Tavoitteet ja vastuut hankinnassa ja ostossa

Yritykset tähtäävät kustannustehokkuuteen ja asiakkaiden hyvään palveluun ja ne ovat keskeisiä tavoitteita myös hankintatoimessa. Hankintatoimessa pyritään lisäksi luottamuksellisiin ostaja-toimittajasuhteisiin ja niiden jatkuvaan kehittämiseen. Volyymiedut pyritään täysimääräisesti hyödyntämään muun muassa yhdistämällä tilauksia, rahteja ja laskuja. Hankintatoimen ammattilaiset tarkkailevat myös sitoutunutta pääomaa ja vaihto-omaisuutta: hankintahenkilöstö pyrkii laskemaan varastotasoja niin omassa yrityksessä kuin koko toimitusketjussa.

Hankintatoimen tehtävänä on hankkia yrityksen tarvitsemat materiaalit, tuotteet ja palvelut ajallisesti, määrällisesti, laadullisesti ja hinnaltaan niin kuin on sovittu. Hankinta on toteutettava mahdollisimman kustannustehokkaasti ja samalla riittävä palvelutaso on turvattava.

Hankintatoimen henkilöstöllä on lukuisia tehtäviä, joista vain osa mainitaan seuraavassa:

  • määritellä hankintatarpeet
  • etsiä uusia, kilpailukykyisiä hankintalähteitä
  • toimittajavalinta ja -arviointi
  • kehittää ostaja-toimittajayhteistyötä
  • neuvottelut
  • mitata ja raportoida
  • varmistaa paras mahdollinen laadun, hinnan ja palvelun yhdistelmä
  • vähentää varastokustannuksia
  • lisätä standardisointia
  • seurata markkinoita ja
  • edistää kysyntätiedon kulkua.

Hankinta-ammattilaisten on turvattava raaka-aineiden ja tuotteiden toimitukset tehtaalle myös epätavallisissa tilanteissa. Siksi on tärkeää, että vaihtoehtoisia reittejä ja toimittajia etsitään koko ajan. Esimerkiksi keväällä 2010 suomalaisten ja eurooppalaisten lentotoiminta seisahtui yli viikoksi Islannissa sattuneen tulivuorenpurkauksen ja siitä syntyneiden tuhkapilvien vuoksi. Luonnonilmiö vaikutti merkittävästi suomalaisten ja muiden eurooppalaisten yritysten logistiikkaan.

Luonnonilmiöiden lisäksi myös taantuma voi vaikuttaa toimitusaikoihin. Esimerkiksi Aasiasta toimitusajat voivat pidentyä useilla päivillä, jos varustamot hidastavat laivojen nopeuksia säästääkseen polttoaineissa ja siten kuluissaan. Hankintahenkilöstölle tällainen muutos luonnollisesti merkitsee sitä, että materiaalit tai tuotteet on tilattava normaalia aiemmin ja se puolestaan johtaa tarpeeseen ennakoida kysyntä yhä varhaisemmassa vaiheessa. Näin ollen ennustetarkkuus uhkaa heikentyä, minkä vuoksi ostajat usein tilaavat tuotteita suuremmissa ostoerissä.

Hankintatoimen tehtävät ja vastuut ovat siis suuret. Sen vuoksi ei riitä, että tyydytään vallitsevaan tilanteeseen, vaan hankintatoimea on jatkuvasti kehitettävä. Yrityksen liiketoimintastrategiaa myötäilevä ja ennakoiva hankintatoimi tuottaa yleensä parhaimman tuloksen.