Tässä osiossa käsitellään lyhyesti muutamia strategisen hankintatoimen keskeisiä osa-alueita, kuten hankintojen organisointia, toimittajamarkkinoita, ostaja-toimittajasuhteita, kategorisointia, ulkoistamista ja hankintastrategiaa.
Hankintastrategiassa tarkastellaan strategisen hankintatoimen osa-alueita. Siinä otetaan pitkäjänteisesti kantaa hankintatoimea koskeviin asioihin. Hankintastrategian laatiminen kannattaa: se jämäköittää toimintaa, antaa hankintatoimelle suuntaviivat ja rajat ja samalla ohjaa henkilöstön toimintaa.
Hankintojen organisointi
Yksi keskeisimmistä hankintatoimen strategisista valinnoista liittyy organisointiin. Hankintayksikön pitää päättää, mitkä hankinnat toteutetaan hajautetusti, hajakeskitetysti tai keskitetysti. Organisaation eri vastuualueiden tarvitsemat samat tai samankaltaiset tuotteet tai palvelut kannattaa hankkia keskitetysti mm. kustannustehokkuuden ja volyymietujen saavuttamiseksi. Yhden kilpailutusprosessin läpivieminen useiden paikallisten kilpailutusten sijasta säästää työkustannuksia. Säästöä syntyy lisäksi niin hinnoissa kuin prosessikustannuksissa.
Toimittajamarkkinat
Julkisorganisaatioiden tulisi entistä enemmän kiinnittää huomiota toimittajamarkkinoihin. Uusien toimittajien etsiminen ja toimittajamarkkinoiden tutkiminen vie aikaa ja siksi henkilöstölle on annettava siihen resursseja. Toimittajamarkkinoiden tuntemus helpottaa myös parhaimman hankintamenettelyn valinnassa.
Ostaja-toimittajasuhteet
Ostaja-toimittajasuhteitten hallinta on yksi tärkeimmistä strategisen hankintatoimen osa-alueista. Julkisorganisaatioidenkin on syytä hankintasopimuksen jälkeen toimia tiiviissä yhteistyössä tavaran- tai palveluntoimittajan kanssa varmistaakseen parhaan mahdollisen lopputuloksen. Tiivis yhteistyö myös helpottaa mahdollisten ongelmatilanteiden hoitamista.
Hankintojen kategorisointi
Hankintojen kategorisointi selkiinnyttää johtamista ja organisointia. Lisäksi se yhtenäistää toimintatapoja ja parantaa hankintatoimen osaamista. Organisaation strategia ja kehitysohjelmat vaikuttavat hankintojen kategorisointiin eli luokitteluun. Eri kategoriat (A, B, C, D) edellyttävät erilaista johtamista (vrt. toimistotarvikkeet, it-hankinnat, kemikaalit). Luokkajako perustuu esimerkiksi kulutukseen, materiaaleihin ja toimittajiin. Olennaista on ratkaista, paljonko hankinnoista hoidetaan kategorioiden kautta, miten ne muodostetaan ja kuinka huolehditaan mm. riskienhallinnasta.
Ulkoistaminen
Ulkoistamisesta puhutaan silloin, kun julkisorganisaation omana toimintona hoidettu toiminta siirretään ulkopuolisen palveluntarjoajan tehtäväksi. Ulkoistamisen ja yksityistämisen ero on selkeä sekä oikeudellisesti että toiminnallisesti, sillä yksityistämisessä organisaatio luopuu kokonaan tietystä toiminnasta. Ulkoistamisella tavoitellaan muun muassa:
- kustannussäästöjä
- sidotun pääoman vähentymistä
- keskittämishyötyjä ja
- joustavuutta.
Ulkoistamispäätös edellyttää strategista tarkastelua, jossa punnitaan mm. toiminnon tärkeys ja riskit. Eri vaihtoehtoja on verrattava keskenään huolellisesti sekä laskettava kustannukset ja hyödyt niin omana toimintona kuin ulkoistettuna. Ulkoistamista valmisteltaessa on aina selvitettävä henkilöstön asemaan vaikuttavat tekijät.