Hankintatoimen kehittämisen avulla tuetaan julkisorganisaation hallinnon yhdenmukaisuutta. Kehitystyön seurauksena voidaan myös edistää mm. tuotteiden ja palvelujen standardisoimista sekä toimittajien ja ostolaskujen määrän vähentämistä. Ne puolestaan kehittävät tuottavuutta ja kustannustehokkuutta.
Hankintatoimen kehittämisen haasteet ovat julkissektorilla pitkälti samat kuin yksityissektorilla:
- kokonaisnäkemyksen puute
- vähäinen ostaja-toimittaja-yhteistyö
- yhteistyön tiivistäminen muiden tulosalueiden ja hallintokuntien kesken
- toimittajamarkkinoiden tuntemuksen lisääminen
- kilpailun lisääminen eli tarjoajien määrän nostaminen yksittäisissä kilpailutuksissa
- kartellien tunnistamisen vaikeus
- toimittajan toimintaa ei mitata tai seurata
- hankintaosaamisen lisääminen
- ympäristö- ja sosiaalisen vastuun kriteerien lisääminen
- lisääntynyt riskienhallinnan tarve hankinnoissa
Monissa julkisorganisaatioissa edellä mainitut haasteet on tunnistettu, mutta niiden voittaminen vie aikaa ja edellyttää myös muutosjohtamisen taitoja.
Kokonaisnäkemys
Kokonaisnäkemyksen luominen edellyttää yhteiskunnan, lainsäädännön ja toimittajamarkkinoiden hyvää tuntemusta. Luonnollisesti myös oma organisaatio on tunnettava perin pohjin.
Osaamisen kehittäminen julkisorganisaatioiden hankintatoimessa helpottuisi, jos hankintoja keskittämällä yhä harvemmat ostaisivat. Näin vältyttäisiin tilanteelta, että kilpailuttajana on kerran vuodessa tai jopa harvemmin ostava työntekijä. Niin ikään kartellien tunnistamiseen pitäisi panostaa. OECD on julkaissut ohjeen kartellien tunnistamiseksi julkisia hankintoja tekeviä henkilöitä varten (pdf).
Terveet toimittajamarkkinat
Markkinoiden liiallinen keskittyminen johtaa epäterveeseen tilanteeseen, jossa vain yksi tai muutama toimija voi määrätä ehdot. Onkin hyvin tärkeää pohtia, kuinka estetään joidenkin toimittajien pääsy hallitsevaan asemaan. Tässä ennaltaehkäisevässä työssä auttaisi se, että toimittajamarkkinat tunnetaan. Sillä puolestaan on merkitystä esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalveluissa, joissa julkissektorin kysyntä ja vaikutus on iso.
Hankintojen riskienhallinta
Hankintojen riskienhallintaa olisi kehitettävä myös julkisissa hankinnoissa. Tällöin korostuu erityisesti kilpailuttaminen, sillä julkisiin hankintoihin liittyy myös riski siitä, että hankinnasta tai hankintamenettelystä valitetaan. Se johtaa hankinnan lykkääntymiseen, ja viivästynyt hankinta on suuri taloudellinen riski.
Vaikka varsinainen hankinta todettaisiinkin tuomioistuimessa oikein toteutetuksi, saattaa hankintayksikkö joutua käyttämään kalliita tilapäisjärjestelyjä tai koko kilpailuttamisprosessi voidaan joutua uusimaan. On syytä huomioida, että riskienhallintaa on myös harmaan talouden torjunta.
Ympäristönäkökohdat ja sosiaaliset kriteerit
Jatkossa ympäristönäkökohtien lisäksi sosiaaliset kriteerit korostuvat julkisissa hankinnoissa. Molemmat näkökulmat on tuotu vahvasti esille vuoden 2020 julkisten hankintojen kansallisessa strategiassa. Hankintatoimi on pyrittävä järjestämään niin, että noudatetaan valtioneuvoston periaatepäätöstä (2009) kestävien valintojen edistämisessä julkisissa hankinnoissa.
Tavoitteena on vähentää materiaalista kuluttamista sekä haitallisia ympäristövaikutuksia tuotteen tai palvelun koko elinkaaren aikana. Sosiaaliset kriteerit voivat liittyä esimerkiksi työllisyysmahdollisuuksien luomiseen, palveluiden esteettömään käyttöön, sosiaaliseen yhdenvertaisuuteen ja eettiseen kauppaan.