Tarjouksessa esitetään tarkat tuote- tai palvelutiedot ja kaupan ehdot sekä vastataan kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin. Lisäksi liitteissä tuodaan esille mahdolliset esitteet, näytteet ja referenssit. Tarjouksessa luonnollisesti ilmoitetaan hinta, toimitusaika, toimituslausekkeet, maksuehto, sopimuksen voimassaoloaika ja mahdolliset muut seikat, kuten takuut ja huollot.
On hyvä tietää, että toimittaja yleensä laatii tarjouksen niin, että se täyttää ostajan minimivaatimukset esimerkiksi laadun suhteen. Ostajan puolestaan on tärkeä huomioida, että parhaankaan hankintatoimen tavoitteena ei ole paras vaan riittävä laatu. Liiketoiminnan asiantuntijuutta edellyttää se, että havaitsee toimittajan tarjouksessaan tahallisesti tai tahattomasti ilmoittamat puutteelliset tai virheelliset tiedot. Erityisesti palveluhankinnoissa on tärkeä varmistua siitä, että asiantuntija todella osaa tehdä vaaditun työn. Suurissa hankinnoissa puolestaan kannattaa kysyä mielipiteitä potentiaalisen toimittajan asiakkailta.
Tarjoajat kyselevät usein lisätietoja saatuaan tarjouspyynnön. Jotta tasapuolinen kohtelu toteutuu, tarjoajille ei useinkaan voida kertoa lisätietoja. Siksi jo tarjouspyynnössä on tärkeä kertoa mahdollisimman perusteellisesti hankittavasta tuotteesta tai palvelusta ja ehdoista. Tällainen käytäntö lisäksi vähentää tarjoajien yhteydenottoja ja ajanhukkaa. Toisaalta on syytä ottaa huomioon, että tarjouksen tekijä yleensä laittaa tarjouksensa kokonaishintaan ylimääräisiä kuluja, jos se ei tiedä kaikkia toimitukseen sisältyviä tekijöitä. Näin osto-organisaatio saattaa saada ylihinnoiteltuja tarjouksia.