Kysynnän ja tarjonnan hallinta

Tilaus-toimitusprosessissa voi aiheutua huomattavia ongelmia siitä, jos kysyntä ja tarjonta eivät kohtaa. Ongelmia voi ehkäistä turvaamalla toiminnan läpinäkyvyys ketjun sisällä. Kysynnän ja tarjonnan välisen epäsuhdan syynä voi olla niin sanottu piiskavaikutus.

Piiskavaikutukseksi (Forrester- tai bullwhip-efekti) sanotaan ilmiötä, jossa tilausten, varastotäydennysten ja varastoitujen määrien vaihtelu kasvaa siirryttäessä myyjäportaasta tuotantoon. Piiskavaikutuksesta on monenlaista haittaa. Se johtaa toimitusketjussa ylimääräiseen tuotantoon, varastointiin, kuljetuksiin, jälkitoimituksiin ja huonoon palvelutasoon. Lisäksi palvelutaso saattaa olla huono, myyntiä menetetään ja joudutaan turvautumaan jälkitoimituksiin. Myös tuotannonsuunnittelu vaikeutuu ja kapasiteettipäätökset voivat osoittautua virheellisiksi. Nämä tekijät puolestaan aiheuttavat myynnin menetystä. Oheinen kuvio havainnollistaa piiskavaikutusta toimitusketjussa eri osapuolten näkökulmasta tarkasteltuna.

Kysynnän vääristyminen

Kuva1. Kysynnän vääristyminen.

Tilausten ja varastojen heilahtelujen syitä on monia:

  • Toimitusketjun monissa eri vaiheissa ennustetaan kysyntää ja kysyntäennusteita päivitetään hitaasti
  • Puutetilanteisiin tilataan liikaa tavaraa
  • Asiakkaat reagoivat hinnanmuutoksiin ja siten esimerkiksi hinnan laskiessa kysyntä kasvaa
  • Hankintoja yhdistellään suureriksi

Kysyntää pyritään ennustamaan toimitusketjun eri vaiheissa, koska muiden osapuolten ennusteista, varastotasoista ja tulevista toimituksista ei ole tietoa tai viiveet tiedonsiirrossa johtavat väärään tietoon todellisesta kysynnästä. Tiedostettujen viiveiden vuoksi kysyntää halutaan ennakoida ja se puolestaan johtaa virheellisiin ennusteisiin. Ennusteiden kertaantuminen tulisikin välttää välittämällä loppukysyntätieto koko toimitusketjulle. Reaaliaikainen kysyntätieto, kuten kassapääteinformaatio (point-of-sale, POS) parantaa ennustetarkkuutta huomattavasti.

Niin ikään VMI (Vendor Managed Inventory) -varastonohjaus eli niin sanottu toimittajavastuinen varastointimalli (toimittaja valvoo asiakkaansa varastomääriä ja vastaa varaston täydentämisestä) sekä nopeiden kuljetusmuotojen käyttäminen ovat suositeltavia ennustevirheiden ehkäisykeinoja.

Puutetilanteisiin voidaan varautua tilaamalla tavaraa turhan paljon ja usein. VMI-varastointimallin ansiosta ylivarastointiin ei ole tarvetta. Ylivarastointi voi toki johtua myös siitä, että toimittajan toimitusvarmuus on heikko ja siksi saatavuus halutaan turvata. Tilanne johtaa siihen, että varmuusvarastot kasvavat ja sitoutunut pääoma lisääntyy. Ylitilaaminen pitäisi pystyä estämään jakamalla myynti-, varasto- ja tuotantotietoja koko toimitusketjussa.

Asiakkailla on yleensä tapana reagoida hinnanvaihteluihin. Tarjouskampanjat ja paljousalennukset lisäävät kysyntää. Pitkillä sopimuksilla ja vuosivolyymiin perustuvilla alennuksilla kyseiset tilanteet voidaan välttää.

Hankintoja usein yhdistellään suuriksi tilauksiksi muun muassa paljousalennusten saamiseksi ja kuljetuskustannusten pienentämiseksi. Kun tilauksia yhdistellään suuriksi eriksi, toimittajien kapasiteetin kuormitus vaihtelee ennakoimattomasti. Toimintokohtaisia kustannuksia voidaan pienentää esimerkiksi automaattisen tilaamisen, VMIvarastointimallin ja kuormien yhdistelemisen avulla. Loppukysynnästä ja varastoista pitäisi saada keskitettyä tietoa ja suunnitella kokonaisohjaus sen perusteella.

Kuljetusmuodot puolestaan vaikuttavat toimitusten nopeuteen. Silloin kun toimitusaika on tärkeä kriteeri ja toimitusvarmuudessa on ongelmia, on luonnollisesti valittava nopeimmat kuljetukset. Toisaalta usein toistuvissa ongelmatapauksissa olisi syytä pohtia myös toimittajan vaihtamista.

Kysynnän vaihteluun johtavat usein myös tuotteiden hinnanvaihtelut esimerkiksi kampanjoiden ja sesonkien seurauksena. Näissä tapauksissa pitkät sopimukset, vuosialennukset ja tarjousten välttäminen ehkäisevät kysyntävaihtelua. Kysyntävaihtelujen vuoksi toimitusketjuverkoston rakennetta ja toimintatapoja on ajoittain muutettava.

Tekstiili- ja vaatetusteollisuus on sesonkiluonteinen ala eli kysyntä vaihtelee kausittain. Teva-alalla on kevät/kesä/syksy/talvi-sesonkeja ja niiden myötä sesongeittain vaihtuvia tuotteita, värejä ja designiä.

Tekstiili- ja vaatetusalalle kysynnän ennustaminen ja ennusteiden tarkkuus ovat erityisen tärkeitä. Näin on siksi, että tulevaa muotia ei voi ennakoida menneen sesongin perusteella: kukaan ei voi täydellisesti ennakoida kuluttajien malli- ja värimieltymyksiä. Tarkkaan kysyntäennusteeseen on kuitenkin syytä pyrkiä, sillä mitä tarkempi kysyntäennuste on, sitä vähemmän tarvitaan alennusmyyntejä ja sitä paremmat myyntikatteet saavutetaan. Kysynnän ennustetarkkuutta voidaan parantaa ostajan ja myyjän yhteistyön avulla. Tällöin kaupankäynnin osapuolet hahmottelevat yhdessä tulevan sesongin suuntaviivat. Hankintatoimella on merkittävä rooli kysynnän ja tarjonnan tasapainottamisessa ja optimoinnissa. Mitä pitempi tuotteiden hankinta-aika on, sitä suurempi on ennustevirhe, sillä aika lisää ennustevirheiden mahdollisuutta.

Vähittäiskaupassa hyödynnetään yleisesti niin sanottua POS-tietoa (Point Of Sale). Vähittäiskaupasta saatava reaaliaikainen tieto tuotteiden menekistä siirtyy suoraan valmistajalle, joka hyödyntää tietoa oman toimintansa suunnittelussa. Siten vähittäiskauppa puolestaan voi tilata tuotteet hyvinkin lyhyellä toimitusajalla.

Tuotteiden menekkitietoa luonnollisesti kerätään välittömästi kunkin sesongin alussa ja sen tiedon avulla päivitetään ja parannetaan ennusteita.