Läpäisyajan lyhentäminen

Tyypillisessä liiketoiminnassa hyvin pieni osa ajasta tuottaa lisäarvoa: arvoa tuottavan ajan osuus kokonaisajasta on usein <10% ajasta, jopa <1%. Läpäisyajan tarkastelu on tärkeä osa prosessien kehittämistä: läpäisyajan tarkastelu johtaa väistämättä kysymykseen, kuinka poistaa turhaa tekemistä, hukkaa, sekä odottamista eri prosesseista. Läpäisyajan tarkastelu auttaa fokusoimaan kehittämistoimia.

Läpäisyaikojen lyhentäminen hukkaa ja odottamista vähentämällä tarkoittaa myös sitä, että prosessi on paremmin hallinnassa, jolloin läpäisyaikoja lyhentämällä voidaan pienentää myös niiden vaihtelua. Tällöin positiivinen vaikutus asiakkaan näkökulmasta on kaksinkertainen: lyhyemmän toimitusajan lisäksi tyypillisesti myös toimitusvarmuus paranee.

Läpäisyaikaa kannattaa tarkastella ainakin kolmen keskeisen prosessin tai virtauksen
kannalta:

  • Tilaus-toimitusprosessi eli asiakkaan tilauksesta (tai halusta tilata) siihen kun tuote/palvelu on toimitettu käyttövalmiina asiakkaalle. Tilaus-toimitusprosessia voi ajatella asiakkaan ”ikkunana” yrityksen toimintaan: nopeus tässä prosessissa näkyy suoraan nopeutena asiakkaan silmissä.
  • Materiaalivirta koko toimitusketjun läpi. Materiaalivirran nopeudesta seuraa monta hyötyä: nopeat toimitusajat asiakkaalle, nopea reagointikyky kysynnän vaihteluihin, alhainen sitoutunut pääoma sekä laatuvirheiden ja muiden ongelmien nopea havaitseminen.
  • Tuotekehitysprosessi tai laajemmin uuden tuotteen markkinoille tuomisen prosessi. Tätä prosessia nopeuttamalla voidaan joko tulla uusilla tuotteilla kilpailijoita aiemmin markkinoille tai aloittaa tuotekehitys myöhemmin ja hyödyntää kilpailijoita uudempaa teknologiaa tullen silti yhtä aikaa kilpailijoiden kanssa markkinoille.

Läpäisyajan lyhentämiseksi tulee ensin ymmärtää miten pitkä läpäisyaika on, miten suuri hajonta siinä on ja miten se jakautuu prosessin eri vaiheiden kesken. Tulee siis kuvata prosessia, mitata kokonaisläpäisyaikaa vaihteluineen ja pilkkoa kokonaisläpäisyaikaa osiin. Läpäisyaikaa lyhentääkseen voi prosessin osia tarkastella neljästä eri näkökulmasta: voiko prosessin osia poistaa kokonaan, yhdistää, nopeuttaa tai tehdä rinnakkain.

Esimerkki läpäisyajan lyhentämisestä: tilaus-toimitusprosessi

Yrityksessä haluttiin lyhentää asiakkaan kokemaa toimitusaikaa, eli tilaus-toimitusprosessin läpäisyaikaa. Ensin prosessi kuvattiin yhdessä prosessissa toimivien työntekijöiden kanssa. Tietojärjestelmän tiedoista analysoitiin koko läpäisyajan lisäksi kunkin aliprosessin läpäisyaika.

Prosessi

Voisiko mitään prosessin osaa poistaa? Ensi katsomalta ei, kunnes keksittiin vaihtoehto siirtyä ainakin joidenkin tuotteiden osalta tilausohjautuvasta tuotannosta tilauksesta kokoonpantavaan tuotantoon. Toki osavalmistus ei lakkaisi olemasta kokonaan, mutta se siirtyisi pois kriittiseltä polulta eli asiakkaan kokemasta toimitusajasta. Tämä onkin tyypillinen tilanne: prosesseista harvoin löytyy vaiheita jotka voitaisiin kokonaan poistaa lopputuloksen kärsimättä, mutta poistaminen voi tarkoittaa myös osaprosessin siirtämistä pois kriittiseltä polulta, pois tarkasteltavasta aikakriittisestä kokonaisprosessista.

Voisiko vaiheita yhdistää? Tuotannon edustajat ehdottivat, että kokoonpanon yhteydessä tuote voitaisiin pakata lähetysvalmiiksi. Tällöin kaksi vaihetta tehtäisiin yhtenä vaiheena kerralla valmiiksi, ja uuden vaiheen ”aloittamisen vaiva” paperitöineen jää pois, mikä nopeuttaisi kokonaisprosessia.

Entä kahden tai useamman vaiheen tekeminen rinnan? Asiakaspalvelussa todettiin, että tilauksen tekninen tarkistus ja luottotarkastelu ovat toisistaan riippumattomia ja niitä tekevät eri henkilöt. Ne voitaisiin aivan hyvin tehdä yhtä aikaa, rinnakkain.

Yksittäisen vaiheen lyhentäminen (nopeuttaminen) tuo mieleen työn tekemisen nopeammin. Tämä on kuitenkin erittäin harvoin järkevä ratkaisu, tai edes mahdollista. Osaprosessin nopeutus tuleekin yleensä joko odottamisen karsimisesta tai automaatiosta. Tässä esimerkissä molempia tutkittiin: tuotannonsuunnittelu pystyisi tekemään ja päivittämään tuotannonsuunnitelmat nopeammin, mikäli käyttöön otettaisiin automaattisempi ja vähemmän tiedon uudelleen syöttöä vaativa tuotannonsuunnittelutyökalu. Lisäksi päätettiin tutkia tarkemmin, miksi tilaukset odottavat tuotantoon pääsyä kohtuullisen pitkään ja voisiko tätä odottamista vähentää.

Vaikka yksittäiset nopeutukset olivat pienehköjä, tunneista muutamaan päivään, katsomalla prosessia kokonaisvaltaisesti ja monipuolisesti löydettiin toimitusajasta yhteensä yli viikon lyhennyspotentiaali.

Seuraava työsarka esimerkkiyrityksessä oli pureutua toimitusajan eri osasten läpäisyajan vaihteluihin. Pienistä yksittäisistä vaihteluista voi kumuloitua suuri kokonaisvaihtelu, mikä tekee luotettavien toimitusaikalupausten tekemisestä mahdotonta.