Julkisten hankintojen prosessissa voidaan erottaa vähintään kymmenen vaihetta. Vaiheita on siis paljon ja ne edellyttävät osaamista. On syytä korostaa, että myös julkisorganisaatioilla on oikeus, velvollisuus ja vapaus määritellä mitä hankitaan. Hankintalainsäädäntö siis ohjaa menettelyä, mutta ei sitä, mitä ostetaan. Kilpailuttamisen pääperiaatteina ovat avoimuus, syrjimättömyys ja tasapuolisuus.
Ostajan osaaminen
Ostajan osaamisesta on varmistuttava ennen kilpailuttamista. Muutoin on uhkana, että rikotaan hankintalakia tai päädytään huonoon hankintaan. Niistä taas usein seuraa taloudellisia menetyksiä. Jos osaamista ei ole riittävästi, kannattaa harkita hankintayhteistyötä. Tällöin on kuitenkin syytä huomioida, että yhteishankinnoissa kynnysarvot ylittyvät helpommin ja toisaalta pienyritysten osallistumismahdollisuudet voivat heiketä.
Hankintojen ennakoiminen
Hankintaprosessissa tavoitteena on hankintojen ennakoiminen, jotta hankintatarpeet eivät tule yllätyksenä. Tällöin jää aikaa selvittää mm. toimittajamarkkinat, mahdollisen yhteistyökumppanin tarve, tarjouspyynnön reunaehdot ja sopimuskauden pituus. Kannattaa myös jo etukäteen miettiä, kuinka varmistutaan siitä, että hyvän tarjouksen tehneellä yrityksellä on niin taloudelliset kuin toiminnalliset edellytykset huolehtia toimituksesta.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset mm. laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista. Tarjouspyynnön tekemiseen kannattaa varata reilusti aikaa.
Tarjouspyynnöissä ongelmina ovat usein seuraavat asiat:
- hinnan ilmoittamistapaa ei kerrota tai se kerrotaan epäselvästi (vrt. hintalomakepohja)
- hankinnan kohdetta ei eritellä riittävän hyvin (auto vrt. pakettiauto)
- valintaperusteita ei esitetä tai ne ovat puutteellisia
- laatua ei määritellä
Tarjous
Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankintaa koskevan valintaperusteen mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai se, joka on hinnaltaan halvin. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia arviointiperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyntöasiakirjassa. Vertailutaulukon pohja voidaan esittää jo tarjouspyynnössä.
Saaduissa tarjouksissa on usein virheitä tai puutteellisuuksia. Toimittajat saattavat esimerkiksi esittää omia sopimusehtojaan tai jättää lähettämättä pyydetyt liitteet. Usein tarjouksista myös puuttuu selvityksiä tai tuote ei vastaa vähimmäisvaatimuksia. Tarjoajat voivat niin ikään esittää osatarjouksia, vaikka ne olisi tarjouspyynnössä kielletty. Tällöin ne on tietenkin hylättävä.
Hankintasopimus
Hankintapäätös pannaan täytäntöön hankintasopimuksella. Tämä edellyttää kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Hankintaprosessissa on useita aikamääreitä, jotka kannattaa tarkistaa www.hankintailmoitukset.fi-sivustolta. Hankintalain alaiseen päätökseen voi hakea muutosta markkinaoikeudelta (www.oikeus.fi/markkinaoikeus). Sieltä löytyy myös markkinaoikeuden hankinta-asioita koskevia päätöksiä.
Ongelmat ja valitukset
Tarjouspyynnön puutteellisuus tai virheellisyys, virheellisesti tehty tarjousten vertailu ja puutteelliset hankintapäätösten perustelut ovat yleisimpiä ongelmia ja valituksen aiheita julkisessa hankintaprosessissa. Siksi niihin erityisesti on tärkeä kiinnittää yhä enemmän huomiota.
Sivu päivitetty / tarkistettu 27.9.2024.