Tarjouspyyntö (Request for Quotation, RFQ) lähetetään niille toimittajille, jotka ovat karsiutuneet edellisen vaiheen aikana, eli analysoitujen tietopyyntöjen perusteella jäljellä ovat enää vain ne kaikkein potentiaalisimmat toimittajat, joilta tarjous pyydetään. Tarjouspyynnössä voi esittää, mitkä seikat painavat toimittajavalinnassa.
Tarjouspyyntö voidaan tehdä excelillä tai wordilla, tai sähköisillä ostotyökaluilla. Oleellista on sisällyttää siihen seuraavat asiat:
- Mitä halutaan, kuvaus tuotteesta tai palvelusta, tarvittavasta laajuudesta
- Mitä vaatimuksia on, kuvaus teknisistä ja kaupallisista vaatimuksista
- Toimitusmäärä ja yksikkö
- Toimitusaika ja –paikka tai -paikat
- Sopimuskausi ja mahdollinen optio
Mitä tarkempi tuotemäärittely tai palvelun halutun sisällön kuvaus tarjouspyynnössä on, sitä helpompi toimittajan on tarjouksensa tehdä ja sitä helpompi on myöhemmät neuvottelut käydä . Usein tarjouspyyntöön liitetään myös yrityksen omat tai yleiset ostoehdot toimittajille tiedoksi ja hyväksyttäviksi.
Mitä tiukemmat vaatimukset tarjouspyynnössä esitetään, sitä vähemmän toimittajalla on tarjouksessaan liikkumavaraa ja sitä helpompaa on tarjousten vertailu. Tiukasti rajattu tarjouspyyntö usein myös rajaa tarjoajien määrää, jolloin kilpailu ei enää toimi. Liian löyhä tarjouspyyntö puolestaan tuottaa paljon erilaisia tarjouksia, joiden vertailu voi osoittautua vaikeaksi.