Sähköiset kuljetustiedot auttavat kuljetuspalvelujen tuottajia toteuttamaan oman osuutensa logistiikkaketjussa, mikä takaa loppuasiakkaalle hyvän palvelutason ja lisää tehokkuutta kuljetusketjussa. Liian moni lähetys harhautuu ja/tai myöhästyy vielä nykyään puutteellisten tai epäselvien kuljetustietojen vuoksi. Sähköiset tilaustiedot ovat edellytys useille lisäarvopalveluille.
Kuljetustilaustietojen sähköisen välittämisen edellytyksenä on, että tilaukset tehdään käyttäen:
- Standardimuotoisia kuljetussanomia
- Standardirahtikirjaa, joka sisältää yksilölliset rahtikirjanumerot ja viivakoodin sekä
- Käytetään standardisoitua kolliosoitelappua, joka sisältää kollin yksilöivän viivakoodin (SSCC-koodin)
Lisätietoja Logistiikkayritysten liitto ry:n sähköisen asioinnin sivuilta.
Miten sähköinen kuljetustilaus eroaa manuaalisesta?
Sähköinen kuljetussanoma
Sähköisellä standardimuotoisella tiedonsiirrolla tarkoitetaan tietojen välittämistä osapuolten välillä sähköisesti siten, että tiedot ovat esitetty jonkun yleisesti hyväksytyn standardin eli esitystavan mukaisesti. Tämä esittäminen tarkoittaa sitä, että siirrettävät tiedot on nimetty, ryhmitelty ja järjestetty siirrettävässä tiedostossa yhteisesti sovitulla tavalla.
Yleisesti käytetyt kuljetussanomat on tehty EDIFACT tai XML muodossa. Kuljetuspalvelujen ostajan ei tarvitse rakentaa itse kyseisiä sanomia. Yksinkertaisimmillaan riittää internetyhteys ja päätelaite, jolloin voi tehdä kuljetustilaukset www-käyttöliittymän avulla. Tämänlaisia on useilla kuljetusyrityksillä ja mm. Logistiikkayritysten Liitto ry:llä on jäsenilleen kuljetustilaus.fi – järjestelmä. Tiedot syötetään käsin tai voidaan syöttää CSV-muotoisena.
Alalle on syntynyt kuljetussanomien välittämiseen erikoistuneita palveluyrityksiä, joiden palvelut tarjoavat valmiit liittymät suurimpiin suomalaisiin kuljetusyrityksiin. Suurimmat yritykset ovat rakentaneet omat ohjelmistot tai järjestelmät, joilla kuljetustilaustiedot välitetään sähköisesti kuljetusyrityksille.
Kuljetussanomista ja sanomasuosituksista lisää Tieken sivuilta.
Sähköinen standardisoitu rahtikirja
Tavaroiden kuljetusta ja käsittelyä varten tarvittavat tiedot löytyvät standardirahtikirjasta.
Kuljetusasiakkaalle standardirahtikirjan käyttö varmistaa sen, että kaikki kuljetuksen perille toimittamiseen tarvittava tieto sekä ohjeet siitä, miten kuljetus tehdään, tulevat kirjattua ja tiedoksi rahdinkuljettajalle. Rahtikirja toimii myös kuljetussopimuksen vahvistavana dokumenttina.
Standardirahtikirjassa on varattu paikka ja määritetty sijainti kaikille tarvittaville tiedoille. Tietojen ilmoittamiselle on varattu sovittu kenttäpituus (merkkimäärä), joten tiedot voidaan helposti siirtää paperiasiakirjasta sähköiseen järjestelmään. Standardirahtikirja toimikin eräänlaisena adapterina paperitoimintojen ja sähköisten järjestelmien välillä.
Standardirahtikirja suositellaan aina täytettäväksi koneellisesti tai tulostettavaksi tietojärjestelmästä.
Yksilöllinen rahtikirjanumero
Yksilöllinen rahtikirjanumero mahdollistaa rahtikirjojen yksilöitävyyden ja on edellytyksenä sähköiselle toimintatavalle.
Yksilölliset rahtikirjanumerot mahdollistavat toimitusten aukottoman seurannan, nopeuttavat jäljitettävyyttä ja siten myös parantavat lähettäjän asiakaspalvelua.
Yksilöllisessä 12-numeroisessa rahtikirjanumerossa kolme ensimmäistä numeroa on varattu järjestelmän käyttöön ja seuraavat 8 numeroa ovat vaihtuvia. Numerosarjan viimeisenä on tarkistenumero. Se lasketaan samalla periaatteella kuin pankkimaksujen viitenumeroissa.
Järjestelmässä luotujen rahtikirjanumeroiden yksilöllisyys perustuu rekisteröityneen käyttäjän Y-tunnukseen. Palvelun rahtikirjanumerot ovat voimassa 18 kuukautta tilauspäivästä.
Tietokantaa ylläpitää Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry. Verkkopalvelu ja tilaukset osoitteessa http://www.rahtikirjanumerot.logy.fi
Standardisoitu kolliosoitelappu
Kolliosoitelappu on linkki toimitustiedon (rahtikirja) ja kuljettavan tavaran (kollit) välillä. Sitä käytetään kollien tunnistamiseen ja jäljitykseen toimitusketjun eri vaiheissa. Virheitten minimoimiseksi ja tunnistettavuuden sekä jäljitettävyyden vuoksi lähetyksen yksittäinen pakkaus, kolli, on merkittävä kolliosoitelapulla.
Yksilöllinen kolliosoitelappu sisältää:
- Mistä –kentän (pakollinen)
- EDI –tiedonsiirtomerkintä (valinnainen)
- Päivämäärä (valinnainen)
- Minne –kentän (pakollinen)
- Kuljetusohjeet (valinnainen)
- SSCC (pakollinen)
- Lähetys/Tilaus tunnisteen (valinnainen)
- Kolliluku (pakollinen)
- Paino (pakollinen)
- Viivakoodi ja sovellustunnus + SSCC (pakollinen)
Lisätietoja kuljetusyksiköiden merkinnöistä.
Katso myös Maantiekuljetukset – tietovirrat.