Tavoitteet ja vastuut hankinnassa ja ostossa

Yritykset tähtäävät kustannustehokkuuteen ja asiakkaiden hyvään palveluun ja ne ovat keskeisiä tavoitteita myös hankintatoimessa. Hankintatoimessa pyritään lisäksi toimiviin ostaja-toimittajasuhteisiin ja niiden jatkuvaan kehittämiseen. Volyymiedut pyritään täysimääräisesti hyödyntämään muun muassa yhdistämällä tilauksia, rahteja ja laskuja. Hankintatoimen ammattilaiset tarkkailevat myös sitoutunutta pääomaa ja vaihto-omaisuutta: hankintahenkilöstö pyrkii laskemaan varastotasoja niin omassa yrityksessä kuin koko toimitusketjussa.

Hankintatoimen tehtävänä on hankkia yrityksen tarvitsemat materiaalit, tuotteet ja palvelut ajallisesti, määrällisesti, laadullisesti ja hinnaltaan niin kuin on sovittu. Hankinta on toteutettava mahdollisimman kustannustehokkaasti ja samalla on turvattava riittävä palvelutaso. Kustannustehokkuuden ja säästöjen ohella hankintatoimen tehtävänä voidaan pitää myös lisäarvon tuottamista. Tämä voi tarkoittaa vaikkapa toimittajien kanssa tehtävää tuotekehitystä, jonka avulla voidaan lyhentää tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen menevää aikaa sekä parantaa tuotteiden valmistettavuutta ja laatua. Yrityksen hankinnoilla ja yrityksen luomilla suhteilla tavara – ja palvelutoimittajiin on varsin suuri merkitys yrityksen kannattavuudelle, sillä hankintoihin kuluva rahamäärä voi vastata jopa 60-80 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta. Kasvavan strategisen merkityksen vuoksi hankintoja voidaankin kuvata ulkoisten resurssien johtamisena, jossa kiinnitetään huomiota osaamisen ja kyvykkyyden hankintaan perinteisemmän tavara-, raaka-aine- ja palveluhankinnan ohella.

Hankintatoimen henkilöstöllä on lukuisia tehtäviä, joista vain osa mainitaan seuraavassa:

  • määritellä hankintatarpeet
  • etsiä uusia, kilpailukykyisiä hankintalähteitä
  • arvioida toimittajia sekä valita parhaat mahdolliset toimittajat
  • kehittää toimittajasuhteita
  • kehittää toimittajayhteistyötä (mm. toimittajien kanssa tehtävä tuotekehitys)
  • neuvotella ehdot ja hinnat
  • mitata ja raportoida
  • varmistaa paras mahdollinen laadun, hinnan ja palvelun yhdistelmä
  • vähentää varastokustannuksia
  • lisätä standardisointia
  • seurata markkinoita ja
  • edistää kysyntätiedon kulkua.

Hankinta-ammattilaisten on turvattava raaka-aineiden ja tuotteiden toimitukset tehtaille myös epätavallisissa tilanteissa. Siksi on tärkeää, että vaihtoehtoisia reittejä ja toimittajia etsitään koko ajan. Esimerkiksi keväällä 2010 suomalaisten ja eurooppalaisten lentotoiminta seisahtui yli viikoksi Islannissa sattuneen tulivuorenpurkauksen ja siitä syntyneiden tuhkapilvien vuoksi. Luonnonilmiö vaikutti merkittävästi suomalaisten ja muiden eurooppalaisten yritysten logistiikkaan. Nykypäivänä myös markkinat, sekä tarjottavat palvelut, tuotteet ja ratkaisut muuttuvat ja kehittyvät jatkuvasti: osaavan ostajan ja hankintatoimen ammattilaisen työnä on pysyä ajan tasalla markkinoiden muutoksista ja pohdittava, miten muutokset vaikuttavat.

Luonnonilmiöiden lisäksi myös taantuma voi vaikuttaa toimitusaikoihin. Esimerkiksi Aasiasta toimitusajat voivat pidentyä useilla päivillä, jos varustamot hidastavat laivojen nopeuksia säästääkseen polttoaineissa ja siten kuluissaan. Hankintahenkilöstölle tällainen muutos luonnollisesti merkitsee sitä, että materiaalit tai tuotteet on tilattava normaalia aiemmin ja se puolestaan johtaa tarpeeseen ennakoida kysyntä yhä varhaisemmassa vaiheessa. Näin ollen ennustetarkkuus uhkaa heikentyä, minkä vuoksi ostajat usein tilaavat tuotteita suuremmissa ostoerissä.

Hankintatoimen tehtävät ja vastuut ovat siis suuret. Sen vuoksi ei riitä, että tyydytään vallitsevaan tilanteeseen, vaan hankintatoimea on jatkuvasti kehitettävä. Yrityksen liiketoimintastrategiaa myötäilevä ja ennakoiva hankintatoimi tuottaa yleensä parhaimman tuloksen. Siksi yrityksissä hankintatoimen pitäisi olla kiinteästi mukana liiketoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Varsinkin suurimmissa yrityksissä on tarve systemaattiselle yhteistyölle eri toimintojen ja funktioiden välillä: tämä tarkoittaa sitä, että hankinnoissa työskentelevien pitäisi olla aktiivisesti yhteistyössä myynnin, tuotesuunnittelun, tuotekehityksen ja tuotannon kanssa, jotta tieto kulkee ja jotta yrityksen hankinnat ovat linjassa yrityksen strategian ja liiketoimintatavoitteiden kanssa.