Organisaatioiden käyttämiä sopimustyyppejä ovat muun muassa kertaluonteinen sopimus, vuosi-, puite- tai projektisopimus sekä partnership.

• Kertaluonteinen sopimus käsittää satunnaiset hankinnat.
• Vuosisopimuksessa sovitaan tietyn sopimuskauden toimituksista. Vuosisopimuksia solmittaessa sovitaan hinnat, toimitustapa ja laatuasiat.
• Puitesopimuksiin kuuluvat kotiinkutsut, varastopalvelu– ja erityistoimittajamallit. Puitesopimuksen tarkoituksena on hyödyntää volyymiedut, alentaa ostoprosessin kustannuksia, varmistaa tavaran tai palvelun saatavuus ja sopia toimitusehdoista.
• Projektisopimus tehdään erikseen kullekin projektille.
• Partnership-sopimus puolestaan on luonteeltaan tiivis ja se solmitaan vain erittäin hyvien toimittajien kanssa.

Partnership- ja vuosisopimukset ovat käytetyimmät sopimustyypit teollisuudessa ja palveluissa. Rakentamisessa puolestaan projektikohtainen sopimus on selkeästi yleisin. Kertaluonteisia sopimuksia teollisuudessa ja palveluissa on noin 10–20 prosenttia kaikista. Sopimusten kesto on yleensä yhdestä kahteen vuotta, mutta rakentamisessa käytetään myös alle vuoden pituisia sopimuksia.

Hankintasopimuksissa käsitellään lukuisia asioita, esimerkiksi:

Liitteitä sopimuksissa käytetään hyvin yleisesti ja niissä tuodaan esille esimerkiksi hinta- ja laatuerittelyt sekä eräkoot. Seuraava kuvio havainnollistaa kauppaneuvotteluihin liittyviä sopimuksia ja osapuolia:

Huolintayritykset neuvovat asiakkaitaan muun muassa kauppasopimukseen kuuluvan toimitusehdon valinnassa. Toimituslausekkeet täsmentävät myyjän ja ostajan välisen kustannusten jaon (kustannusvastuu), vahingonvaaran siirtymisen myyjältä ostajalle (tavaravastuu) sekä toimintavelvollisuudet (toimintavastuu). Siten toimituslausekkeilla sovitaan esimerkiksi siitä, kumpiko kaupan osapuoli järjestää kuljetuksen. Toimituslauseke on siis erittäin tärkeä osa varsinaista kauppasopimusta.

Tunnetuin toimituslausekekokoelma on Kansainvälisen kauppakamarin laatima Incoterms, jolla pyritään toimitusehtojen samankaltaiseen tulkintaan eri puolilla maailmaa. Viimeisin päivitys on vuodelta 2020 ja kyseiset ehdot tunnetaan nimeltä Incoterms 2020. Vanhempia Incoterms-versioita tai muita toimitusehtokokoelmia voidaan käyttää, jos asiasta sovitaan ostajan ja myyjän välisessä sopimuksessa.

Liiketoimintasuhteissa ja -sopimuksissa esitetään ja noudatetaan useita ehtoja ja lakeja. Tärkeitä lakeja ovat esimerkiksi kauppakaari ja -laki, tekijänoikeuslaki sekä lait sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa, kilpailunrajoituksista ja julkisista hankinnoista.

Usein liikekumppani tarjoaa toiselle osapuolelle toimialajärjestöjen laatimia niin sanottuja yleisiä sopimusehtoja, joilla pyritään turvaamaan jäsenyritysten edut. Sen vuoksi hankintahenkilöstön on tärkeää tutustua sopimusehtoihin ja selvittää huolellisesti muun muassa kunkin osapuolen vastuut ja riskit.

Artikkeli Hankintasopimus julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Edellä kuvattu tarpeen määrittely sanelee toimittajan valintakriteerit. Mitä huolellisemmin se on tehty, sitä helpompaa on tarjousten vertailu. Perinteisesti katsottiin, että valintakriteerejä ovat laatu, toimitusaika ja hinta. On ilmeistä, että näin pelkistetty ajattelu soveltuu vain kaikkein yksinkertaisimpien tavaroiden hankintaan.

Nykyaikaisen organisaation hankinnoista valtaosa sisältää jonkinlaista palvelua, jolloin ”laatu” tai ”laadulliset tekijät” ovat liian yleisluotoisia riittääkseen valinnan kriteereiksi. Yleisluontoisen ”laadun” asemesta kannattaisi ennemminkin puhua hankinnan sisällöstä ja rakentaa tarjousten vertailutaulukot huolellisen sisällön erittelyn varaan.

Vertailussa keskeistä on selvittää hankinnan ja toimitusten kokonaiskustannukset, joihin vaikuttavat ostohinnan lisäksi muun muassa rahdit, maksu- ja toimitusehdot, valuuttakurssit, tullimaksut, takuut, käyttöönottokustannukset, koulutukset, mahdolliset puskurivarastot ja laadun tarkastukset. Myös vastuullisuuskriteerejä pitäisi ottaa huomioon vertailussa, joko valintakriteerinä tai asettamalla toimittajille minimivaatimuksia tasosta.

Myös erilaisia ympäristö- ja sosiaalivastuuseen liittyviä kriteerejä olisi hyvä ottaa huomioon tarjousten vertailussa. Nämä kriteerit voivat liittyä joko itse hankittavaan tuotteeseen tai esimerkiksi prosessiin jolla se tuotetaan tai kuljetustapoihin.

Arvioitaville tekijöille määritellään usein painoarvot, jotta tarjouksille saadaan kokonaispistemäärät ja ne voidaan laittaa niiden mukaiseen paremmuusjärjestykseen. Valintakriteerejä voi myös painottaa jolloin suurin paino indikoi kyseisen kriteerin tärkeyttä ostavan yrityksen näkökulmasta. Esimerkiksi IT-hankinnoissa painotus voisi olla 40 % palvelun laajuus ja palvelumalli, 30 % palvelun kokonaiskustannukset ja 20 % toimittajan henkilöstön kyvykkyys ja osaaminen.

Valintakriteereiden ja painoarvojen määrittelyjen jälkeen toimittajat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Seuraava taulukko selventää valintaa:

Kyseisillä kriteereillä ja painoarvoilla Yritys C saa parhaan kokonaisarvon. Toimittajien järjestys muuttuu, jos jokin muu kriteeri saa suurimman painoarvon. On syytä muistuttaa, että toimittajia ei pidä asettaa eriarvoiseen asemaan omien henkilökohtaisten näkemysten perusteella.

Artikkeli Tarjousten vertailu ja neuvottelu julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tarjouksessa esitetään tarkat tuote- tai palvelutiedot ja kaupan ehdot sekä vastataan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin. Lisäksi liitteissä tuodaan esille mahdolliset esitteet, näytteet ja referenssit. Tarjouksessa luonnollisesti ilmoitetaan hinta, toimitusaika, toimituslausekkeet, maksuehto, sopimuksen voimassaoloaika ja mahdolliset muut seikat, kuten takuut ja huollot.

On hyvä tietää, että toimittaja yleensä laatii tarjouksen niin, että se täyttää ostajan minimivaatimukset esimerkiksi laadun suhteen. Ostajan puolestaan on tärkeä huomioida, että parhaankaan hankintatoimen tavoitteena ei ole paras vaan riittävä laatu. Liiketoiminnan asiantuntijuutta edellyttää se, että havaitsee toimittajan tarjouksessaan tahallisesti tai tahattomasti ilmoittamat puutteelliset tai virheelliset tiedot. Erityisesti palveluhankinnoissa on tärkeä varmistua siitä, että asiantuntija todella osaa tehdä vaaditun työn. Suurissa hankinnoissa puolestaan kannattaa kysyä mielipiteitä potentiaalisen toimittajan asiakkailta.

Tarjoajat kyselevät usein lisätietoja saatuaan tarjouspyynnön. Jotta tasapuolinen kohtelu toteutuu, tarjoajille ei useinkaan voida kertoa lisätietoja. Siksi jo tarjouspyynnössä on tärkeä kertoa mahdollisimman perusteellisesti hankittavasta tuotteesta tai palvelusta ja ehdoista. Tällainen käytäntö lisäksi vähentää tarjoajien yhteydenottoja ja ajanhukkaa. Toisaalta on syytä ottaa huomioon, että tarjouksen tekijä yleensä laittaa tarjouksensa kokonaishintaan ylimääräisiä kuluja, jos se ei tiedä kaikkia toimitukseen sisältyviä tekijöitä. Näin osto-organisaatio saattaa saada ylihinnoiteltuja tarjouksia.

Artikkeli Tarjous julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tarjouspyyntö (Request for Quotation, RFQ) lähetetään niille toimittajille, jotka ovat karsiutuneet edellisen vaiheen aikana, eli analysoitujen tietopyyntöjen perusteella jäljellä ovat enää vain ne kaikkein potentiaalisimmat toimittajat, joilta tarjous pyydetään. Tarjouspyynnössä voi esittää, mitkä seikat painavat toimittajavalinnassa.

Tarjouspyyntö voidaan tehdä esimerkiksi Excel- tai Word-dokumenttina tai sähköisillä ostotyökaluilla. Oleellista on sisällyttää siihen seuraavat asiat:

• Mitä halutaan, kuvaus tuotteesta tai palvelusta, tarvittavasta laajuudesta
• Mitä vaatimuksia on, kuvaus teknisistä ja kaupallisista vaatimuksista
• Toimitusmäärä ja yksikkö
• Toimitusaika ja -paikka tai -paikat
• Sopimuskausi ja mahdollinen optio

Mitä tarkempi tuotemäärittely tai palvelun halutun sisällön kuvaus tarjouspyynnössä on, sitä helpompi toimittajan on tarjouksensa tehdä ja sitä helpompi on myöhemmät neuvottelut käydä. Usein tarjouspyyntöön liitetään myös yrityksen omat tai yleiset ostoehdot toimittajille tiedoksi ja hyväksyttäviksi.

Mitä tiukemmat vaatimukset tarjouspyynnössä esitetään, sitä vähemmän toimittajalla on tarjouksessaan liikkumavaraa ja sitä helpompaa on tarjousten vertailu. Tiukasti rajattu tarjouspyyntö usein myös rajaa tarjoajien määrää, jolloin kilpailu ei enää toimi. Liian löyhä tarjouspyyntö puolestaan tuottaa paljon erilaisia tarjouksia, joiden vertailu voi osoittautua vaikeaksi.

Artikkeli Tarjouspyyntö julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa tarkemmin kahta asiaa: potentiaalisten toimittajien tarjoaman sopivuutta meidän tarpeisiimme ja toimittajien mielenkiintoa palvella juuri meitä.

Tietopyyntö eli Request for Information (RFI) lähetetään kartoituksen perusteella valituille potentiaalisille toimittajille ja se perustuu etukäteen pohdittuihin toimittajavalintakriteereihin.

Tietopyynnön voi tehdä wordillä tai excelillä, tähän tarkoitukseen on myös olemassa sähköisiä hankintatyökaluja. Oli tapa mikä hyvänsä, keskeistä on päättää, mitä tietoa potentiaalisilta toimittajalta halutaan ja miten saatuja tietoja käytetään toimittajien vertailua varten.

Asioita, joita tietopyyntöön kannattaa sisällyttää ovat muun muassa tarjonnassa olevat tuotteet ja palvelut, sertifioinnit (esimerkiksi laatu, ympäristö, erilaiset ISO-sertifioinnit), asiakasreferenssit. Näiden lisäksi tietopyyntöön voidaan myös sisällyttää kysymyksiä liittyen vaikkapa toiminnan laajuuteen, toimitusketjuun, taloudelliseen tilanteeseen, tuotekehitykseen, henkilöstön koulutustasoon ja niin edelleen. Kysyttävät asiat luonnollisesti määräytyvät hankittavan palvelun tai tuotteen mukaan, esimerkiksi jos kyseessä on monimutkainen palveluhankinta, voivat asiakasreferenssit olla tärkeitä tietoja kun taas tuotannon raaka-ainehankinnoissa oleellinen asia on toimittajan tarjoamat varastohallintaratkaisut.

Varo turhia kysymyksiä tässä vaiheessa, tarkkoja tietoja ehdit kerätä myöhemmissä vaiheissa! Raskaalla kysymyspatterilla saat vain myyjän menettämään kiinnostuksensa jo ennen kuin yhteys on edes alkanut. Keskity vain juuri tämän hankinnan kannalta olennaisimpaan, eli siihen, onko toimittaja kiinnostunut palvelemaan meitä ja mitä tähän tarpeeseen liittyvää hän voi tarjota. Myy itsesi toimittajalle!

Request for Proposal (RFP) on vaativammissa hankinnoissa yksi luonnollinen vaihe. Tässä muutamalta edellisen vaiheen perusteella valitulta toimittajilta pyydetään ehdotuksia ja ideoita, miten kyseinen ratkaisu, palvelu tai tuotekokonaisuus olisi mahdollista toteuttaa. RFP ei tyypillisesti sisällä hintatiedustelua, vaan se on ideoiden ja tiedon hakua. Toimittajien ehdotusten perusteella voidaan saada uusia näkökulmia ja oivalluksia ja niiden perusteella kehittää omaa tarvemäärittelyä ja tarjouspyyntöä. Tämä vaihe myös paljastaa, ketkä ovat sekä kyvykkäitä että halukkaita meitä palvelemaan.

Artikkeli Tietopyyntö julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Moderniin hankinta-ajatteluun kuuluu olla selvillä siitä, mitä toimittajamarkkinoilla tapahtuu. Fiksulla hankinta-asiantuntijalla on siis aina tuntosarvet pystyssä uusien toimittajien ja mahdollisuuksien osalta. Eri alojen messut ovat oiva tapa tutustua uuteen tarjontaan, toisaalta internet tuo valtavan määrän tietoa suoraan omalle tietokoneen näytölle.

Keskeisiä seikkoja tässä vaiheessa kartoitettavaksi ovat muun muassa:

• Mitä on tarjolla
• Minkälaisia toimittajia on markkinoilla, mikä on kilpailutilanne
• Millä keinoilla erilaiset toimittajat näyttäisivät kilpailevan
• Miten markkinat ovat jakautuneet toimittajien kesken
• Toimittajien keskinäinen vertailu
• Tarjonnan laajuus ja rajoitteet (esimerkiksi alueelliset vs. globaalit toimittajat)
• Toimittajan kustannusrakenteeseen vaikuttavat seikat
• Miten tuoteteknologia yms. on kehittynyt sitten edellisen hankintamme
• Eri toimittajiin liittyvät riskit (toimittaja- ja maakohtaiset)
• Vaihtoehtoisten toimittajien ja tuotteiden ympäristövaikutus sekä sosiaalinen vastuullisuus (esim. hiilijalanjälki)

Hyvä käytäntö on kerätä tietoa ja tallentaa se yhteen paikkaan josta toimittajatieto on kaikkien saatavilla yrityksessä ja johon sitä on helppo myös päivittää. Edistyneillä yrityksillä onkin käytössään yhteisiä tietokantoja, joihin tietojen kerääminen on mahdollista ja jotka mahdollistavat tiedon jakamisen yrityksen sisällä.

Artikkeli Toimittajamarkkinat julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tarpeen tai kysynnän kartoittaminen on kriittinen vaihe hankintaprosessissa, sillä tässä kohtaa määritellään, mitä tarvitaan, kuinka usein, missä muodossa, miten toimitettuna ja niin edelleen. Suorien hankintojen, kuten valmistavassa yrityksessä raaka-aineiden tai komponenttien tarve on yleensä suoraan kytköksissä valmistukseen ja myytäviin tuotteisiin, jolloin tarve on suhteellisen yksinkertainen määrittää. Toisaalta, jos kyseessä on monimutkainen palvelukokonaisuus, joka halutaan hankkia (kuten vaikkapa uusi asiakashallintajärjestelmä) on vaatimusmäärittely huomattavasti työläämpää. Erityisesti epäsuorien hankintojen kohdalla hankinnan asiantuntijoiden roolina on kyseenalaistaa vaatimukset rakentavalla tavalla, mikä onnistuu parhaiten jos osataan kysyä oikeita kysymyksiä, kuten:

• Miksi tarvitsemme tätä tuotetta tai palvelua?
• Tehdäänkö itse vai ostetaanko? Voiko jonkun osan tai palveluun liittyvän prosessin tehdä kenties itse?
• Tarvitaanko tämä tuote tai palvelu juuri tässä muodossa? Mitä vaihtoehtoja on? Voimmeko uuden sijaan harkita kiertotalouteen perustuvia liiketoimintamalleja kuten käytettyjen hankkimista tai kunnostamista?
• Kuinka usein tarvitsemme?
• Missä laajuudessa tarvitsemme (erityisesti palveluiden kohdalla); kuinka kattava palvelun tulisi olla ja miksi? Mitkä ovat vähimmäisvaatimukset?

Tarpeen määrittelyyn on syytä varata riittävästi aikaa. Erityisesti palveluhankintojen osalta on oleellista saada selville käyttäjien odotukset ja tarpeet. Toisaalta toiveet ja bisneskriittiset vaatimukset on osattava myös erotella toisistaan. Myös toimittaja voi olla osana tarvemäärittelyä, esimerkiksi laajojen palveluhankintojen yhteydessä toimittajilla voi olla hyviä näkemyksiä palvelun toteuttamisesta. Ehdotuspyynnöllä voit kartoittaa toimittajien ideoita ja ehdotuksia.

Usein periaatteessa mahdollisia toimittajia on paljon, jopa satoja. Kaikkiin ei voi tutustua syvällisesti, mutta toisaalta tutuimmat toimittajat eivät välttämättä ole parhaita. Sen vuoksi on suositeltavaa edetä vaiheittain ja supistaa toimittajavaihtoehtojen määrää askel askelelta, seuraavan prosessin mukaisesti.

Artikkeli Tarvekartoitus julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Hankintaprosessi on systemaattinen tapa lähestyä toimittajamarkkinoita. Hankintaprosessi tähtää siihen, että yritykselle valitaan mahdollisimman sopiva toimittaja tai toimittajat yrityksen tarvitsemien tuotteiden, raaka-aineiden, komponenttien, osa-kokoonpanojen ja palveluiden osalta. Hankintaprosessiin kuuluu useita eri vaiheita, kuten tarpeen kartoitus, tietopyyntö ja tarjouspyyntö, tarjousten vertailu ja analysointi sekä neuvottelu.

Koska yritysten tilanteet ja tarpeet vaihtelevat, voi osa prosessin vaiheista jäädä vähemmälle huomiolle tai jopa kokonaan pois, kuten esimerkiksi tilanteessa jossa toimittajasuhdetta ja sopimusta on päätetty jatkaa olemassa olevien toimittajien kanssa. Toisaalta, jos yritykselle tulee aivan uusia hankintatarpeita esimerkiksi uusien tuotteiden tai palveluiden lanseerauksen myötä, on syytä viedä koko prosessi huolella läpi. Hankintaprosessin perusteellinen toteuttaminen voi kestää useita kuukausia, joten siihen on syytä varata riittävästi resursseja. Varsinaisten hankinta- asiantuntijoiden, kuten kategoriajohtajien ja ostajien lisäksi on hyvä ottaa mukaan henkilöitä myös yrityksen muista funktioista ja liiketoiminnoista.

Alla olevassa kuvassa näkyy, kuinka alkutilanteessa (toimittajamarkkinoiden kartoituksen tuloksena) mahdollisten toimittajien määrä voi olla hyvinkin suuri. Systemaattisen hankintaprosessin tuloksena monista mahdollisista toimittajista valikoidaan ne, jotka pystyvät vastaamaan yrityksen tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Toimittajamäärää siis karsitaan prosessin aikana, kun tieto 1) yrityksen omista tarpeista 2) toimittajien kyvykkyyksistä ja 3) hinnoista ja kustannuksista kasvaa. Lopuksi, systemaattisen hankintaprosessin tuloksena, sopimus tehdään prosessin aikana parhaaksi arvioidun toimittajan / toimittajien kanssa.

Kun prosessi tehdään huolella ja eri vaiheet dokumentoidaan, voidaan toimittajavalinta perustella läpinäkyvästi ostajayrityksessä. Valinnan perusteista voidaan myös keskustella niiden toimittajien kanssa, joita ei tällä kertaa valittu. Yleensä toimittajat arvostavat palautetta ja pyrkivät ottamaan tämän huomioon oman toimintansa kehittämisessä.

Sopimuksen tekemisen jälkeen alkaa varsinainen ostotyö, eli ostotilausten tekeminen, tilausten ja toimitusten seuranta, varastotasojen kontrollointi, ostolaskujen maksatus ja mahdollisten reklamaation teko. Yleensä tämä prosessi eli ”tilauksesta maksuun” (Procure-to-pay) hoidetaan tuotetta tai palvelua käyttävässä yksikössä tai funktiossa, joissain edistyneissä yrityksissä tämä on voitu keskittää alueellisiin palvelukeskuksiin.

Sen sijaan toimittajien etsiminen ja erityisesti uusien toimittajamarkkinoiden kartoittaminen ja toimittajien kyvykkyyksien arviointi ja kilpailuttaminen yllä kuvatun prosessin mukaisesti kuuluu taas yleensä hankinta-asiantuntijoille, kuten kategoriamanagereille, osto- ja hankintapäälliköille ja pää-ostajille. Tilauksesta maksuun -prosessin sähköistäminen ja osin automatisointi ovat monissa isommissa yrityksissä tällä hetkellä keskeisiä kehityskohteita.

Toimittajasuhteen johtaminen on vaihe, johon keskitytään sen jälkeen kun sopimus on tehty.

Artikkeli Hankintaprosessi julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Kuten sivulla Hankintastrategiat ja ostoportfolion avulla esitettiin, yksi ja sama toimintamalli ei sovi kaikkiin hankintoihin, sillä hankintatilanteet ovat erilaisia ja hankintakategorioissa on eroja.

Kategoriastrategia vastaa kysymykseen, miten kyseistä hankintakategoriaa ja siihen liittyviä kokonaiskustannuksia (ns. kategoria-spendia) johdetaan. Hankinnat ovat tästä iso osa, mutta kategorian suhteen on syytä pohtia myös laajemmin kysyntää ja kysynnän johtamista. Hankintatarve syntyy aina yrityksen strategiasta ja kysynnästä, joka voi olla joko ulkoista (asiakkaaseen liittyvä) tai sisäistä (esim. tarve uusia henkilökunnan tietokoneet).

Kategoriastrategian lähtökohtana on kysynnän sovittaminen (mitä tarvitaan?) toimittajamarkkinoiden mahdollisuuksiin (mitä on saatavilla?). Näitä näkökulmia on hyvä vielä peilata yrityksen omiin ydinosaamisiin (mitä tehdään itse ja mitä hankitaan yrityksen ulkopuolelta?)

Kategoriajohtamisella varmistutaan siitä, että kyseisen hankintakategorian osalta ollaan linjassa yrityksen liiketoimintatavoitteisiin nähden. Esimerkiksi, jos yrityksellä on säästötavoitteena vähentää 10 % kaikista liiketoimintaan liittyvistä kuluista, on syytä pohtia jokaisen kategorian osalta, miten tähän tavoitteeseen voidaan päästä ja tehdä kategoriakohtainen toimintasuunnitelma.

Koska kategoriat ovat erilaisia ja kokonaiskustannukset riippuvat erilaisista kustannustekijöistä ovat keinot ja tavat päästä tähän tavoitteeseen myös erilaiset. On tärkeätä myös havaita, että joissakin kategorioissa 10 % tulosparannus saattaa olla todella haastava, kun taas joissakin 20-30 % säästö löytyy helpostikin.

Pitää myös huomioida, haetaanko säästöä hankintahinnassa vai olisiko järkevämpää miettiä kokonaiskustannuksia ja hakea säästöjä muuten kuin hinnan kautta (tai ylipäänsä tavoitella suorituskyvyn parantamista muillakin tavoin).

Yleensä kategoriastrategiasta vastaa kyseisen hankintakategorian kategoriapäällikkö tai hankintapäällikkö. Kategoriatyöhön voi osallistua ostajia ja yksiköiden, osastojen ja funktioiden edustajia tilanteen mukaan. Esimerkiksi epäsuorissa hankinnoissa, kuten vaikkapa markkinointipalvelujen (esim. mainonta, PR, kääntäjäpalvelut) osalta kategoriastrategia ja siihen liittyvä työ on syytä tehdä yhdessä markkinointipäällikön tai markkinointiosaston edustajan kanssa.

Kategoriastrategian luominen

Kategoriastrategian luomiselle ei ole yhtä ja ainoaa oikeaa tapaa. Ohessa on yksi tapa laatia kategoriastrategia: kukin vaihe avataan erikseen.

Tutki ja analysoi

Tutki ja analysoi on lähtökohta kategoriastrategian luomiselle. Tässä kohtaa kerätään kaikki data mitä kyseisen kategorian tavaroiden ja palveluiden hankintaan ja käyttöön liittyy. Jos yrityksellä on käytössä yhtenäinen osto- ja raportointijärjestelmä, on perustietojen kerääminen suhteellisen yksinkertaista. Jos järjestelmät ovat kuitenkin hajanaiset eikä yrityksellä ole yhtenäistä tapaa käsitellä nimikkeitä, voi lähtökohtatietojen keräämiseen kulua huomattavastikin aikaa. Tärkeää on selvittää seuraavat lähtökohtatiedot kustakin kategoriasta:

• Mitä hankitaan (eri nimikkeet)
• Hankintavolyymi ja arvo (vuositasolla)
• Toimittajakunta, mistä toimitetaan
• Volyymi- ja arvomääräisesti suurimmat toimittajat
• Hintahistoria: maksetut hinnat ja hintojen kehitys
• Kuinka usein hankitaan
• Kuka yrityksessä hankkii
• Mitä eri käyttäjäryhmiä tavaralle tai palvelulle on
• Mahdolliset reklamaatiot, tyytyväisyys tavaran ja palvelun laatuun, toimittajapalaute

Jos yrityksessä useampi yksikkö hankkii kyseessä olevan kategorian palveluita tai tavaroita, pitää tiedot kerätä jokaisesta yksiköstä erikseen ja yhdistellä esimerkiksi Excelillä.
Pohjatietojen keräämisen jälkeen voi alkaa analysoida kerättyä tietoa. Keskeinen työkalu tässä on Kraljicin ostoportfolio, jonka perusteella voi päätellä hankittavan kategorian luonteen. Suurimmat toimitusmäärät, ja merkittävimmät toimittajat on syytä selvittää.

Yleensä havaitaan, että 20/80 sääntö pätee: 20% toimittajista vastaa 80%:ia kaikista toimituksista. Analyysia tehdään myös toimituksiin liittyvistä tilaus- toimitusvirroista ja hankintaan liittyvistä kustannustekijöistä. Tässä kohtaa voi esimerkiksi pohtia, mistä sisäisistä seikoista kokonaiskustannukset johtuvat, ja mikä taas aiheuttaa kustannuksia toimittajan puolella. Esimerkiksi leasing-autojen hankintojen osalta voi pohtia, kuinka paljon yrityksen leasing-policy tai henkilökunnan ajotapa vaikuttavat kategorian kokonaiskuluihin, ja toisaalta on hyvä tunnistaa, mistä tekijöistä toimittajan puolella syntyy kustannuksia (autokannan uusimistarpeet, polttoaineen hinta, päästörajoitukset, erilaiset palvelut).

Ideoi

Ideoi-vaiheessa voidaan miettiä sekä yrityksen sisällä että toimittajien kanssa, mitä eri keinoja tavoitteeseen pääsy edellyttää ja miten niitä voidaan toteuttaa. Toimittajien kanssa voi pitää workshoppeja l. työpajoja joissa ideoidaan yhdessä mahdollisia toimintatapoja ja yhteistyön kehittämistä. Sisäisesti ideoinnissa olisi hyvä olla mukana kategoriapäällikön tai hankintapäällikön lisäksi sisäisten sidosryhmien edustajia ja loppukäyttäjiä. Syntyneitä ideoita voidaan pisteyttää ja pohtia toteuttamisjärjestystä, sillä kaikkia hyviä ajatuksia ei voida toteuttaa samanaikaisesti. Oleellista on pohtia mikä on kunkin idean kustannusvaikutus, eli idean toteuttamisen hintalappu ja vaikutus kokonaiskustannuksiin. Alla on esimerkkejä kysyntään ja toimittajamarkkinoiden hyödyntämiseen liittyvistä mahdollisuuksista, joita voidaan ideoida eteenpäin:

Kysyntään ja tarpeeseen liittyvät mahdollisuudet

• Mitä oikeasti tarvitaan?
• Kuinka usein tarvitaan
• Missä muodossa tarvitaan; kriittiset vähimmäisvaatimukset
• Mitä vaihtoehtoisia tapoja toteutukselle (kuinka paljon hankitaan ulkoa vrt. tehdään itse)
• Kierrätyksen ja uudelleenkäytön mahdollisuudet
• Kysynnän yhtenäistäminen ja harmonisointi
• Nimikkeiden yhtenäistäminen ja standardointi
• Spesifikaation uudelleenmäärittely
• Vaihtoehtoisten materiaalien pohtiminen ja kartoitus
• Kysynnän keskittäminen sopimustoimittajiin eli sopimusten ulkopuolisen hankinnan minimointi

Kysyntään liittyviä mahdollisuuksia on hyvä pohtia jokaisen kategorian kohdalta, riippumatta siitä, mikä kategorian luonne on.

Toimittajamarkkinoihin liittyvät mahdollisuudet

• Kilpailun luominen; kysynnän yhdistely ja volyymiedun käyttäminen
• Uusien toimittajien etsiminen ja valinta systemaattisen hankintaprosessin avulla
• Sopimusten uudelleenneuvottelu
• Käänteinen huutokauppa, osallistuminen hankintakonsortioon
• Hankinta maista joissa on alhaisempi kustannustaso (low-cost-country sourcing)
• Sähköisten hankintatyökalujen käyttöönotto

Kraljic-ostoportfolio on syytä ottaa tässä kohtaa pohjaksi pohdintoihin, sillä hankittavan tavaran luonne määrittelee myös pitkälti sen, missä idea on käyttökelpoinen. Esimerkiksi käänteistä huutokauppaa ei voi toteuttaa tilanteessa, jossa vallitsee myyjän markkinat. Toisaalta systemaattinen toimittajien etsintä- ja valintaprosessi on käyttökelpoinen joka kategoriassa kohdalla, vaikkakin eri painotuksin.

Suunnittele

Suunnittele-vaihe edellyttää ideoiden priorisointia ja kustannusvaikutusten pohdintaa ja joissain tapauksissa tarkan toimeenpano-ohjelman kehittelyä resursseineen ja aikatauluineen. Suunnittelussa on huomioitava sisäiset sidosryhmät, ja suunnitelmia olisikin hyvä tehdä yhdessä. Esimerkiksi, jos hankittavan raaka-aineen osalta on päädytty siihen, että kokeillaan vaihtoehtoista raaka-ainetta, pitää oikean sidosryhmän edustajan, kuten tehtaan käyttöpäällikön osallistua suunnitelman tekoon koe-erätilauksen käsittelyn aikatauluttamisen ja palautteenannon osalta.

Hankinnan tehtävänä on pitää langat käsissä ja valvoa että suunnitelma etenee sovitusti, sekä antaa palaute toimittajille päin. Samoin jos hankitaan uusi palvelu, tai olemassa oleva palvelu muuttaa muotoaan (yritys päättääkin tehdä jotain ennen ostettua itse), on syytä miettiä, miten muutos saadaan toteutumaan yrityksen kannalta parhaalla mahdollisella tavalla, ja miten sidosryhmät on syytä huomioita muutoksen toteuttamisessa (tiedottaminen, koulutus jne.)

Toteuta

Toteuta-vaiheessa ideat laitetaan käytäntöön. Jälleen hankinta ja muut sidosryhmät tekevät yhteistyötä. Hankinnan rooli voi vaihdella tässä vaiheessa: jos esimerkiksi on suunniteltu, että toteutetaan globaali tarjouspyyntikierros, työmäärä hankinnan kannalta on merkittävä. Jos taasen on todettu, että pysytään olemassa olevissa toimittajissa, voi hankinnan roolina olla nykyisten sopimusten päivittäminen ja sopimuksellisen ostamisen valvominen. Spesifikaation uudelleenmäärittely voi taasen vaatia useamman kuukauden määrittelytyön johon osallistuu hankinta, suunnittelu- tai tuotekehitysosasto ja myynti. Toteuta-vaiheen lopussa sopimuskanta on päivitetty, ja järjestelmät ovat ajan tasalla hintatietojen, nimikkeiden ja ostokatalogien päivitysten suhteen.

Seuraa ja arvioi

Seuraa ja arvioi -vaiheessa pääpaino on siirtynyt tuotteen käyttämiseen tai palvelun käyttöönottoon, jolloin käyttäjille muodostuu käsitys tavaran tai palvelun laadusta. Hankinnan on hyvä olla mukana keskusteluissa joissa arvioidaan esimerkiksi palvelun sisältöä ja laadun toteutumista, kuten tavaran vastaavuutta spesifikaatioon. Toimittajien kanssa voi järjestää palautepalavereja, joissa asioita käydään läpi. Sisäisiltä sidosryhmiltä voi kerätä palautetta myös erilaisten mittarien muodossa.

Seurantaan kuuluu olennaisena osana myös riskienhallinta: toimittajaan ja ympäristöön (poliittinen, kaupallinen, maantieteellinen jne.) mahdollisesti liittyvien, toimituksia vaarantavien riskien seuranta, arviointi ja mahdolliset toimenpiteet riskien vähentämiseksi ja välttämiseksi.

Artikkeli Kategoriajohtaminen ja kategoriastrategia julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.

Tähän ruutuun sijoittuvat kategoriat ovat merkitykseltään suuria: niitä ostetaan määrällisesti paljon, niissä on paljon rahaa kiinni, ja niihin liittyvien kustannusten nousulla tai laskulla on suora vaikutus yrityksen kannattavuuteen.

Toisaalta massa- ja volyymituotteissa vallitsee ostajan markkinat: tarjontaa on runsaasti ja myyjäyritykset kilpailevat parhaista kaupoista. Hankinnan kannalta strategia on selvä: kilpailuta.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ostavan yrityksen kannattaa järjestää aktiivisesti tarjouskilpailuja ja/tai huutokauppoja (esim. käänteiset huutokaupat) ja pyrkiä näin saamaan hinnat mahdollisimman alas.

Myös toimittajien etsiminen edullisimman hintatason maista on näissä kategorioissa realistinen vaihtoehto (esim. Kiina, Intia, Baltian maat, Itä-Eurooppa), olettaen että kansainvälisten toimitusketjujen kasvava epävarmuus ei tuo liian suurta riskiä toimituksiin. Koska toimittajia on paljon, volyymi- ja massatuotteiden ja palveluiden osalta on mahdollista vaihtaa toimittajia suhteellisen pienin kustannuksin. Myös kuljetuksissa kannattaa huomioida tehokkuus ja skaalaedut (täydet kuormat).

Mitä paremmin ostava yritys onnistuu yhdistelemään eri yksiköiden tai liiketoimintojen tarpeita suuremmiksi hankintakokonaisuuksiksi, sitä paremmat mahdollisuudet ostavalla yrityksellä on saada hyviä tarjouksia, vahvistaa neuvotteluasemaansa ja saavuttaa suurempien kokonaisuuksien tuomia säästöjä ja muita hyötyjä.  Tämä vaatii usein esim. eri yksiköiden (kuten työmaiden tai tehtaiden) tilausten läpikäymistä ja spesifikaatioiden standardointia.

Kilpailuttamisessa on kuitenkin kääntöpuolensa: usein se vie aikaa, ja tarjousten analysointi voi olla yllättävän monimutkaista. Myös toimittajien vaihtamiseen saattaa liittyä odottamattomia kustannuksia ja ongelmia, kuten mahdollinen laatutason lasku vaihdettaessa tutusta toimittajasta uuteen.

Artikkeli Massa- ja volyymituotteet/palvelut julkaistiin ensimmäisen kerran Logistiikan Maailma.