Toimitusketjun hallinnassa auttaa merkittävästi logistiikkastrategia, jonka avulla toimintaa suunnitellaan ja linjataan usean vuoden aikajänteellä. Siihen kuuluu järjestelmien ja prosessien suunnittelua ja toteutusta sekä toiminnan valvontaa ja ohjausta. Logistiikkastrategian avulla tavoitellaan mahdollisimman hyvää kannattavuutta ja kustannustehokkuutta. Samalla luovutaan turhista vaiheista ja toiminnoista ajan ja rahan säästämiseksi. Logistiikkastrategian päämäärinä ovat kustannusten alentaminen, sitoutuneen pääoman pienentäminen ja palvelun parantaminen.

Kustannusten alentamistrategia ja palvelun parantamisstrategia

Kustannusten alentamisstrategia keskittyy yleensä varastointi- ja kuljetuskustannusten minimointiin. Sitoutuneen pääoman pienentäminen tähtää siihen, että logistiseen järjestelmään sitoutuu mahdollisimman vähän rahaa. Lisäksi tavoitteena on parantaa sijoitetun pääoman tuottoastetta (ROI, return on invest), joka tarkoittaa, kuinka paljon yritykseen sijoitettu pääoma on tuottanut.

Siksi esimerkiksi tuotteet kuljetetaan suoraan asiakkaille varastoinnin vähentämiseksi, käytetään yhteisvarastoja omien varastojen sijasta tai käytetään kolmatta osapuolta eli logistiikkapalvelujen tarjoajaa. Näissä tapauksissa muuttuvat kustannukset saattavat nousta, mutta sijoitetun pääoman tuotto sen sijaan kasvaa.

Palvelun parantamisstrategia pohjautuu periaatteeseen, että tuotot riippuvat logistisen palvelun tasosta. Palvelusuuntautunut strategia keskittyy asiakkaalle tarjottavaan riittävän hyvään palvelutasoon, jolla tavoitellaan huomattavaa kilpailuetua.

Tällaista strategiaa käytettäessä kustannukset lisääntyvät nopeasti, koska logistiikan asiakaspalvelutasoa nostetaan ja asiakkaalle tarjotaan perusprosessit ylittäviä lisäarvopalveluja. Lisääntyneet tuotot kuitenkin korvaavat tai jopa ylittävät kasvaneet kustannukset. Ennen lisäarvopalvelujen toteuttamista on kuitenkin syytä varmistaa, että asiakkaat ovat siitä myös valmiita maksamaan.

Logistiikkastrategian toteuttaminen

Logistiikkastrategia on integroitava kiinteästi yrityksen kaikkiin toimintoihin. Näin varmistetaan sen toteutuminen. Strategiatasolla tehtyjä päätöksiä on noudatettava kaikissa logistiikan toiminnoissa. Monissa yrityksissä on ongelmana se, että käytännön arkityössä tehdyt päätökset eivät ole linjassa strategian kanssa.

Logistiikkastrategia ei välttämättä ole aina kirjallisessa muodossa. On paljon menestyksellisiä yrityksiä, joilla ei ole lainkaan kirjallista strategiaa, mutta se on sisäänrakennettuna yrityksen toiminnassa. Kirjallinen strategia kuitenkin jäntevöittää ja linjaa toimintaa, edistää yhteisten työmenetelmien noudattamista ja helpottaa esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdyttämistä.

Strategiset päätökset ja strategiassa huomioitavat asiat

Tärkeimpiä toimitusketjun hallintaa koskevia strategisia päätöksiä ovat esimerkiksi varastojen ja tuotantolaitosten sijainnin valinta, ulkoistaminen, varastointipolitiikka ja jakeluteiden valinta. Yleensä logistiikan strategisten päätösten lähtökohtana ovat raaka-aineiden tai markkinoiden läheisyys. Myös toimitusketjujen ja verkostojen jäsenyydet, roolit ja ohjaustavat ovat erittäin tärkeitä päätettäviä asioita. Verkostot on huomioitava esimerkiksi silloin, kun haetaan alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita tai rakennetaan jakelujärjestelmää.

Logistiikkastrategiassa pitää käsitellä ainakin seuraavat asiat:

• logistiikan nykytila (hankinta, varastointi, kuljetus ja jakelu, paluulogistiikka, toimitusketjun hallinta)
• menestystekijät, tavoitteet ja päämäärät (asiakkaat, tuotteet, palvelutaso, ulkoistaminen)
• johtaminen ja organisointi (suhteet tavarantoimittajiin ja verkostokumppaneihin)
• strategian toteuttaminen käytännössä (resurssit ja toimenpiteet)

Jakelukanavan rakenne on valmistavan yrityksen kannalta yksi tärkeimmistä toimitusketjun suunnittelun päätöksistä. Innovatiivista strategiaa käytettäessä jakelukanavan pitää olla joustava ja jakeluportaiden määrä ja tuotteiden varastointi on minimoitava.

Parhaan palvelun strategian toteuttamiseksi on varmistettava tuotteiden hyvä saatavuus sekä palvelun nopeus ja joustavuus.

Halvimpien hintojen strategiassa yrityksellä pitää olla kustannustehokas logistiikka. Jakelukanava on usein keskitetty, varastomäärät ovat pieniä ja asiakastilausten on oltava suuria.

Artikkeli Logistiikkastrategia julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Mitä logistiikalla tavoitellaan ja millaisilla toimintatavoilla tavoitteisiin pyritään?

Tiedon jakaminen logistisessa ketjussa

Kilpailuedun mahdollistamiseksi tietoa on jaettava avoimesti ketjun eri osapuolten välillä. Esimerkiksi kaupan ala toimii kiinteässä yhteistyössä teollisuuden kanssa jakaen tietoa asiakaskysynnästä. Näin voidaan vähentää varmuusvarastoja ja tuottaa tuotteita kysynnän mukaan.

Teollisuuden ja raaka-ainetoimittajien lisäksi on tärkeää jakaa tietoa asiakaskysynnästä myös palveluntarjoajille, kuten varastolle, pakkaukseen ja kuljetuksiin, jotta ne osaavat varautua kysynnän muutoksiin.

Kysynnän lisäksi tietoa tulee jakaa toimitusketjun toimivuudesta. Erilaiset laatupuutteet, poikkeamat, virheet ja viivästykset voidaan poistaa vain mikäli niitä seurataan ja tieto virheitä tavoittaa vastuulliset.

Kannattavuuden parantaminen

Seuraava kuvio havainnollistaa, kuinka logistiikan avulla voidaan parantaa kannattavuutta.

Toiminnan laadun parantaminen lisää tuotteiden myyntiä ja sitä kautta myyntituloja ja yrityksen voittoa.

Pääomien hallinnan kehittäminen tarkoittaa toimitusketjuun sitoutuneen pääoman pienentämistä. Tuotteen raaka-aineiden, tuotteen osien tai valmiiden tuotteiden ostamiseen käytetylle pääomalle kertyy korkokuluja, jos hankintoja pidetään varastossa tai kuljetetaan pitkiä matkoja. Vaihtoehtoisesti sama rahamäärä olisi voitu sijoittaa tuottavasti muualle, eli varastoon sidotussa pääomassa menetetään sijoitustuottoja. Sidotun pääoman vähentämisen lisäksi puhutaan nopeammasta pääoman kierrosta, eli sama toimintaan sidottu pääoma on vähemmän aikaa kiinni yhdessä tuotteessa, kunnes tuotteesta saadaan maksu ja pääoma voidaan käyttää toisen tuotteen toimitusketjuun.

Toimitusketjun kustannustehokkuutta voidaan parantaa kehittämällä operatiivista toimintaa ja saavuttaa siten korkeampi voittoprosentti. Esimerkiksi varastointiin ja kuljetukseen liittyy aina riski tuotteen tai sen rikkoutumisesta tai sen arvon vähenemisestä esimerkiksi pilaantumisen tai sesonkimuutosten myötä, mikä johtaa kustannusten kasvuun.

Toiminnan läpinäkyvyys

Maailmanlaajuisen logistiikan hallintaa vaikeuttavat tiukat kilpailuolosuhteet ja tuotteiden lyhenevät elinkaaret. Niiden vuoksi lyhyiden toimitusaikojen lisäksi on hallittava lyhyet valmistusajat. Globaaleilla markkinoilla onnistuakseen yrityksen on saavutettava joustavuus logistisen järjestelmänsä kautta niin, että se kykenee vastaamaan markkinoiden muutoksiin. Tähän päästään esimerkiksi lyhentämällä jakelukanavaa ja parantamalla sen läpinäkyvyyttä. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että toimitusketjun eri osapuolille välitetään tietoa esimerkiksi tilauksista, tavaran tilauksista, sijainnista ja varastotasoista.

Integrointi ja koordinointi

Logistiikan kehittyminen yhä enemmän kohti tilaus-toimitusketjun hallintaa johtaa tarpeeseen integroida toiminnot yhä tiiviimmin toisiinsa. Se edellyttää yhteistyötä ja läpinäkyvyyttä toimittajien kanssa, tehokkuuden parantamista ja esimerkiksi yhteistä jakelusuunnittelua. Tällöin valmistajilla on yhteisiä varastoja ja tuotteet kulkevat alueellisten jakelukeskusten kautta jakelijasta riippumatta. Myös keskuksista lähteviä kuljetuksia yhdistellään.

Tietovirtojen ja tiedon läpinäkyvyyden varmistaminen ennaltaehkäisee virheitä, vähentää kapasiteetti- ja saatavuusongelmia sekä varastointia. On muistettava, että toimitusketjun toimimattomuuden maksaa viime kädessä loppuasiakas, sillä heikosta yhteistyöstä aiheutuvat kulut siirtyvät alavirtaan ylimääräisinä ja välillisinä kustannuksina.

Artikkeli Logistiikan tavoitteita ja toimintamalleja julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Logistiikkakustannuksista puolet on varastoihin ja varastointiin sitoutuvan pääoman kustannuksia. Varastointi on siten organisaatioissa huomattava kustannustekijä, joten sen kehittämisen avulla voidaan parantaa kustannustehokkuutta.

Varaston kustannuselementeistä yli puolet aiheutuu henkilöstökuluista, muut kulut jakautuvat rakennuksen ja tontin, koneiden, laitteiden ja kalusteiden sekä IT-laitteiden ja -ohjelmistojen
kesken.

Varastonohjaukseen liittyy useita kustannustekijöitä. Ne on tärkeä tunnistaa, jotta kuluja pystytään pienentämään. Varastonpitoon liittyviä kustannuksia ovat:

• raaka-aineen tai tuotteen hinta
• varastonpitokustannus
• täydennyseräkustannus ja
• puutekustannukset.

Varastonpitokustannus

Varastonpitokustannus (carrying cost) on kustannus, joka riippuu varaston arvosta.

Varastonpitokustannuksiin lasketaan pääomakustannus, varastotilan kustannus ja riskikustannus.

Pääomakustannus on vaihtoehtoiskustannus pääomalle eli tuottovaatimus ja toisaalta siihen luetaan mahdollisten lyhytaikaisten luottojen korko. Varastotilan kustannuksella tarkoitetaan esimerkiksi tilavuokraa. Varastotilan kustannus riippuu tuotteen mitoista ja säilytysvaatimuksista, kuten ilmastoinnista ja lämpötilasta. Riskikustannuksella viitataan menekki- ja hintariskiin.

Varastonpitokustannus on 10 – 40 prosenttia vuosittaisesta varaston arvosta. Kustannukset luonnollisesti vaihtelevat tuotteista riippuen.

Täydennyseräkustannus

Täydennyseräkustannus (ordering costs) viittaa tilaus-, asetus- ja lajinvaihtokustannuksiin sekä oston kertakustannuksiin.

Materiaalivarastoista aiheutuu tilauksen teko-, toimitusvalvonta-, laskuntarkastus- ja materiaalin vastaanottokustannuksia. Lisäksi pienerissä kuljetuskustannukset nousevat.

Koneiden asetus- ja lajinvaihtokustannuksia kertyy, kun kyse on valmistevarastoista ja keskeneräisistä tuotteista. Lajinvaihtokustannukset riippuvat tuotantokoneilla ajettavien eri laatujen määrästä ja lajinvaihtotarpeen tiheydestä.

Puutekustannukset

Puutekustannukset (stockout costs) johtuvat puutetilanteista.

Materiaalivarastoissa ne voivat syntyä erillistoimituksista, tuotantohäiriöistä, toimituksen kiirehtimisestä tai oman toimituksen myöhästymisestä.

Valmistevarastoissa puutekustannuksiin luetaan jälkitoimitukset ja mahdollisten asiakkaiden tai tilausten menettämiset puutetilanteiden vuoksi. Puutekustannusten arvioinnin avulla voidaan määritellä palveluaste ja varmuusvarastointitarpeet.

Artikkeli Varastointikustannukset julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Low Cost Country Sourcing (LCCS) -käsitteellä tarkoitetaan hankintoja alhaisten kustannustasojen maista. Yleensä tällaisiksi maiksi katsotaan muun muassa Aasian ja Itä-Euroopan maat. LCCS-hankintoja tehdään kaikkialta maailmasta, mutta Kiina, Puola ja Intia ovat kärkimaita, ja muun muassa Vietnamin merkitys on kasvussa.

Maailmantalouden tilanne ja valuuttakurssit vaikuttavat luonnollisesti kustannustasoon eri maissa. Myös kuljetushinnat sekä kuljetusajat vaikuttavat LCCS-hankintojen kokonaiskustannuksiin.

LCCS-toimintaan päädytään yleensä kustannusten alentamisstrategian vuoksi, johon puolestaan vaikuttaa yhä kiristyvä kilpailu. LCCS-hankinnoilla turvataan myös saatavuutta. Monet yritykset eivät kuitenkaan enää halua puhua LCC-maista, vaan he käyttävät mieluummin termiä kustannuksiltaan kilpailukykyiset maat eli Cost Competitive Countries (CCC).

Ulkomailla teiden kunto, niiden leveydet tai siltakorkeudet voivat olla hyvinkin toisenlaiset kuin Suomessa. LCCS-toimintaa harjoitetaan yleensä suorien hankintojen, omien kansainvälisten yksiköiden tai osto-osastojen, kauppahuoneiden tai agenttien kautta. Haasteita ovat muiden muassa sopivien toimittajien löytäminen, toimittajien luotettavuus (mm. tuotteen laatu, toimitusajat), kulttuurierot ja turvallisuus (mm. liikenne- ja tietoturvallisuus).

Onnistumisen tekjöitä

LCCS-hankinnoissa onnistumiseen vaikuttavat muun muassa seuraavat tekijät:

• henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden osaaminen
• kohdemaan tuntemus
• oman yrityksen toimintamalli
• ostovoima

LCCS:n aloittaminen

Kun hankintoja LCC-maista ryhdytään harkitsemaan, kannattaa listata toimittajalta edellytettävät vähimmäiskriteerit. Toisaalta on syytä miettiä, mitä oma yritys voi tarjota toimittajalle ja millaisen yhteistyösuhteen sen kanssa haluaa. Toimittaja-auditointi on syytä pitää mielessä myös silloin, kun hankitaan tuotteita LCC-maista.

Toimittajan toiminnan vastuullisuusauditointi kolmansien osapuolien toimesta on usein tarpeen kansainvälisissä toimitusketjuissa. On kuitenkin otettava huomioon, että parhaimmatkin auditoinnit antavat tyypillisesti vain hetkellisen arvion tilanteesta toimittajan tehtaalla eivätkä siten täysin poista riskiä siitä, että esimerkiksi työvoiman väärinkäyttöä voi esiintyä. Yritysten tulisi siis auditoinnin lisäksi pyrkiä jatkuvampaan yhteistyöhön ja toimittajan vastuullisuuden kehittämiseen esimerkiksi tarjoamalla resursseja ja koulutusta.

Toimitusketjujen globalisaatio murroksessa

Tuotannon, hankintojen ja markkinoiden globalisoituessa myös toimitusketjut ja logistiset ratkaisut ovat globalisoituneet.

Toimiva ja edullinen kansainvälinen logistiikka on luonut pitkällä aikavälillä hyvin sirpaloituneet toimitusketjut jossa lopputuotteen valmistus on jaettu useisiin välivaiheisiin jotka saatetaan toteuttaa eri puolilla maailmaa. Viime vuosien epävarmuudet toimitusketjuissa, kuljetuksissa ja esimerkiksi kansainvälisessä politiikassa ovat johtaneet siihen, että näitä toimitusketjurakenteita arvioidaan uudelleen.

Isossa mittakaavassa ajateltuna tuskin mitään nopeaa ja kaikenkattavaa muutosta toimitusketjujen kansainvälisissä rakenteissa tulee tapahtumaan eikä ole vielä tapahtunut. Nykyiset rakenteet ovat muovautuneet pitkänkin ajan saatossa johtuen raaka-aineiden sijainnista, tuotannon erikoistumisesta ja keskittymisestä tietyille alueille sekä kuljetusreittien, tuotannon ja varastojen sijainnin optimoinnin seurauksena. Vaihtoehtoisia toimittajia ei välttämättä heti tai helposti ole saatavilla esimerkiksi lähialueilta kapasiteetin, osaamisen tai muiden syiden seurauksena.

Kaikki nämä lisääntyneet epävarmuudet ja häiriöt aiheuttavat yrityksille kustannuksia ja vaativat hankinnan varautumista: täytyy mahdollisesti pitää suurempia varmuusvarastoja, järjestellä kuljetuksia uudelleen jne. Näitä lisääntyneitä kustannuksia pitää arvioida suhteessa muihin kustannuksiin ajatellen vaihtoehtoisia toimittajia ja reittejä.

Joissain tapauksissa se voi toki tarkoittaa sitä että toimitusketjun rakenteita lähdetään keskipitkällä ja pitkällä tähtäimellä muuttamaan. Jollekin yritykselle se tarkoittaa lisäglobalisaatiota kun luodaan rinnakkainen vaihtoehto nykyiselle toimitusketjulle toisella puolen maailmaan että kaikki komponenttisaatavuus ei vaarannu samanaikaisesti. Jollekin yritykselle se voi tarkoittaa että harkitaan tuotannon tuomista takaisin omaan maahan tai lähialueille. Kolmannelle yritykselle se voi tarkoittaa sitä, että globaali toimitusketjurakenne pysyy aivan entisellään mutta hankintoja pitää tehdä aiempaa etupainotteisemmin ja varastotasoja kasvatetaan riskien varalle.

Kansainvälinen korruptioindeksi

Kun yritys päättää globaalista toiminnastaan, voi hyötyä olla myös korruptioindeksin tarkasteluista. Vuosittain julkaistava korruptioindeksi (Corruption Perceptions Index, CPI) kuvaa valtioiden korruptioastetta.

CPI listaa noin 180 maata korruption perusteella järjestykseen asiantuntija-arvioiden ja mielipidetutkimusten perusteella. Suomi oli vuonna 2010 sijalla 4 eli se on neljänneksi vähiten korruptoinut valtio.

LCCS – Kaukoitä

Kaukoidän maiden etuja ovat usein huomattava säästö työvoimakustannuksissa niin tuotannossa kuin tuotekehityksessä. Lisäksi veroedut ovat merkittäviä korkeaa teknologiaa hyödyntäville yrityksille. Heikkouksina voidaan kuitenkin pitää monissa yrityksissä ilmeneviä johtamistaidon ja organisoinnin puutetta, erityisesti innovatiivisia tuotteita tekevässä teollisuudessa. Tämän lisäksi kilpailu on kovaa, byrokratia ja lainsäädäntö ovat monimutkaisia ja paikallisviranomaiset saattavat aiheuttaa ylimääräisiä ongelmia. Myös piratismi, teollisuusvakoilu ja infrastruktuuri voivat johtaa suomalaisyritykset odottamattomiin ongelmiin.

Aasian maiden, kuten Kiinan ja Intian, ja itäeurooppalaisten maiden merkitys kansainvälisessä liiketoiminnassa on korostunut jo vuosia. Kiinassa suuret markkinat ovat lähellä. Intialaisille yrityksille puolestaan on siirretty suuri osa IT- ja konttorialan töistä. Tämä on mahdollistunut siksi, että Intiassa on korkeasti koulutettua ja kielitaitoista työvoimaa.

Kiina on nähty kasvavien markkinoiden ja alhaisten työvoimakustannusten maana ja siksi sinne on siirretty myös tuotantoa. Maiden välistä etäisyyttä ei yleensä pidetä isona ongelmana. Pitkän etäisyyden vuoksi laadunvalvonta hoidetaan paikan päällä Kiinassa, jotta vältyttäisiin virheellisten tuotteiden korkeilta kuljetuskustannuksilta. On kuitenkin syytä ottaa huomioon, että monien suomalaisyhtiöiden ostovolyymi on kiinalaisten toimittajien silmissä varsin pieni.

Haasteina Kiinassa ovat suuret logistiikkakustannukset, infrastruktuurin kehittymättömyys ja pula osaavista työntekijöistä. Kiinassakin hankintatoimeen kiinnitetään yhä enemmän huomiota ja muun muassa toimittajia mitataan. Niin ikään jakelua ja kuljetuksia ulkoistetaan.

Kiinassa toimittajat eivät kuitenkaan vielä osallistu paljoakaan tuotekehitykseen. Kiinasta hankintoja tehtäessä kannattaa kiinnittää huomiota tuotteen laatuun ja tarkastaa se huolellisesti. Laatuongelmien taustalla voi usein olla puutteellinen kommunikaatio ja liian yleisellä tasolla annetut spesifikaatiot. Tärkeitä toimittajan valintaperusteita ovat myös tutkimus- ja kehitystyön osaaminen ja halu lisätä sitä. Niin ikään yrityksen taloudellisen tilanteen seuraaminen on tärkeää kuten myös kasvuhalu ja -kyky.

Monet Kiinan markkinoilla pitkään toimineet yritykset korostavat yhteistyön kehittämisen tärkeyttä ja paikallisen kulttuurin ymmärtämistä ja arvostamista. Kiinalaisten tavarantoimittajien parissa työskentelevien olisi syytä kiinnittää huomiota sosiaalisiin taitoihin ja Kiinan kulttuurin tuntemukseen. Niin ikään luottamuksen rakentamiseen kannattaa panostaa. Tiedonvaihto ja kommunikointi ovat Kiinan kaupassa kriittisen tärkeitä asioita ja ne vaativat usein paikalla oloa. Kiinalaisessa liiketoiminnassa arvostetaan sekä pitkiä yhteistyö- että henkilökohtaisia suhteita.

Tuotantolaitoksen sijoittaminen Aasiaan edellyttää muun muassa maiden infrastruktuurin hyvää tuntemusta. Tuotantolaitokset kannattaa sijoittaa siten, että kuljetuskustannukset voidaan minimoida sekä alihankkijalta tuotantoon että edelleen loppuasiakkaille. Kiinasta tai Intiasta käsin voidaan ottaa huomioon koko Aasian alueen asiakkaat ja heidän tarpeensa. Suomalainen yritys voi pyrkiä integroimaan tuotantolaitoksia keskenään esimerkiksi niin että tehtaat, jotka valmistavat samoja tuotteita, tasoittavat toinen toisensa kuormitushuippuja.

LCCS – Baltian maat

Baltian maat ovat tarjonneet suomalaisyrityksille monenlaisia mahdollisuuksia liiketoiminnan harjoittamiseen. Erityisesti Viron ennakoidaan kasvavan merkittäväksi logistiseksi keskukseksi tulevaisuudessa.

Baltiassa kansantaloudet ovat kasvaneet voimakkaasti, joten ne tarjoavat kasvavat markkinat vähittäiskaupalle ja paikalliselle valmistukselle. Samanaikaisesti tuotantokustannukset ovat pysyneet varsin alhaisina, joten Baltiassa voidaan tuottaa työvoimavaltaisia tuotteita globaaleillekin markkinoille. Eduista huolimatta monet suomalaiset yritykset kuitenkin arvioivat nousevien työvoimakustannusten vaarantavan tuotannon jatkumisen Baltiassa. Baltian maiden tuotannollinen rooli voikin muuttua logistiikkaa palvelevaksi toiminnaksi eli Baltian maista muodostuu logistisia keskuksia.

Baltian toimintojen painoarvo on kasvanut myös suomalaisten vähittäiskaupan yritysten liiketoiminnassa. Suomalaisilla vähittäiskauppiailla on ollut merkittävä osuus kaupan ketjuuntumiskehitykseen Baltiassa ja erityisesti Virossa.

Artikkeli Low Cost Country Sourcing (LCCS) julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tuojan tärkeät taidot (pdf), kattava esitys tuontiasioista

Access2Markets – Sivuston kautta löytyy tietoa kolmansien maiden kanssa käytävään kauppaan liittyvistä asioista, kuten tulleista, veroista, menettelyistä, muodollisuuksista ja vaatimuksista, alkuperäsäännöistä, vientitoimenpiteistä, tilastoista ja kaupan esteistä. Euroopan unionin ylläpitämä.

Kansainvälistyminen vaikuttaa luonnollisesti myös yritysten hankintatoimeen. Kansainvälisestä hankinnasta puhutaan monilla käsitteillä. Englanninkielisessä kirjallisuudessa ovat käytössä ainakin termit global sourcing, international purchasing, offshore sourcing ja international procurement.

Suomessa kv-hankinnoista puhutaan usein myös termillä globaali hankinta (global sourcing). On kuitenkin syytä huomioida, että globaali hankinta on kansainvälisen hankinnan kehittyneempi muoto. Globaaliin hankintaan kuuluu muun muassa yhteistyötä eri osapuolten välillä esimerkiksi yhteisen teknologian avulla. Globaali hankinta on yhä useammin strateginen ratkaisu. Tällöin painotetaan proaktiivista eli ennakoivaa kilpailukyvyn parantamista muun muassa huolellisen toimittajavalinnan, -arvioinnin ja toimittajien kehittämisen kautta.

Globaali hankinta on riippuvainen maailman taloudesta ja sen suhdanteista. Toimitukset on turvattava niin nousu- kuin laskukauden aikana. Viime vuosina esimerkiksi korona sekä konttipula ovat vaikeuttaneet kansainvälistä kauppaa, hidastaneet kuljetuksia ja nostaneet kuljetushintoja. Yritys voi tutkia kansainvälisiä hankintamarkkinoita ja päätyä siitä huolimatta hankkimaan tuotteensa paikallisesti. Myös silloin kyse on strategisesta ratkaisusta, joka tehtiin globaalin hankintaprosessin aikana.

Tuotteita ja palveluja hankitaan yhä enemmän oman maan rajojen ulkopuolelta. Näin hyödynnetään eri maiden välisiä kustannuseroja. Kun toiminta-alueena on koko maailma Suomen sijaan, toimitusketjun hallinta on vaikeampaa. Etäisyyksistä riippumatta tuotteiden on oltava sovitussa ajassa sovitussa paikassa. Luonnollisesti samalla yhteydenpito eri puolilla maapalloa sijaitsevien organisaatioiden välillä lisääntyy.

Globaali hankinta lisää hankintahenkilöstön osaamistarpeita. Esimerkiksi tavaratoimitusten suunnitteluun ja koordinointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota pitkien kuljetusetäisyyksien ja tullisäädösten takia. Kansainvälisissä hankinnoissa on huomioitava myös valuutat, verotuskäytännöt ja ihmisten väliset kulttuurierot. Hankintojen hallinnointi puolestaan edellyttää perehtymistä kansainvälisessä kaupankäynnissä käytettäviin asiakirjoihin, kuten alkuperä- ja vakuutustodistuksiin, remburssiin sekä tuonti- ja vientilupiin. Ostajan kannattaa laatia omat hankintaehdot, joiden soveltuvuus kansainväliseen kauppaan ja juridiset seikat sekä muoto tarkistetaan.

Vientikaupassa  menestyminen edellyttää mahdollisimman hyvää ostajan ajatusmaailman ja toiveiden tuntemusta.

Kansainvälisen hankinnan tarkistuslista

Lisätietoa

• Access2Markets – Sivuston kautta löytyy tietoa kolmansien maiden kanssa käytävään kauppaan liittyvistä asioista, kuten tulleista, veroista, menettelyistä, muodollisuuksista ja vaatimuksista, alkuperäsäännöistä, vientitoimenpiteistä, tilastoista ja kaupan esteistä. Euroopan unionin ylläpitämä.
• Kansainvälinen ALV (pdf)

Artikkeli Ostajan tärkeät taidot julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tässä osiossa käsitellään lyhyesti muutamia strategisen hankintatoimen keskeisiä osa-alueita, kuten hankintojen organisointia, toimittajamarkkinoita, ostaja-toimittajasuhteita, kategorisointia, ulkoistamista ja hankintastrategiaa.

Hankintastrategiassa tarkastellaan strategisen hankintatoimen osa-alueita. Siinä otetaan pitkäjänteisesti kantaa hankintatoimea koskeviin asioihin. Hankintastrategian laatiminen kannattaa: se jämäköittää toimintaa, antaa hankintatoimelle suuntaviivat ja rajat ja samalla ohjaa henkilöstön toimintaa.

Hankintojen organisointi

Yksi keskeisimmistä hankintatoimen strategisista valinnoista liittyy organisointiin. Hankintayksikön pitää päättää, mitkä hankinnat toteutetaan hajautetusti, hajakeskitetysti tai keskitetysti. Organisaation eri vastuualueiden tarvitsemat samat tai samankaltaiset tuotteet tai palvelut kannattaa hankkia keskitetysti mm. kustannustehokkuuden ja volyymietujen saavuttamiseksi. Yhden kilpailutusprosessin läpivieminen useiden paikallisten kilpailutusten sijasta säästää työkustannuksia. Säästöä syntyy lisäksi niin hinnoissa kuin prosessikustannuksissa.

Toimittajamarkkinat

Julkisorganisaatioiden tulisi entistä enemmän kiinnittää huomiota toimittajamarkkinoihin. Uusien toimittajien etsiminen ja toimittajamarkkinoiden tutkiminen vie aikaa ja siksi henkilöstölle on annettava siihen resursseja. Toimittajamarkkinoiden tuntemus helpottaa myös parhaimman hankintamenettelyn valinnassa.

Ostaja-toimittajasuhteet

Ostaja-toimittajasuhteitten hallinta on yksi tärkeimmistä strategisen hankintatoimen osa-alueista. Julkisorganisaatioidenkin on syytä hankintasopimuksen jälkeen toimia tiiviissä yhteistyössä tavaran- tai palveluntoimittajan kanssa varmistaakseen parhaan mahdollisen lopputuloksen. Tiivis yhteistyö myös helpottaa mahdollisten ongelmatilanteiden hoitamista.

Hankintojen kategorisointi

Hankintojen kategorisointi selkiinnyttää johtamista ja organisointia. Lisäksi se yhtenäistää toimintatapoja ja parantaa hankintatoimen osaamista. Organisaation strategia ja kehitysohjelmat vaikuttavat hankintojen kategorisointiin eli luokitteluun. Eri kategoriat (A, B, C, D) edellyttävät erilaista johtamista (vrt. toimistotarvikkeet, it-hankinnat, kemikaalit). Luokkajako perustuu esimerkiksi kulutukseen, materiaaleihin ja toimittajiin. Olennaista on ratkaista, paljonko hankinnoista hoidetaan kategorioiden kautta, miten ne muodostetaan ja kuinka huolehditaan mm. riskienhallinnasta.

Ulkoistaminen

Ulkoistamisesta puhutaan silloin, kun julkisorganisaation omana toimintona hoidettu toiminta siirretään ulkopuolisen palveluntarjoajan tehtäväksi. Ulkoistamisen ja yksityistämisen ero on selkeä sekä oikeudellisesti että toiminnallisesti, sillä yksityistämisessä organisaatio luopuu kokonaan tietystä toiminnasta. Ulkoistamisella tavoitellaan muun muassa:

• kustannussäästöjä
• sidotun pääoman vähentymistä
• keskittämishyötyjä ja
• joustavuutta.

Ulkoistamispäätös edellyttää strategista tarkastelua, jossa punnitaan mm. toiminnon tärkeys ja riskit. Eri vaihtoehtoja on verrattava keskenään huolellisesti sekä laskettava kustannukset ja hyödyt niin omana toimintona kuin ulkoistettuna. Ulkoistamista valmisteltaessa on aina selvitettävä henkilöstön asemaan vaikuttavat tekijät.

Artikkeli Strateginen hankintatoimi julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Julkisten hankintojen prosessissa voidaan erottaa vähintään kymmenen vaihetta. Vaiheita on siis paljon ja ne edellyttävät osaamista. On syytä korostaa, että myös julkisorganisaatioilla on oikeus, velvollisuus ja vapaus määritellä mitä hankitaan. Hankintalainsäädäntö siis ohjaa menettelyä, mutta ei sitä, mitä ostetaan. Kilpailuttamisen pääperiaatteina ovat avoimuus, syrjimättömyys ja tasapuolisuus.

Ostajan osaaminen

Ostajan osaamisesta on varmistuttava ennen kilpailuttamista. Muutoin on uhkana, että rikotaan hankintalakia tai päädytään huonoon hankintaan. Niistä taas usein seuraa taloudellisia menetyksiä. Jos osaamista ei ole riittävästi, kannattaa harkita hankintayhteistyötä. Tällöin on kuitenkin syytä huomioida, että yhteishankinnoissa kynnysarvot ylittyvät helpommin ja toisaalta pienyritysten osallistumismahdollisuudet voivat heiketä.

Hankintojen ennakoiminen

Hankintaprosessissa tavoitteena on hankintojen ennakoiminen, jotta hankintatarpeet eivät tule yllätyksenä. Tällöin jää aikaa selvittää mm. toimittajamarkkinat, mahdollisen yhteistyökumppanin tarve, tarjouspyynnön reunaehdot ja sopimuskauden pituus. Kannattaa myös jo etukäteen miettiä, kuinka varmistutaan siitä, että hyvän tarjouksen tehneellä yrityksellä on niin taloudelliset kuin toiminnalliset edellytykset huolehtia toimituksesta.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset mm. laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista. Tarjouspyynnön tekemiseen kannattaa varata reilusti aikaa.

Tarjouspyynnöissä ongelmina ovat usein seuraavat asiat:

• hinnan ilmoittamistapaa ei kerrota tai se kerrotaan epäselvästi (vrt. hintalomakepohja)
• hankinnan kohdetta ei eritellä riittävän hyvin (auto vrt. pakettiauto)
• valintaperusteita ei esitetä tai ne ovat puutteellisia
• laatua ei määritellä

Tarjous

Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankintaa koskevan valintaperusteen mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai se, joka on hinnaltaan halvin. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia arviointiperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyntöasiakirjassa. Vertailutaulukon pohja voidaan esittää jo tarjouspyynnössä.

Saaduissa tarjouksissa on usein virheitä tai puutteellisuuksia. Toimittajat saattavat esimerkiksi esittää omia sopimusehtojaan tai jättää lähettämättä pyydetyt liitteet. Usein tarjouksista myös puuttuu selvityksiä tai tuote ei vastaa vähimmäisvaatimuksia. Tarjoajat voivat niin ikään esittää osatarjouksia, vaikka ne olisi tarjouspyynnössä kielletty. Tällöin ne on tietenkin hylättävä.

Hankintasopimus

Hankintapäätös pannaan täytäntöön hankintasopimuksella. Tämä edellyttää kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Hankintaprosessissa on useita aikamääreitä, jotka kannattaa tarkistaa www.hankintailmoitukset.fi-sivustolta. Hankintalain alaiseen päätökseen voi hakea muutosta markkinaoikeudelta (www.oikeus.fi/markkinaoikeus). Sieltä löytyy myös markkinaoikeuden hankinta-asioita koskevia päätöksiä.

Ongelmat ja valitukset

Tarjouspyynnön puutteellisuus tai virheellisyys, virheellisesti tehty tarjousten vertailu ja puutteelliset hankintapäätösten perustelut ovat yleisimpiä ongelmia ja valituksen aiheita julkisessa hankintaprosessissa. Siksi niihin erityisesti on tärkeä kiinnittää yhä enemmän huomiota.

Artikkeli Ostoprosessi julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Eri hankintamenettelyjen käytettävyys riippuu muun muassa hankinnan taloudellisesta arvosta ja luonteesta. Seuraavaksi käsitellään lyhyesti eri hankintamenettelyjä.

Avoin menettely

Avointa menettelyä käytetään, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kyseessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella. Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti (www.hankintailmoitukset.fi), ja ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous. Avoimessa menettelyssä tarjoajien valinta eli tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen tehdään vasta, kun tarjoukset on saatu. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella.

Rajoitettu menettely

Rajoitettua menettelyä käytetään, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittaja valitaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen. Halukkaat toimittajat lähettävät osallistumishakemuksen ja niistä valitaan ne, joille tarjouspyyntö lähetetään ja jotka voivat tehdä tarjouksen. Tarjouspyyntö on lähetettävä riittävän monelle yritykselle. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella.

Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista. Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää hankintalaissa olevaa perustetta. Neuvottelumenettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään kolme edellyttäen, että soveltuvia ehdokkaita on riittävä määrä. Neuvottelumenettely voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos aiemmassa tarjouskilpailussa ei ole saatu hyväksyttäviä tarjouksia. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää esimerkiksi konsulttien valinnassa ja tietoliikennehankinnoissa.

Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö neuvottelee hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen vähintään yhden ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita. Kilpailullisesta neuvottelumenettelystä julkaistaan ilmoitus, johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Kilpailullista neuvottelumenettelyä koskevia hankintalain säännöksiä sovelletaan sekä EU-kynnysarvot ylittäviin että kansallisiin hankintoihin. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan käyttää erityisen monimutkaisissa hankinnoissa.

Suunnittelukilpailu

Hankintayksikkö voi edellä mainittujen lisäksi järjestää suunnittelukilpailun hankkiakseen jonkin suunnitelman tai mallin. Tällöin erityinen tuomaristo valitsee voittajan kilpailun perusteella, ja tuomariston on laadittava menettelystä pöytäkirja.

Puitejärjestely

Puitejärjestelyä voidaan käyttää toistuvissa hankinnoissa, jos sopimusaika on enintään neljä vuotta.

Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan sähköistä hankintamenettelyä tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. Menettely on rajoitetun kestonsa ajan avoin kaikille niille kelpoisuusehdot täyttäville tarjoajille, jotka ovat esittäneet tarjouspyynnön mukaisen alustavan tarjouksen.

Sähköinen huutokauppa

Sähköisen huutokaupan tavoitteena on löytää hankintayksikölle edullisin lopputulos. Sähköinen huutokauppa ei sovellu rakennusurakoihin tai henkisiä suorituksia edellyttäviin hankintoihin.

Suorahankinta

Hankintalaissa pääsääntönä on kaikkien julkisten hankintojen kilpailuttaminen. Suorahankinta on tästä poikkeus. Syy suorahankinnan käyttämiseen on aina todettava ennalta, ja se on myös perusteltava hankintapäätöksessä tai siihen liittyvässä muussa asiakirjassa. Suorahankinnassa hankintayksikkö valitsee hankintailmoitusta julkaisematta vähintään yhden toimittajan, jonka kanssa se neuvottelee sopimuksen ehdoista. Hankintayksikkö ei siis järjestä tarjouskilpailua.

Artikkeli Hankintamenettelyt julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella:

1. kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat
2. kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ja
3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat

Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat

Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat ovat siis hankintalain soveltamisalan ulkopuolella. Jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä ja vähentämään hallinnollisia kustannuksia. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin yleensä perusteltua noudattaa vastaavanlaisia menettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa.

Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat

Kansalliset kynnysarvot (ilman arvonlisäveroa) 1.1.2017 alkaen

Hankintalain 25 §

EU-kynnysarvot (ilman arvonlisäveroa) 1.1.2024 alkaen

Valtion keskushallintoviranomaiset

Hankintalain 26 §

Muut hankintayksiköt (mm. kunnat)

Hankintalain 26 §

Erityisalat

Erityisalojen hankintalain 13 §

Lähde: Hankinnat.fi 2017. Kynnysarvot.

Laki puolustus- ja turvallisuushankinnoista

Laissa puolustus- ja turvallisuushankinnoista (12 §) määritellään omat kynnysarvot kyseisille hankinnoille.

Artikkeli Kynnysarvot julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan sellaisia tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joita valtio, kunnat ja kuntayhtymät, valtion liikelaitokset sekä muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt tekevät oman organisaationsa ulkopuolelta. Julkisilla hankinnoilla on hyvin merkittävät taloudelliset vaikutukset: vuosittain Suomessa tehtyjen julkisten hankintojen arvo on noin 35 miljardia euroa. Siten jo muutaman prosentin säästöillä on kansantaloudellisesti iso merkitys.

Kansallinen julkisten hankintojen strategia julkaistiin vuonna 2020. Se sisältää kahdeksan keskeistä kehittämisen osa-aluetta: strateginen johtaminen, hankintataitojen kehittäminen, tietojohtaminen ja vaikuttavuuden arviointi, toimivat hankinnat, innovaatiot sekä ekologinen, sosiaalinen ja taloudellinen kestävyys.

Hankintalaki määrittelee julkisten hankintojen toteuttamista, ja hankinnoissa pitää noudattaa hankintalainsäädännön menettelytapoja. Hankintalaki uudistui 18.6.2026, lue työ- ja elinkeinoministeriön kooste muutoksista.

• Hankinnat.fi-sivustolta saat tietoa julkisiin hankintoihin liittyvistä ajankohtaisista asioista.
  • Hankintalain uudistus 2026, päivittyvä koonti.
• Hilma eli hankintailmoitukset.fi on sähköinen ilmoituskanava, jossa julkisen sektorin ostajat ilmoittavat tulevista hankinnoistaan, käynnissä olevista kilpailutuksistaan ja jo päättyneiden kilpailutusten tuloksista.
• TED eli tenders electronic daily on EU-tason sähköinen ilmoituskanava EU-kynnysarvon ylittäville julkisille hankinnoille.
• Hankinta-Suomi – julkiset hankinnat vaikuttavammiksi on valtiovarainministeriön hankinta-asioita käsittelevä sivusto.

Artikkeli Julkiset hankinnat julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.