Jotta nopea ja täsmällinen toimitus on mahdollinen, sekä tavaran että tiedon käsittelyn on tapahduttava täsmälleen oikein ja oikea-aikaisesti. Pikakuljetuksissa standardointi onkin viety huippuunsa. Pikakuljetusyrityksen koko kuljetusverkosto noudattaa yhtenäisiä prosesseja ja toimintatapoja kaikkialla, missä se toimii. Toimintaa seurataan jatkuvasti erilaisten laatumittarien avulla, jolloin pienetkin poikkeamat havaitaan ja niihin päästään puuttumaan nopeasti.
Asiakas antaa pikakuljetusyritykselle toimeksiannon sähköisesti. Lähetysten valmisteluun on olemassa erilaisia sähköisiä työkaluja, joiden avulla voi esim. tulostaa rahtikirjat ja viivakoodilliset osoitetarrat valmiiksi, tehdä noutotilauksen ja tarvittaessa etsiä jo valmiiksi omille asiakkailleen käytettävän toimitus-/palvelupisteen (Service Point) tiedot.
Pikakuljetusyrityksen kuljettaja (joita kutsutaan yleisesti kuriireiksi) noutaa lähetyksen lähettäjältä. Säännöllisesti pikakuljetuksia käyttävät yritykset voivat myös sopia itselleen vakionoudon, jolloin kuriiri tulee noutamaan lähetykset joka päivä samaan aikaan ilman erillistä noutopyyntöä.
Mikäli lähetys on tullattava, hoitaa pikakuljetusyrityksen vientihuolintaosasto asian, ja vastaavasti määrämaassa tuontihuolintaosasto tekee tarvittavat muodollisuudet asiakkaan puolesta. Huolintaprosessi alkaa jo lähetyksen ollessa matkalla, jotta varmistetaan mahdollisimman nopea tavaran luovutus vapaaseen liikenteeseen. Tämän edellytyksenä on jatkuvasti lisääntyvässä määrin myös huolintaa varten tarvittavan datan (esim. kauppalasku) sähköisyys. Esimerkiksi ICS2 säätely edellyttää lähetyksen turvatietoilmoituksen antamista jo ennen kuin lähetys on lastattu Eurooppaan saapuvaan kuljetukseen. Vastaavanlaisia sääntelyitä ollaan ottamassa käyttöön ympäri maailmaa. Tarkemmin esim. EU:n asiointipalvelu lentoyhtiöiden turvatietoilmoitusten antamiseksi on avattu – Tulli.
Noudon jälkeen lähetykset toimitetaan pikakuljetusyrityksen käyttämässä kotimaankuljetusverkostossa lähtöterminaaliin. Siellä ne lajitellaan ja pakataan kuljetusyksiköihin, jotka lastataan lentokoneeseen (lentopikakuljetus) tai rekkaan (maantiepikakuljetus) matkalle kohti pikakuljetusyrityksen kansainvälistä lajittelukeskusta (hub).
Hubissa eri maista saapuvien lentokoneiden (tai rekkojen) lasti puretaan, lähetykset lajitellaan ja uudet kuljetusyksiköt lastataan määräterminaalikohtaisesti. Lennon – tai maanteitse tapahtuvan runkokuljetuksen – saavuttua terminaaliin lähetykset puretaan ja lajitellaan sekä jaellaan asiakkaille. Viime vuosina myös pikakuljettamisen jakeluvalikoimaan on otettu käyttöön toimitukset pakettiautomaatteihin ja/tai palvelupisteisiin. Lähetyksessä oleva viivakoodi skannataan kuljetuksen eri vaiheissa, alkaen noudosta asiakkaalta ja päättyen toimitukseen vastaanottajalle. Skannatut tiedot siirtyvät pikakuljetusyrityksen tietojärjestelmiin ja mahdollistavat lähetyksen seurannan internetin kautta Track & Trace -järjestelmässä koko sen tekemän matkan ajan. Kuljetusyrutykset tarjoavat useita omia lähetysohjelmiaan asiakkaille ja niiden lisäksi monet asiakkaat ovat myös valinneet mahdollisuuden omien tietojärjestelmiensä integrointiin pikakuljetusyritysten kanssa (esim erilaiset valmiit rajapinnat / Webservicet / API:t) tiedon siirrolle).
Sivu päivitetty / tarkistettu 24.3.2023.