskäsikirjasta.

Tavaran paljoutta osoittavat asiakirjat

Asiakirjat liittyvät kauppasopimukseen, eivätkä yleensä ole ao. maiden viranomaisten vaatimia. Tavallisimpia ovat tavaraerittely (spesifikaatio), painoluettelot, paljoutta osoittavat todistukset ja mittatodistukset. Viimeksi mainitut todistukset antaa yleensä puolueeton henkilö tai yritys, ja ne on luonnollisesti allekirjoitettava ollakseen todistuksia.