Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa tarkemmin kahta asiaa: potentiaalisten toimittajien tarjoaman sopivuutta meidän tarpeisiimme ja toimittajien mielenkiintoa palvella juuri meitä.
Tietopyyntö eli Request for Information (RFI) lähetetään kartoituksen perusteella valituille potentiaalisille toimittajille ja se perustuu etukäteen pohdittuihin toimittajavalintakriteereihin.
Tietopyynnön voi tehdä wordillä tai excelillä, tähän tarkoitukseen on myös olemassa sähköisiä hankintatyökaluja. Oli tapa mikä hyvänsä, keskeistä on päättää, mitä tietoa potentiaalisilta toimittajalta halutaan ja miten saatuja tietoja käytetään toimittajien vertailua varten.
Asioita, joita tietopyyntöön kannattaa sisällyttää ovat muun muassa tarjonnassa olevat tuotteet ja palvelut, sertifioinnit (esimerkiksi laatu, ympäristö, erilaiset ISO-sertifioinnit), asiakasreferenssit. Näiden lisäksi tietopyyntöön voidaan myös sisällyttää kysymyksiä liittyen vaikkapa toiminnan laajuuteen, toimitusketjuun, taloudelliseen tilanteeseen, tuotekehitykseen, henkilöstön koulutustasoon ja niin edelleen. Kysyttävät asiat luonnollisesti määräytyvät hankittavan palvelun tai tuotteen mukaan, esimerkiksi jos kyseessä on monimutkainen palveluhankinta, voivat asiakasreferenssit olla tärkeitä tietoja kun taas tuotannon raaka-ainehankinnoissa oleellinen asia on toimittajan tarjoamat varastohallintaratkaisut.
Varo turhia kysymyksiä tässä vaiheessa, tarkkoja tietoja ehdit kerätä myöhemmissä vaiheissa! Raskaalla kysymyspatterilla saat vain myyjän menettämään kiinnostuksensa jo ennen kuin yhteys on edes alkanut. Keskity vain juuri tämän hankinnan kannalta olennaisimpaan, eli siihen, onko toimittaja kiinnostunut palvelemaan meitä ja mitä tähän tarpeeseen liittyvää hän voi tarjota. Myy itsesi toimittajalle!
Request for Proposal (RFP) on vaativammissa hankinnoissa yksi luonnollinen vaihe. Tässä muutamalta edellisen vaiheen perusteella valitulta toimittajilta pyydetään ehdotuksia ja ideoita, miten kyseinen ratkaisu, palvelu tai tuotekokonaisuus olisi mahdollista toteuttaa. RFP ei tyypillisesti sisällä hintatiedustelua, vaan se on ideoiden ja tiedon hakua. Toimittajien ehdotusten perusteella voidaan saada uusia näkökulmia ja oivalluksia ja niiden perusteella kehittää omaa tarvemäärittelyä ja tarjouspyyntöä. Tämä vaihe myös paljastaa, ketkä ovat sekä kyvykkäitä että halukkaita meitä palvelemaan.