Hankintaprosessi on systemaattinen tapa lähestyä toimittajamarkkinoita. Hankintaprosessi tähtää siihen, että yritykselle valitaan mahdollisimman sopiva toimittaja tai toimittajat yrityksen tarvitsemien tuotteiden, raaka-aineiden, komponenttien, osa-kokoonpanojen ja palveluiden osalta. Hankintaprosessiin kuuluu useita eri vaiheita, kuten tarpeen kartoitus, tietopyyntö ja tarjouspyyntö, tarjousten vertailu ja analysointi sekä neuvottelu.
Koska yritysten tilanteet ja tarpeet vaihtelevat, voi osa prosessin vaiheista jäädä vähemmälle huomiolle tai jopa kokonaan pois, kuten esimerkiksi tilanteessa jossa toimittajasuhdetta ja sopimusta on päätetty jatkaa olemassa olevien toimittajien kanssa. Toisaalta, jos yritykselle tulee aivan uusia hankintatarpeita esimerkiksi uusien tuotteiden tai palveluiden lanseerauksen myötä, on syytä viedä koko prosessi huolella läpi. Hankintaprosessin perusteellinen toteuttaminen voi kestää useita kuukausia, joten siihen on syytä varata riittävästi resursseja. Varsinaisten hankinta- asiantuntijoiden, kuten kategoriajohtajien ja ostajien lisäksi on hyvä ottaa mukaan henkilöitä myös yrityksen muista funktioista ja liiketoiminnoista.
Alla olevassa kuvassa näkyy, kuinka alkutilanteessa (toimittajamarkkinoiden kartoituksen tuloksena) mahdollisten toimittajien määrä voi olla hyvinkin suuri. Systemaattisen hankintaprosessin tuloksena monista mahdollisista toimittajista valikoidaan ne, jotka pystyvät vastaamaan yrityksen tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Toimittajamäärää siis karsitaan prosessin aikana, kun tieto 1) yrityksen omista tarpeista 2) toimittajien kyvykkyyksistä ja 3) hinnoista ja kustannuksista kasvaa. Lopuksi, systemaattisen hankintaprosessin tuloksena, sopimus tehdään prosessin aikana parhaaksi arvioidun toimittajan / toimittajien kanssa.
Kun prosessi tehdään huolella ja eri vaiheet dokumentoidaan, voidaan toimittajavalinta perustella läpinäkyvästi ostajayrityksessä. Valinnan perusteista voidaan myös keskustella niiden toimittajien kanssa, joita ei tällä kertaa valittu. Yleensä toimittajat arvostavat palautetta ja pyrkivät ottamaan tämän huomioon oman toimintansa kehittämisessä.
Sopimuksen tekemisen jälkeen alkaa varsinainen ostotyö, eli ostotilausten tekeminen, tilausten ja toimitusten seuranta, varastotasojen kontrollointi, ostolaskujen maksatus ja mahdollisten reklamaation teko. Yleensä tämä prosessi eli ”tilauksesta maksuun” (Procure-to-pay) hoidetaan tuotetta tai palvelua käyttävässä yksikössä tai funktiossa, joissain edistyneissä yrityksissä tämä on voitu keskittää alueellisiin palvelukeskuksiin.
Sen sijaan toimittajien etsiminen ja erityisesti uusien toimittajamarkkinoiden kartoittaminen ja toimittajien kyvykkyyksien arviointi ja kilpailuttaminen yllä kuvatun prosessin mukaisesti kuuluu taas yleensä hankinta-asiantuntijoille, kuten kategoriamanagereille, osto- ja hankintapäälliköille ja pää-ostajille. Tilauksesta maksuun -prosessin sähköistäminen ja osin automatisointi ovat monissa isommissa yrityksissä tällä hetkellä keskeisiä kehityskohteita.
Toimittajasuhteen johtaminen on vaihe, johon keskitytään sen jälkeen kun sopimus on tehty.