S&OP – Sales and Operations Planning Kysyntä ja tarjonta tasapainoon

Ennustaminen on vaikeaa, etenkin tulevaisuuden. Harvalla yrityksellä on toimivia kristallipalloja käytössään, mutta tulevaisuuden kysynnän ymmärtäminen ja sen varmistaminen, että yrityksellä on resursseja vastata tähän kysyntään on tärkeää sekä hyvän asiakaspalvelun että toiminnan tehokkuuden turvaamiseksi. S&OP-prosessi (Sales and Operations Planning) on paras kristallipallon korvike: prosessi, jolla pyritään saamaan kysyntä ja tarjonta tasapainoon kannattavaa liiketoimintaa tehden. Prosessille ei ole vakiintunutta suomenkielistä nimeä, mutta S&OP-termin lisäksi viitataan usein myös kysynnän ja tarjonnan tasapainottamiseen (Demand –Supply Balancing).

Miksi monet yritykset kehittävät S&OP-prosessiaan?

Monissa toimitusketjuissa on kovat saatavuus- ja toimitusaikapaineet. Kysyntä vaihtelee usein entistä voimakkaammin ja siihen liittyy epävarmuutta. Toisaalta yrityksillä on kustannustehokkuusvaatimuksia jotka näkyvät sekä toiminnassa (eri kapasiteettien käyttö) että esimerkiksi alhaisina varastoina. Toimitusketjut monimutkaistuvat, mutta edellä mainituista syitä johtuen niissä on entistä suurempi tarve yhteiselle näkemykselle ja tiedon jakamiselle – sekä eri osapuolten välillä ketjussa että yrityksissä sisäisesti eri toimintojen välillä.

Hyvä S&OP auttaa ohjaamaan liiketoimintaa kannattavasti ja varmistamaan että asiakas on tyytyväinen

Hyvällä S&OP-prosessilla lisätään tiedon läpinäkyvyyttä ja luodaan yhteistä näkemystä nykytilasta sekä tulevaisuuden kysynnästä ja tarjonnasta. Lisäksi tunnistetaan poikkeamia, epävarmuustekijöitä sekä tarvittavia päätöksiä. Päätöksiä varten hyödynnetään olemassa olevaa tietoa – sekä kovaa faktaa että hiljaista tietoa.

Miten S&OP-prosessi on tyypillisesti organisoitu?

S&OP on tiedonkeruu-, analyysi-, ja päätöksentekoprosessi, jolla pyritään tasapainottamaan kysyntä ja tarjonta. Parhaimmillaan prosessissa integroidaan taloussuunnittelu ja operatiivinen suunnittelu, ja jalkautetaan liiketoimintaan liittyvät strategiset tavoitteet päivittäisiin operaatioihin konkreettisiksi toimenpiteiksi. Pohjimmiltaan prosessilla tähdätään kannattavaan liiketoimintaan.

Käytännössä S&OP-prosessissa on kolme keskeistä elementtiä: ennustetaan ja suunnitellaan kysyntää, suunnitellaan tarjontaa ja mikäli nämä eivät kohtaa, tehdään erilaisia tasapainottavia toimenpiteitä.

S&OP on tyypillisesti kuukausittain tai jopa viikottain läpivietävä prosessi, jossa katselmoidaan tuotteet (uutuudet. lopetukset, muutokset…) tuotekehityksen, tuotehallinnan ja markkinoinnin. Kysynnän suunnittelussa hyödynnetään tyypillisesti sekä mennyttä kysyntätietoa jota tarkastellaan matemaattisin menetelmin, että asiantuntijatietoa (asiakkaat, myynti) arvioidusta tulevaisuuden kysynnästä. Eri tiedoista ja näkemyksistä muodostetaan konsensus, ja tätä verrataan tarjontaan: olisiko meidän mahdollista toteuttaa tämä kysyntä? Tarjonnassa tarkastellaan sekä materiaaleja että erilaisia toimituskyvykkyyteen vaikuttavia kapasiteetteja kuten valmistuskapasiteetti tai vaikkapa kuljetuskapasiteetti. Tasapainottavat toimenpiteet voivat liittyä joko kysyntään (esimerkiksi pyritään lisäämään jonkin tuotteen kysyntää kampanjoin) tai tarjontaan (esimerkiksi pyritään saamaan lisäkapasiteettia tuotteelle, jonka menekki on ennakoitua korkeampi). Kokonaiskuvaa tarkastellaan myös talouden näkökulmasta. Johdon päätöstä vaativat asiat tunnistetaan ja ne viedään valmisteltuina prosessiin liittyvään S&OP-kokokseen. Päätökset ja toimenpiteet tiedotetaan kaikille osapuolille.

Hyvän S&OP-prosessin tunnusmerkkejä on saman tiedon käyttö läpi koko prosessin. Esimerkiksi epäilyksiä jonkin myyntialueen myyntiennusteista pyritään purkamaan yhdessä konsensusta tavoitellen. ei muuttamalla lukuja myöhemmin prosessissa. Näitä yhtenäisiä lukuja tarkastellaan kuitenkin eri tarkoituksia varten eri tavoin: kun samoja numeroita hyödynnetään eri asioiden suunnitteluun läpi ketjun, varmistustaan siitä että kaikki resurssit pystyvät yhtenäisesti vastaamaan haluttuun kysyntään.

Prosessissa kannattaa myös mitata sen suoritusta, esimerkiksi ennustetarkkuutta.

S&OP-prosessia, kuten mitä tahansa liiketoimintaprosessia, kannattaa kehittää jatkuvasti. Kun S&OP-prosessiin viedään strategisemman ohjauksen suuntaan, esimerkiksi vahvistetaan talousnäkökulmaa ja proaktiivista myynniin johtamista, voidaan puhua kokonaisvaltaisesta liiketoiminnan suunnittelusta (Integrated Business Planning, IBP).