Hankintojen organisointi

Edelläkävijäyrityksissä puhutaan usein ulkoisten resurssien johtamisesta perinteisen ostamisen sijaan. Tämä termien muutos heijastelee paljon laajempaakin käsitysten muuttumista. Hankittavat tavarat ja palvelut voidaan nähdä yrityksen ulkopuolisina resursseina, joita johdetaan erilaisia modernin hankinnan keinoja monipuolisesti hyödyntäen. Tämä ajattelutavan muutos näkyy vähitellen myös hankintojen organisoimisessa.

Perinteisesti kaikki myytäviin tuotteisiin ja palveluihin liittyvä hankinnat hoiti ostaja tai osto-osasto. Tämä malli toimi tyydyttävästi suppeilla kotimarkkinoilla, kun kaikki toimijat olivat tuttuja eikä hankintojen osuus kustannusrakenteesta ollut hallitseva. Epäsuorat hankinnat sen sijaan oli tyypillisesti hajautettu eri puolille organisaatiota, esimerkiksi vuokrat ja rahoitus- ynnä muut palvelut talousosastolle, markkinointipalvelut markkinointiin, tietohallintoasiat IT-ihmisille, henkilöstöpalvelut henkilöstö-osastolle. Hajauttamisen hyvä puoli oli se, että itse hankittava asia hallittiin hyvin, mutta varjopuoli siinä, että hankintoja hoidettiin sirpaleina muun työn sivussa, olemattomalla koulutuksella ja osaamisella, eikä kummoistakaan hankintaosaamista päässyt kehittymään.

Nykyisessä liiketoimintaympäristössä yritys tekee itse yhä vähemmän ja vain niitä asioita, joissa se on ja haluaa olla todella hyvä. Kaikki muu ostetaan ulkopuolelta. Kun sekä asiakkaiden tarpeet että toimittajamarkkinat muuttuvat jatkuvasti, yrityksen kannattaa koko ajan miettiä, miten asiakkaan muuttuvia tarpeita tyydytetään, ja miten toimittajamarkkinoita siinä hyödynnetään. Tämä tehtävä koskee koko yritystä ja on mahdotonta jättää sitä oston yksin hoidettavaksi.

Nykyaikainen hankintaote vaatii yrityksen eri osien; osastojen, toimintojen ja yksiköiden tiivistä yhteistyötä. Erilaiset hankinnat kiinnostavat eri toimintoja ja ihmisiä, asiakkaan tarpeet, sisäiset tarpeet ja toimittajamarkkinat ovat hyvin erilaisia. Hankintaorganisaatio kannattaa ainakin ajatuksissa jakaa eri tavoilla käyttäytyviin hankittaviin kategorioihin (katso Hankintastrategiat kuntoon ostoportfolion avulla sekä Kategoriajohtaminen ja kategoriastrategia) ja koota kullekin sopivat kategoriatiimit miettimään, miten juuri nämä hankinnat olisi viisainta tehdä.

Pienessä yrityksessä hienojakoinen organisointi ei ole mahdollista, mutta tärkeintä on jaotella eri hankinnat eri tavalla käyttäytyviin kategorioihin ja koota kunkin hankittavan tavara- ja palveluryhmän hankintoja miettimään juuri ne ihmiset, joille ne ovat tärkeitä ja jotka sitä tuntevat ja siihen voivat vaikuttaa. Hankinnoista tulee vähitellen koko organisaation asia, osaaminen kehittyy ja laajenee ja yrityksen ote hankintoihinsa ja toimittajamarkkinoihinsa vahvistuu. Usein pieni investointi yhteisen osaamisen kehittämiseen maksaa itsensä takaisin hyvin nopeasti välittöminä taloudellisina hyötyinä.