Palveluhankinnat

Palvelujen hankintaan on perinteisesti kiinnitetty vähemmän huomiota kuin vaikkapa raaka- aineiden tai komponenttien (niin sanottujen suorien materiaalien) hankintaan. Viime aikoina kuitenkin yhä useammat yritykset ovat ulkoistaneet toimintojaan, kuten palkkakirjanpidon, IT- tuen, toimitilojen siivouksen tai laitteiden kunnossapidon. Kun yritys ulkoistaa omia toimintojaan, näitä aletaan ostaa ulkopuolisilta toimittajilta, ja näin ollen niistä tulee ostopalveluita, jotka hankintaan yrityksen ulkopuolelta. Kasvavan kysynnän myötä markkinoille onkin syntynyt yhä erikoistuneempia yrityksiä jotka tarjoavat erilaisia palveluja ja palveluratkaisuja.

Palveluiden osuus kokonaishankinnoista voi olla merkittävä. Ajatellaan vaikkapa yritystä joka on ulkoistanut koko valmistuksen sopimusvalmistajalle! Perinteisesti epäsuorat hankinnat – joihin palvelut tyypillisesti kuuluvat – ovat kuitenkin jääneet vähemmälle huomiolle. Varsinkin suurissa yrityksissä palveluhankintoja tehdään tyypisellisesti eri puolilla yritystä (kuten IT- osastolla, markkinoinnissa, talousosastolla jne). Usein hankintatoimen edustajat eivät ole olleet mukana näissä hankinnoissa. Yritys ei siten välttämättä tiedä palveluhankintojensa volyymia, hankittujen ostopalveluiden kirjoa tai niihin liittyviä kokonaiskustannuksia vuositasolla. Sitä myötä kun ostopalveluiden määrä kasvaa, kustannukset voivat kuitenkin olla huomattavat. Lisäksi palveluhankinta on usein monimutkaista, ja valitulla palvelulla sekä palveluntoimittajalla voi olla pitkäaikainen vaikutus yrityksen tuottavuuteen. Tämän vuoksi palveluhankintoihin kannattaa kiinnitää yhtä lailla huomiota, kuin raaka-aine- tai materiaaliostoihin.

Yrityksen kannalta oleellisia kysymyksiä ovat:

  • Mitä kaikkia palveluita yrityksemme ostaa? Mitä palveluita hankimme eniten?
  • Kuinka paljon yrityksemme kuluttaa rahaa palveluhankintoihin vuodessa?
  • Tiedämmekö merkittävimmät palvelutoimittajamme?
  • Kuinka systemaattisesti meidän yrityksessämme tehdään palveluhankintaa?
  • Kuka vastaa palveluiden hankinnasta, ja onko ostaja / hankintatoimen edustajat (oikealla tavalla) mukana?
  • Missä voimme parantaa?
  • Miten voimme vielä paremmin hyödyntää palvelutoimittajien osaamista ja luoda yhteistä arvoa?

Palveluiden hankinta voi olla varsin monimutkaista. Raja fyysisen tuotteen ja palvelun välillä ei enää ole niin selkeä kuin ehkä aikaisemmin ajateltiin, ja tämä aiheuttaa haasteita ostavalle yritykselle. Erimerkiksi hankittavan laitteen tai koneen lisäksi tarvitaan varaosia, kunnossapitoa ja korjauspalveluita. Ostajan pohdittavaksi tulee, mikä on se kokonaisuus jota ollaan hankkimassa – hankintaanko pelkkä fyysinen laite, vai huoltovapaa ratkaisu, jossa toimittajayritys ottaa vastuulleen laitteen kunnossapidon useaksi vuodeksi eteenpäin? Miten sopimus tässä tapauksessa kannattaisi muotoilla, ja miten palvelusta maksettava hinta määritellään? On selvää, että toimittajan osaaminen ja kyvykkyys tuottaa palvelu luotettavasti ja laadukkaasti on avainkriteeri, mutta miten tätä arvioidaan?