Nykyään noin 96-99% lähetyksistä valmistellaan sähköisesti. Käsin täytettyjen rahtikirjojen aika on siis jäänyt historiaan.
Pikakuljetuksista laaditaan aina rahtikirja. Kauppalasku tai proforma-lasku tarvitaan silloin, kun lähetys toimitetaan EU-alueen ulkopuolelle; jokaisella määrävaltiolla on omat tullaussäännöksensä, joten pieniä eroavaisuuksia voi tarvittavissa tiedoissa esiintyä. Tullattavissa lähetyksissä tarvitaan lisäksi tapauskohtaisesti erilaisia vientiasiakirjoja. Pikakuljetusyrityksen vientihuolinta antaa niistä tarvittaessa tietoa.
Rahtikirja
Rahtikirjasta ilmenevät mm. lähettäjä ja vastaanottaja yhteystietoineen, lähetystä koskevat tiedot kuten paino, kollien lukumäärä, kuljetettava tavara sekä lähetyksen arvo.
Lähettäjä täyttää rahtikirjan käyttämänsä pikakuljetusyrityksen sähköisessä järjestelmässä. Sähköisen järjestelmän käyttö takaa nopean ja tehokkaan tietojen käsittelyn sekä mahdollisuuden jo tietojen antamisen yhteydessä tarkistaa palvelujen saatavuuden sekä esim. osoitetiedon oikeellisuuden tai kansainvälisten rajoitteiden vaikutukset lähetyksen kuljetukseen.
Alla on esitetty rahtikirjan täyttöohjeet käyttäen mallina käsin täytettävää rahtikirjaa. (Vaikka vain alle 1% pikakuljetuksista kulkee käsin täytetyllä rahtikirjalla. a.o. esimerkki on selkeyden vuoksi otettu käsin täytettävästä rahtikirjasta). Kuljetusyritysten sähköiset ohjelmat pitävät huolen vastaavien tietojen syötön ohjeistamisesta täytön aikana.
Kauppalasku tai proforma-lasku
Tulliviranomaiset vaativat laskun kaikille kansainvälisille lähetyksille. Myytäviksi tarkoitetuille hyödykkeille vaaditaan kauppalasku. Jos hyödykkeitä ei ole tarkoitus myydä – lähetyksellä ei ole kaupallista arvoa ei-kaupalliseen tarkoitukseen (esimerkiksi henkilökohtainen lahja, näyte tai viallinen osa), on laadittava proforma-lasku.
Euroopan unionin (EU) sisällä lähetettäville hyödykkeille ei tarvita kauppalaskua.
Yksityiskohtaisesti ja tarkkaan täytetty lasku nopeuttaa tulliselvitystä. Oheinen malli esitää kauppalaskun rakennetta ja yleisiä ohjeita. Monet käytettävät lähetysjärjestelmät ohjaavat kauppalaskun teossa ja sisältö vaatimuksissa. Tarvittaessa pikakuljetusyrityksen asiakaspalvelu ja/tai huolintaosasto auttaa kauppalaskuun liittyvissä kysymyksissä.
Entistä tärkeämpään rooliin on nousemassa kauppalaskun tietojen välittäminen pikakuljettajille rivikohtaisena datana. Tämä edesauttaa lähetysten nopeaa käsittelyä sekä sujuvaa tullaus-/huolintaprosessia. Esimerkiksi ICS2 säätely edellyttää lähteyksen turvatietoilmoituksen antamista jo ennen kuin lähetys on lastattu Eurooppaan saapuvaan kuljetukseen. Vastaavanlaisia sääntelyitä ollaan ottamassa käyttöön ympäri maailmaa. Tarkemmin esim EU:n asiointipalvelu lentoyhtiöiden turvatietoilmoitusten antamiseksi on avattu – Tulli.
Ihanteellisessa tapauksessa kaikki lähetyksen tullaukseen liittyvät tiedot (esim kauppalaskun tiedot) on toimitettu kuljetusyritykselle rivitason sähköisenä tietona. Näin erityisesti pikakuljetuksille mahdollistetaan entistä tehokkaampi ja täsmällisempi lähetysten tullauskäsittely
Kauppalaskun ja lähetyksten tietojen vaatimukset myös kehittyvät tullaus ja verotuskäytäntöjen muuttuessa. Esimerkkinä tästä on mm 1.7.2021 alkanut Import One Stop Shop (IOSS) sekä arvonlisäveron minimikantorajan muutos. Erityisesti huomattava että muutoksilla on merkittävä vaikutus sekä verkkokaupassa tuotteitaan myyviin yrityksiin (ja siihen missä vaiheessa prosessia kerätään tuotteeseen liittyvä arvonlisävero) sekä yksityishenkilön vastaanottamien lähetysten tullaukseen. Tarkemmin tietoa https://tulli.fi/kaikkitullataan sekä https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/ioss_en
