Organisaatioiden käyttämiä sopimustyyppejä ovat muun muassa kertaluonteinen sopimus, vuosi-, puite- tai projektisopimus sekä partnership.
- Kertaluonteinen sopimus käsittää satunnaiset hankinnat.
- Vuosisopimuksessa sovitaan tietyn sopimuskauden toimituksista. Vuosisopimuksia solmittaessa sovitaan hinnat, toimitustapa ja laatuasiat.
- Puitesopimuksiin kuuluvat kotiinkutsut, varastopalvelu– ja erityistoimittajamallit. Puitesopimuksen tarkoituksena on hyödyntää volyymiedut, alentaa ostoprosessin kustannuksia, varmistaa tavaran tai palvelun saatavuus ja sopia toimitusehdoista.
- Projektisopimus tehdään erikseen kullekin projektille.
- Partnership-sopimus puolestaan on luonteeltaan tiivis ja se solmitaan vain erittäin hyvien toimittajien kanssa.
Partnership- ja vuosisopimukset ovat käytetyimmät sopimustyypit teollisuudessa ja palveluissa. Rakentamisessa puolestaan projektikohtainen sopimus on selkeästi yleisin. Kertaluonteisia sopimuksia teollisuudessa ja palveluissa on noin 10–20 prosenttia kaikista. Sopimusten kesto on yleensä yhdestä kahteen vuotta, mutta rakentamisessa käytetään myös alle vuoden pituisia sopimuksia.
Hankintasopimuksissa käsitellään lukuisia asioita, esimerkiksi:
| sopijaosapuolet | sopimuksen tarkoitus | myynti- ja käyttörajoitukset | tuotevastuu |
| hinta | toimitusaika | voimassaoloaika, optiot | takuu |
| määritelmät | toimitusehto | lisenssit | reklamaatiot |
| spesifikaatiot | force majeure -ehdot | patentit | sanktiot |
Liitteitä sopimuksissa käytetään hyvin yleisesti ja niissä tuodaan esille esimerkiksi hinta- ja laatuerittelyt sekä eräkoot. Seuraava kuvio havainnollistaa kauppaneuvotteluihin liittyviä sopimuksia ja osapuolia:
Huolintayritykset neuvovat asiakkaitaan muun muassa kauppasopimukseen kuuluvan toimitusehdon valinnassa. Toimituslausekkeet täsmentävät myyjän ja ostajan välisen kustannusten jaon (kustannusvastuu), vahingonvaaran siirtymisen myyjältä ostajalle (tavaravastuu) sekä toimintavelvollisuudet (toimintavastuu). Siten toimituslausekkeilla sovitaan esimerkiksi siitä, kumpiko kaupan osapuoli järjestää kuljetuksen. Toimituslauseke on siis erittäin tärkeä osa varsinaista kauppasopimusta.
Tunnetuin toimituslausekekokoelma on Kansainvälisen kauppakamarin laatima Incoterms, jolla pyritään toimitusehtojen samankaltaiseen tulkintaan eri puolilla maailmaa. Viimeisin päivitys on vuodelta 2020 ja kyseiset ehdot tunnetaan nimeltä Incoterms 2020. Vanhempia Incoterms-versioita tai muita toimitusehtokokoelmia voidaan käyttää, jos asiasta sovitaan ostajan ja myyjän välisessä sopimuksessa.
Liiketoimintasuhteissa ja -sopimuksissa esitetään ja noudatetaan useita ehtoja ja lakeja. Tärkeitä lakeja ovat esimerkiksi kauppakaari ja -laki, tekijänoikeuslaki sekä lait sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa, kilpailunrajoituksista ja julkisista hankinnoista.
Usein liikekumppani tarjoaa toiselle osapuolelle toimialajärjestöjen laatimia niin sanottuja yleisiä sopimusehtoja, joilla pyritään turvaamaan jäsenyritysten edut. Sen vuoksi hankintahenkilöstön on tärkeää tutustua sopimusehtoihin ja selvittää huolellisesti muun muassa kunkin osapuolen vastuut ja riskit.