Ohjausjärjestelmät

Toimitusketjun – myös yrityksen – ohjausjärjestelmiä tarvitaan mm. seuraaviin toimintoihin:

  • Toiminnanohjausjärjestelmä (Enterprise Resource Planning, ERP) tukee toiminnan- ja tuotannonohjausta keräämällä ja välittämällä tietoa yrityksen eri toiminnoista.
  • Tuotannonohjauksen tavoitteena on hallita tuotteiden toimitusajat, käyttää tuotantokapasiteettia kustannustehokkaasti, hallita vaihto-omaisuutta ja palvella asiakasta joustavasti.
  • Varastonhallinnan tavoitteena on hallita varastotasoja. Hallinnassa otetaan huomioon varastointi- ja ohjauskustannukset sekä palvelutasovaatimukset.

Ohjausjärjestelmien tavoitteena on paras mahdollinen lopputulos. Palvelulupausten täyttämiseksi on hyvin tärkeää, että asiakkaalle ilmoitetuista toimitusajoista pidetään kiinni. Toisaalta myynnin pitää saada hoitaa työnsä niin, että se voi myydä tuotteita mahdollisimman paljon tarvitsematta ajatella tuotantokapasiteetin riittävyyttä. Vaihto-omaisuuden hallinnan kannalta avaintekijöitä ovat häiriötön tuotanto, tuotannon lyhyt läpimenoaika ja tarpeettomien varastojen välttäminen.

Kaikki edellä mainittu on pystyttävä hoitamaan mahdollisimman kustannustehokkaasti optimoimalla asiakaspalvelu.

Pienten ja keskisuurten yritysten eli pk-yritysten lähtökohdat toiminnanohjausjärjestelmien hyödyntämiseen ovat hieman erilaiset kuin suuryrityksillä. Pk-yritykset asettavat järjestelmille sekä teknisesti että toiminnallisesti erilaisia vaatimuksia, ja pk-yritykset eivät aina osaa itsekään esittää vaatimuksiaan. Pk-yrityksessä toiminta hahmotetaan työntekijöiden tai työvaiheiden kautta ja siksi pk-yritysten on ajoittain ollut vaikeaa esittää tarkasti järjestelmiin liittyviä toiveitaan.

Pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmien kehittäminen on ollut vaikeaa, koska yritysten toiminta on hyvin erilaista, ja järjestelmätoimittajien on yhdistettävä erilaiset toiveet ja tavoitteet. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on pienelle yritykselle vaativa tehtävä, koska useimpien järjestelmien rakenne edellyttää yrityksen toimintojen eriyttämistä ja hierarkkista johtamismallia. Pk-yrityksissä toisaalta yksi henkilö voi tehdä työtä monella tasolla ja monen toiminnon alueella ja esimerkiksi johtajatkin osallistuvat tuotannollisiin töihin. Myös yritysten verkostoituminen asettaa haasteita järjestelmien keskinäiselle integroinnille.

Pk-yrityksissä on usein koettu, että toiminnanohjausjärjestelmät ovat joustamattomia. Joustavuus ja muuttuva toimintaympäristö puolestaan on erityisen tunnusomaista juuri pk-yrityksille. Järjestelmien käyttöönotto vie paljon resursseja, rahaa ja aikaa ja monilla pk-yrityksillä sitä on hyvin rajallisesti. Toisaalta kyse on joskus myös asenteista, sillä erityisesti pienissä yrityksissä kaikenlainen valvonta ja raportointi voidaan tulkita epäluottamukseksi.

Yritysesimerkki: Toiminnanohjaus

Kuluttajaelektroniikan valmistajalla on toimipaikkoja Suomessa, Kiinassa, Hong Kongissa ja USA:ssa. Suomessa toiminta painottuu pääsääntöisesti tuotesuunnitteluun, ja myös tuotantoa on Suomessa jonkin verran. Massatuotanto on Kiinassa, joten suurin osa hankinnoista tehdään sieltä käsin.

Yrityksessä otettiin vuonna 2006 käyttöön tuotannonohjausjärjestelmä. Hankintatoimen osalta järjestelmä on käytössä vain Suomessa. Kaikki toimipaikkojen väliset sisäiset ostot ja myynnit hoidetaan ERPin kautta.

Järjestelmän käyttöönotto vähensi merkittävästi ohiostamista. Henkilöstö ei voi enää hakea paikallisesti tavaraa niin sanotusti laskulle ja viedä kuittia reskontraan. Kun kaikki tuotantoon kohdistuvat hankinnat kirjataan järjestelmään, saadaan kustannukset kohdistettua oikein. Yrityksessä on kiinnitetty erityistä huomiota varastonhallintaan, ja varastossa ei enää pidetä vanhaa varastoa.