1.1.2010 alkaen muuttui myös ns. ulkomaalaispalautuksen hakeminen toisista Euroopan unionin jäsenmaista. Suomessa toimiva arvonlisäverorekisteröity yritys jättää hakemuksen sähköisesti verohallinnon ALVEU-palvelun kautta, johon kirjaudutaan yrityksen Katso-tunnisteella. Itse palvelu avattiin 4.1.2010 ja uuden menettelyn kautta voi myös kaikista EU-maista hakea ulkomaalaispalautuksia.
Pienin palautettava määrä koko kalenterivuodelta on 50 euroa ja neljännesvuodelta 400 euroa. Palautusmaan viranomaiset voivat vaatia skannatun ostolaskun liittämistä hakemukseen aina, kun polttoainelasku on vähintään 250 euroa ja muu lasku vähintäin 1.000 euroa tai vastaava summa kansallisessa valuutassa, myös muutoin maksajamaakohtaisesti voi verottaja vaatia lisätietoja ja selvityksiä.
Itse perusteet siitä, minkälaisesta ostotapahtumasta palautusta haetaan, ilmoitetaan sähköisessä hakemuksessa koodein siitäkin huolimatta, että skannattu lasku liitettiin hakemukseen.
Sen maan – eli jos hakija on Suomeen alv-rekisteröity yritys – Suomen arvonlisäverottaja esikäsittelee hakemukset ja varmistaa arvonlisäverorekisteröitymisen voimassaolon hakemusta koskevana ajanjaksona ja jakaa hakemukset edelleen kyseisen asian todistaen niihin unionin jäsenmaihin, joissa ostettuja palveluja ja tilanteita hakemus koskee.
Kyseinen palautusmaa käsittelee hakemuksen ja vahvistaa sähköisesti sen vastaanoton. Palautusmaan viranomaisen on tehtävä päätös hakemukseen 4 – 8 kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Jos kyseisen veroviranomaisen ei ole tarpeen pyytää lisätietoja, päätös on tehtävä neljän kuukauden kuluessa sen vastaanotosta; jos lisätietoja pyydettiin, tulee päätös tehdä 6 – 8 kuukauden kuluessa sen saapumisesta.
Hakemukseen voi liittyä palautuksen maksajamaasta riippuvia säännöksiä esimerkiksi asiointikielestä (Puola esim. saattaa vaatia hakemuksen ja liitteet maan kielellä), rahayksiköstä, koodeista, palveluiden ja laadun ilmoittamisesta ja muita rajoituksia ja säännöksiä mm. vuosittaisten hakemusten määrään, asiamiehen käyttöön ja mm. laskujen skannaamisesta hakemuksen liitteiksi.
Sähköinen ulkomaalaispalautuksen hakemusmenettely koskee vain Euroopan unionin ja sen veroalueeseen kuuluvia maita ja alueita. Näin ollen mm. ahvenanmaalainen yritys hakee palautuksensa entiseen malliin dokumenttimuotoisesti maakohtaisilla hakemuksilla. Samoin tehdään myös kaikki Euroopan unionin yritysten hakemukset kolmansiin maihin ja veroalueen ulkopuolisille alueille edellyttäen tietenkin, että kyseisen maan tai alueen lainsäädäntö hyväksyy ulkomaalaispalautukset.
Vaikka laajentuneen käänteisen verovelvollisuuden kautta veroton myynti unionin jäsenmaiden kesken 1.1.2010 alkaen tuntuvasti laajeni, ostetaan verollisia palveluita edelleen, joten hakeminen saattaa olla kannattavaa esim. hotelliyöpymisten, vuokrattujen autojen, maan sisäisten matkakustannusten jne. osalta. Laskun tulee tällöin aina olla osoitettu kyseiselle Suomessa arvonlisäverorekisteröidylle yritykselle, lasku matkustajan nimissä tai maksaminen yrityksen luottokortilla ei ole riittävää.
Palautuksen saa yleensä vain niistä suoritteista, joista omankin maan yritys on oikeutettu arvonlisäveron ostovähennykseen. Eräissä maissa mm. hotelliyöpymisestä palautusta ei saa.