Tarjousten vertailu ja neuvottelu

Edellä kuvattu tarpeen määrittely sanelee toimittajan valintakriteerit. Mitä huolellisemmin se on tehty, sitä helpompaa on tarjousten vertailu. Perinteisesti katsottiin, että valintakriteerejä ovat laatu, toimitusaika ja hinta. On ilmeistä, että näin pelkistetty ajattelu soveltuu vain kaikkein yksinkertaisimpien tavaroiden hankintaan. Nykyaikaisen organisaation hankinnoista valtaosa sisältää jonkinlaista palvelua, jolloin ”laatu” tai ”laadulliset tekijät” ovat liian yleisluotoisia riittääkseen valinnan kriteereiksi. Yleisluontoisen ”laadun” asemesta kannattaisi ennemminkin puhua hankinnan sisällöstä ja rakentaa tarjousten vertailutaulukot huolellisen sisällön erittelyn varaan.

Vertailussa keskeistä on selvittää hankinnan ja toimitusten kokonaiskustannukset, joihin vaikuttavat ostohinnan lisäksi muun muassa rahdit, maksu- ja toimitusehdot, valuuttakurssit, tullimaksut, takuut, käyttöönottokustannukset, koulutukset, mahdolliset puskurivarastot ja laadun tarkastukset.

Arvioitaville tekijöille määritellään usein painoarvot, jotta tarjouksille saadaan kokonaispistemäärät ja ne voidaan laittaa niiden mukaiseen paremmuusjärjestykseen. Valintakriteerejä voi myös painottaa jolloin suurin paino indikoi kyseisen kriteerin tärkeyttä ostavan yrityksen näkökulmasta. Esimerkiksi IT-hankinnoissa painotus voisi olla 40% palvelun laajuus ja palvelumalli, 30% palvelun kokonaiskustannukset ja 20% toimittajan henkilöstön kyvykkyys ja osaaminen.

Valintakriteereiden ja painoarvojen määrittelyjen jälkeen toimittajat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Seuraava taulukko selventää valintaa.

Taulukko. Toimittajien valinta kriteereiden ja painoarvojen perusteella.

Kyseisillä kriteereillä ja painoarvoilla Yritys C saa parhaan kokonaisarvon. Toimittajien järjestys muuttuu, jos jokin muu kriteeri saa suurimman painoarvon. On syytä muistuttaa, että toimittajia ei pidä asettaa eriarvoiseen asemaan omien henkilökohtaisten näkemysten perusteella.