Toiminnanohjausjärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmillä eli ERP-järjestelmillä (Enterprise Resource Planning, sananmukaisesti yrityksen resurssien suunnittelu) tarkoitetaan laajoja yrityksen ohjaamiseen tarkoitettuja, kokonaisvaltaisia tietojärjestelmiä. Tyypillistä tällaiselle järjestelmälle on, että se on integroitu: sen ytimessä on yksi yhteinen tietokanta jota kaikki eri toiminnot käyttävät.

Yhteinen tietokanta mahdollistaa tiedon läpinäkyvyyden kautta organisaation: kaikki toiminnot hyödyntävät samaa, ajantasaista tietoa. Toisaalta tämä asettaa myös vaatimuksia tiedon oikeellisuudelle: on erityisen tärkeää että esimerkiksi perustiedot kuten materiaalien ja tuotantoresurssien tiedot ovat oikein ja ajan tasalla, ja että kirjaukset esimerkiksi materiaalisaldoihin tehdään oikein ja ajoissa.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning, yrityksen resurssien suunnittelu

Eri toiminnot kuten vaikkapa tilaustenhallinta, varaston- ja materiaalinhallinta sekä kirjanpito ja reskontra, hyödyntävät tätä yhteistä tietokantaa. Nykyaikaisissa toiminnanohjausjärjestelmissä toiminnot ovat usein erillisiä moduleita, joita voidaan ottaa käyttöön tarpeen mukaan ja vaiheittain.

Materiaalinohjauksen kannalta toiminnanohjauksen ytimessä on materiaalien tarvelaskenta eli MRP. Nykyaikainen ERP onkin pidemmän kehityskaaren tulos: useat järjestelmät ovat lähteneet tarvelaskennasta, jonka ympärille on kehitetty lisää tuotannonohjaustoiminnallisuutta ja toisaalta taloushallinnon toimintoja. Näin toiminnanohjausjärjestelmät ovat kasvaneet kokonaisvaltaisiksi järjestelmiksi jotka sisältävät monia tai jopa kaikki yrityksen keskeisimmät toiminnot.
Toiminnanohjausjärjestelmillä pyritään parantamaan toiminnan tehokkuutta (esimerkiksi päällekkäisen työn karsiminen ja kapasiteetin parempi käyttöaste), taloudellisuutta (tarkemman materiaaliohjauksen ja alhaisempien varastojen mahdollistaminen, resurssien parempi käyttö), asiakaspalvelua (tietoon perustuva toimitusaikojen lupaus, hyvä toimitusvarmuus) sekä läpinäkyvyyttä (sama tieto käytössä eri toiminnoissa).

Markkinoilla on runsaasti eri ERP-järjestelmiä. Järjestelmien vertailu keskenään yleisellä tasolla ei yleensä ole kovin hedelmällistä, vaan jokaisen yrityksen kannattaa kirkastaa vertailun tueksi omat tavoitteensa järjestelmälle ja oman toiminnan kannalta kriittiset piirteet. Järjestelmien kehittyessä ne ovat entistä useammin realistisia mahdollisuuksia myös PK-yrityksille. Järjestelmäprojektit voivat olla isoja ja vaativia. Yleensä onnistunut järjestelmäprojekti vaatii sekä oman organisaation osaamisen kasvattamista että ulkopuolista asiantuntemusta. Kaikki keskeiset toiminnot eivät välttämättä löydy yrityksen käytössä olevasta toiminnanohjausjärjestelmästä, vaan siihen liitetään erilaisia erillisjärjestelmiä, jotka kuitenkin hyödyntävät samaa tietoa. Esimerkkejä tällaista ovat tuotetiedon hallinnan järjestelmät, toimitusketjun ja tuotannonsuunnittelun APS-järjestelmät (Advanced Planning & Scheduling) sekä tuotannon hienokuormituksen ja valmistuksenohjauksen MES-järjestelmät (Manufacturing Execution Systems).

Case: ERP-järjestelmän hankinta (pdf).