Tarpeen tai kysynnän kartoittaminen on kriittinen vaihe hankintaprosessissa, sillä tässä kohtaa määritellään, mitä tarvitaan, kuinka usein, missä muodossa, miten toimitettuna ja niin edelleen. Suorien hankintojen, kuten valmistavassa yrityksessä raaka-aineiden tai komponenttien tarve on yleensä suoraan kytköksissä valmistukseen ja myytäviin tuotteisiin, jolloin tarve on suhteellisen yksinkertainen määrittää. Toisaalta, jos kyseessä on monimutkainen palvelukokonaisuus, joka halutaan hankkia (kuten vaikkapa uusi asiakashallintajärjestelmä) on vaatimusmäärittely huomattavasti työläämpää. Erityisesti epäsuorien hankintojen kohdalla hankinnan asiantuntijoiden roolina on kyseenalaistaa vaatimukset rakentavalla tavalla, mikä onnistuu parhaiten jos osataan kysyä oikeita kysymyksiä, kuten:
- Miksi tarvitsemme tätä tuotetta tai palvelua?
- Tehdäänkö itse vai ostetaanko? Voiko jonkun osan tai palveluun liittyvän prosessin tehdä kenties itse?
- Tarvitaanko tämä tuote tai palvelu juuri tässä muodossa? Mitä vaihtoehtoja on? Voimmeko uuden sijaan harkita kiertotalouteen perustuvia liiketoimintamalleja kuten käytettyjen hankkimista tai kunnostamista?
- Kuinka usein tarvitsemme?
- Missä laajuudessa tarvitsemme (erityisesti palveluiden kohdalla); kuinka kattava palvelun tulisi olla ja miksi? Mitkä ovat vähimmäisvaatimukset?
Tarpeen määrittelyyn on syytä varata riittävästi aikaa. Erityisesti palveluhankintojen osalta on oleellista saada selville käyttäjien odotukset ja tarpeet. Toisaalta toiveet ja bisneskriittiset vaatimukset on osattava myös erotella toisistaan. Myös toimittaja voi olla osana tarvemäärittelyä, esimerkiksi laajojen palveluhankintojen yhteydessä toimittajilla voi olla hyviä näkemyksiä palvelun toteuttamisesta. Ehdotuspyynnöllä voit kartoittaa toimittajien ideoita ja ehdotuksia.
Usein periaatteessa mahdollisia toimittajia on paljon, jopa satoja. Kaikkiin ei voi tutustua syvällisesti, mutta toisaalta tutuimmat toimittajat eivät välttämättä ole parhaita. Sen vuoksi on suositeltavaa edetä vaiheittain ja supistaa toimittajavaihtoehtojen määrää askel askelelta, seuraavan prosessin mukaisesti.
Sivu päivitetty / tarkistettu 16.4.2023.