Auditointi

Auditoinnin tavoitteena on todentaa laatujärjestelmän toimivuus ja tehokkuus sekä puutteet ja vahvuudet. Auditoinnin avulla voidaan levittää hyviä toimintatapoja, se auttaa toiminnan suunnittelussa ja sitouttaa henkilöstöä kehittämään toimintaa. Auditointi on väline toiminnan jatkuvaan parantamiseen.

Yritykset usein auditoivat toimittajia siksi, että ne haluavat varmistua sen kapasiteetista, laatujärjestelmästä ja osaamisesta. Ennen potentiaalisen toimittajan auditointia, sille yleensä ilmoitetaan ostavan yrityksen odotukset ja vaatimukset. Nykyisten toimittajien auditoinnilla puolestaan halutaan pienentää riskejä ja estää laatu- ja tuotanto-ongelmat. Tutkailtavana ovat myös muun muassa muutosjohtaminen, ongelmien käsittely, etiikka ja toimittajan koulutussuunnitelma.

Osa yrityksistä auditoi avaintoimittajansa säännöllisesti, esimerkiksi joka toinen vuosi, mutta osa organisaatioista auditoi ne vain ongelmien paljastuessa. Myös yrityksen omistajanvaihdos on yksi syy toimittajan auditoimiseen.

Auditoinnin voi toteuttaa ostava yritys, mutta usein yritykset palkkaavat ulkopuolisen auditoijan sen asiantuntemuksen ja puolueettomuuden vuoksi. Auditointitilaisuudessa auditoitavan organisaation toimintaa verrataan standardiin tai dokumentteihin.

Auditointi perustuu yrityksestä tehtäviin havaintoihin. Auditoinnissa hyödynnetään laatudokumentaatiota ja sitä verrataan standardiin. Lisäksi haastatellaan henkilöstöä ja tarkastellaan työvälineitä, -tapoja ja tuloksia. Auditointiraporttiin kirjataan tehdyt havainnot, puutteet, vahvuudet, johtopäätökset ja suositukset. Auditointiraportti toimitetaan yrityksen asianomaisten jäsenten ja johdon käsiteltäväksi. Johdon tehtävänä on huolehtia korjaavista toimenpiteistä ja niiden seurannasta. Jatkuva seuranta on hyvin tärkeää, sillä pitkäaikaisenkin hyvän toiminnan jälkeen tilanne voi muuttua huonommaksi. Auditoitu yritys voi hyödyntää auditointia omien tavoitteiden saavuttamiseksi.

Auditointi edellyttää:

  • säännöllisyyttä ja kattavuutta
  • auditoijien pätevyyttä
  • standardi-, toiminta- ja prosessitietämystä
  • kokemusta auditoinnista ja
  • riippumattomuutta.

Viimeisellä kohdalla tarkoitetaan sitä, että omaa toimintaa tai vastuualuetta ei voi auditoida. Auditointi ei ole riippumatonta myöskään, jos auditoijalla on esimerkiksi omistussuhde tai muu tiivis suhde auditoitavaan organisaatioon.

Toimittaja-auditointeihin kannattaa valjastaa ammattitaitoinen pienryhmä, johon kuuluvat esimerkiksi talous-, tuotanto-, laatu- ja logistiikkapäälliköt. Myös toimitusjohtajan osallistuminen vierailuun on perusteltua, ja pk-yrityksissä se myös usein on mahdollista. Pelkästään esimerkiksi ostajan toteuttama auditointi ei välttämättä ole paras ratkaisu, sillä toimivimmaksi on osoittautunut ammatillisesti monipuolisen ryhmän toteuttama auditointi. Pääasia kuitenkin on, että toimittajaauditoinnin suorittavilla henkilöillä on osaamista ja että he arvioivat ja tarkastelevat toimittajaa oman yrityksen näkökulmasta huomioiden kuitenkin myös toimittajan näkökulmat. Toimittajan on täytettävä tietyt vähimmäiskriteerit ja jos toimittaja ei niitä täytä eikä korjaa puutteita, se pudotetaan toimittajalistalta.

Toimittaja-auditointi on parhaillaan kehityskohteena lukuisissa suomalaisyrityksissä. Yritykset ovat havainneet, että se jämäköittää toimintaa, parantaa toimintavalmiuksia ja kehittää ostaja-toimittajasuhdetta. Nykyisin toimittaja-auditointeja ulotetaan myös yhä pidemmälle toimitusketjuissa toisen tai kolmannen tason toimittajiin. Tähän ovat usein syynä eettiset näkökulmat.

Terästeollisuuden yritys koki ongelmana toimittaja-auditointijärjestelmän puutteen. Aluksi keskityttiin luomaan järjestelmä alihankinta- auditointiin, sillä yrityksessä ilmeni selkeä tarve hankkia uusia koneistusalihankkijoita.

Toimittaja-auditointia varten laadittiin kysymyspatteristo, jolla selvitettiin muun muassa laatujärjestelmä, toiminta koneistus- ja valuvirheiden sattuessa sekä mittalaitteiden kalibrointi ja toimitustäsmällisyys.

Yhtiössä otettiin pari kuukautta kestäneen kehitystyön jälkeen käyttöön työkalu, joka helpotti yhteistyökumppanin valintaa. Jatkossa työkalun avulla pystyttiin myös kehittämään yhteistyötä valittujen yhteistyökumppaneiden välillä.