Kokonaiskustannusajattelu

Hankinta- tai ostohinta on usein hankintojen osalta kaikkein näkyvin osuus, ja tästä johtuen usein ajatellaan, että hankinta- tai ostohinta on yhtä kuin hankinnan kustannus. Tämä johtaa kuitenkin helposti harhaan, sillä hankinnoista aiheutuu elinkaaren aikana monia muitakin kustannuksia, jotka on syytä ottaa huomioon kun arvioidaan ja vertaillaan eri hankintavaihtoehtoja. Professori Lisa Ellram esitteli 1990-luvulla kokonaiskustannusten (Total Cost of Ownership, TCO) mallintamiseen liittyvän ajattelutavan. TCO–ajattelulla hahmotetaan hankinnan elinkaaren aikaisia kustannuksia; yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa sitä, että hankintojen osalta pohditaan, mitä kustannuksia hankittava tavara tai palvelu aiheuttaa:

  • Ennen hankintapäätöksen tekoa → hankintaprosessin kustannukset
  • Hankintahetkellä → osto/ hankintahinta
  • Hankitun tavaran tai palvelun käytön aikana → käytön aikaiset kustannukset
  • Tavaran tai palvelun elinkaaren lopussa → käytön lopettamiseen liittyvät kustannukset

Kokonaiskustannusajattelua voidaan soveltaa kaikentyyppisiin hankintoihin, mutta erityisen tärkeää TCO -mallinnus on euromääräisesti merkittävien ja pitkäaikaisten hankintojen osalta. Kustannuksia ei ole tarkoitus mallintaa viimeiseen senttiin asti vaan riittää, että tavaran tai palvelun hankintaan, käyttöön ja käytön lopettamiseen liittyvät merkittävimmät kustannustekijät on tunnistettu ja niille on pyritty hahmottamaan hintalappu, joka kertoo kustannusten suuruudesta.

Kokonaiskustannusten mallintaminen helpottaa hankintapäätöksen tekoa ja antaa osviittaa hankinnan taloudellisesta merkityksestä koko yrityksen kannalta. Kokonaiskustannusten kautta tarkasteltuna halpa hankintahinta voikin osoittautua kalliiksi, kun mietitään hankintaan liittyviä muita kustannustekijöitä. Vertailtaessa esimerkiksi erilaisia pakkauskokoja ja pakkaustapoja halvin ei ole välttämättä paras vaihtoehto, jos siihen liittyy merkittäviä varastointi- ja käsittelykustannuksia.

Ennen hankintapäätöksen tekoa → hankintaprosessin kustannukset

Nämä viittaavat kustannuksiin, jotka aiheutuvat sopivan tavaran tai palvelun etsimisestä, mahdollisista vierailuista toimittajan tiloihin ja tehtaille, tehtävistä tarkastuksista (toimittaja-audit), toimittajien arvioinnista ja valintaprosessista. Kustannuksia voi siten syntyä esimerkiksi ko. työlle allokoiduista työtunneista, matkoista ja hallinnosta. Mitä pidempi ja perusteellisempi hankintaprosessi on, sitä suuremmat ovat myös kustannukset. Toisaalta perusteellinen toimittajavalintavaihe on ensiarvoisen tärkeä etenkin silloin, kun hankinta on euromääräisesti merkittävä.

Hankintahetkellä → osto- / hankintahinta

Hankintahinta viittaa summaan, josta ostaja– ja myyjäyritys ovat keskenään sopineet ja johon tavaran toimitus ja luovutus sekä palvelun suorittaminen perustuu. Hankintahinta on neuvottelujen tulos, ja molemmilla osapuolilla on oltava yhtenäinen näkemys hinnasta, johon sopimus pohjaa.

Hankitun tavaran tai palvelun käytön aikana → käytön aikaiset kustannukset

Käyttöön liittyviä kustannuslajeja voivat olla esimerkiksi koulutus, asennus, ylläpito ja huolto, varastointi, logistiikka (esimerkiksi rahdit ja maakuljetukset) ja tavaran käsittely. Myös mahdolliset reklamaatiot, palautus- ja kehittämiskustannukset kuuluvat käytön aikaisiin kustannustekijöihin. Osa näistä kuluista voi olla arvioitavissa tuntipohjaisina kuluina (euroa/tunti), osa voi olla kiinteitä. Esimerkiksi koulutus voi kuulua kiinteähintaisena sopimukseen mukaan, tai jos se tehdään omilla resursseilla, tähän liittyvät kustannukset voidaan arvioida kuluina / koulutukseen osallistuva henkilö, tai aikaresurssina.

Näistä kaikista kustannustekijöistä aiheutuu tavaran tai palvelun käyttöiän aikana erisuuruisia kustannuksia, joita on pyrittävä mallintamaan hankintapäätöstä tehtäessä. Esimerkiksi IT-palveluiden hankinnan kohdalla on huomioitava asennukset, käyttöönoton tuki, koulutukset, päivitykset ja asiakastuki. Printterien kohdalla mustepatruunat merkitsevät yleensä huomattavasti suurempaa kustannusta kuin hankintahinta. Raaka-aineiden kohdalla varastointi, logistiikka ja käsittelykustannukset voivat olla merkittäviä kustannustekijöitä. Palveluiden osalta on pohdittava, mitä ko. palvelun käyttöön liittyviä kustannuksia tulee yrityksen itse maksettaviksi, ja mikä on taloudellinen merkitys esimerkiksi sillä, jos palvelu ei ole käytössä, tai ei toimi kuten pitäisi.