Vaikka tänä päivänä huolintatoiminnassa pyritään mahdollisimman paperittomaan tiedonkulkuun, on siihen vielä pitkä matka. Kuljetuksissakin siihen pyritään, mutta edes Suomessa sisäisessä kotimaan liikenteessä tähän ei ole vielä päästy.
Kuljetusasiakirjat
Eri kuljetusmuodoissa on omat rahtikirjansa:
- Lentoliikenne: lentorahtikirja (Airwaybill, AWB), päärahtikirja (Master Airwaybill, MAWB), alarahtikirja (House Air-waybill, HAWB)
- Pikakuljetukset rahtikirja
- Meriliikenne: Konossementti (Bill of Lading), Merirahtikirja (Liner Waybill, LWB)
- Maantieliikenne: Kansainvälinen autorahtikirja (CMR), kotimaanrahtikirja
- Rautatieliikenne: Kansainvälinen rautatierahtikirja (CIM)
Rahtikirjan katsotaan muodostavan muiden asiapapereiden kanssa kuljetussopimuksen ja se on siten käytännössä tärkein yksittäinen asiapaperi kuljetuksissa. On tärkeätä huomata, että rahtikirjoissa on yleensä kääntöpuolella kuljetukseen liittyviä sopimusehtoja (esim. vastuut, velvollisuudet, aikarajat) ja että voivat poiketa toisistaan kuljetusmuodosta riippuen, mutta myös välillä kuljetusmuodon sisällä eri alueiden välisessä liikenteessä. Esimerkiksi reklamaatioajat ovat erilaiset kuljetusmuodosta riippuen.
Huolitsijoiden omat asiakirjat
Huolintatoimeksiannoissa tulee tilanteita, joissa huolitsijan on eri syistä annettava omia dokumentteja todentamaan asioita. Näitä tilanteita varten huolitsijoiden kansainvälinen edunvalvontajärjestö FIATA on laatinut joitain dokumentteja huolitsijoiden käyttöön kuten esimerkiksi:
- FCR (FIATA Forwarders Certificate of Receipt)
- FBL (Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading)
- FWR (FIATA Warehouse Receipt)
- FCT (FIATA Forwarders Certificate of Transport)
Näillä asiapapereilla huolitsija voi vahvistaa tiettyjä toimintoja, varmentaa kuljetuksia tai varmistaa, että oikea vastaanottaja saa tavaran. Näillä dokumenteilla voidaan myös osoittaa, että tavara on nyt saatu huolitsijan valvontaan ja esimerkiksi FWR:n saatuaan ostaja voi siirtää maksun toiselle osapuolelle.
Tullausdokumentit
Suuri osa tullauksista tehdään nykyään sähköisesti, mutta edelleen tarvitaan erilaisia dokumentteja riippuen tilanteesta ja tullaustyypistä. Tullausta varten saatetaan tarvita kauppalaskuja, pakkauslistoja, kuljetusasiakirjoja ja alkuperätodistuksia. Tuonti- tai vientilisenssejä saatetaan tarvita maahantuonnin tai maastaviennin yhteydessä. Polkumyyntiä valvotaan korotetuilla tullimaksuilla, jotta kilpailutilanne ei vääristy. Tavaroiden, joiden voidaan katsoa soveltuvan ns. kaksoiskäyttöön, vienti voi tarvita erillisen luvan.
Jakeluun ja varastointiin liittyvät dokumentit
Nämä dokumentit voivat olla esimerkiksi kuormakirjoja tai rahtikirjoja, joilla ohjataan tavaran siirto oikeaan paikkaan. Varastointitoiminnasta voidaan tuottaa erilaisia raportteja sekä varastoon otto- ja varastoon pano -lomakkeita.
Reklamaatioaika ja siihen liittyvät dokumentit
Jos huolinnan kohteena olevalle tavaralle aiheutuu kuljetusvahinko, huolitsija tehtävästään riippuen voi joutua tekemään vahingosta reklamaation vahingosta vastuussa olevalle taholle. Se edellyttää omia asiapapereitaan ja toimintamallejaan. Tämän seurauksena huolitsija saattaa joutua asiakkaan puolesta olemaan yhteydessä vakuutus- ja kuljetusyhtiöön, vaikka ei itse olisikaan ollut osallisena vahinkoon tai kuljetukseen.
Laskut
Suoritetun huolintapalvelun päätteeksi toimeksianto johtaa laskutukseen ja syntyy lasku.
