Toimitusketjun hallinta ja sen kehittäminen on strateginen asia: kuinka toimitusketjun logistiikka rakennetaan ja mitä se edellyttää pitkällä tähtäimellä. Toisaalta toimitusketjulla on myös taktinen ja operatiivinen luonne, jossa päätetään muun muassa hankinnoista, tuotannosta ja jakelusta. Nykyään yhä useammin fyysisen tuotteen toimitusketjuissa luodaan palveluliiketoimintaa.
Toimitusketjun on huolehdittava tuotteiden parhaasta mahdollisesta saatavuudesta mahdollisimman pienillä logistiikkakustannuksilla. Toimitusketjua tulisi ohjata kokonaisuutena ja välttää osaoptimointia eikä keskittyä vain tiettyyn tai muutamiin toimintoihin.
Seuraavassa eritellään muutamia tärkeimpiä toimitusketjun hallinnan ja sen kehittämisen periaatteita:
- Prosessien yksinkertaistaminen
- Läpimenoaikojen lyhentäminen
- Mahdollisimman reaaliaikainen tiedonvälitys
- Yhteinen suunnittelu
- Tuhlauksen ja virheiden poistaminen
- Järjestelmäintegraatiot ketjun osapuolten välillä
- Asiakaslähtöisyys
- Läpinäkyvyys
- Luotettavuus
- Joustavuus
Asiakkaan tarpeisiin on pystyttävä vastaamaan yhä lyhyemmillä toimitusajoilla. Samalla asiakkaat edellyttävät räätälöityjä ratkaisuja. Tämä vaatii toimitusketjun osapuolilta joustavuutta ja kykyä vastata tarpeisiin ja kysyntään nopeasti. Joustava yritys pystyy vastaamaan häiriöihin tai yllättäviin muutoksiin nopeasti ja hallitusti. Luotettavuutta voidaan parantaa ketjun toimijoiden välisellä avoimella yhteistyöllä.
Toimitusketjujen hallinnan parantamiseen on siis useita mahdollisuuksia. Keskeistä on yhteistyö eri toimijoiden välillä. Hyvät yhteistyösuhteet luovat arvoa asiakkaille ja toisaalta ne vähentävät kustannuksia. Yhteistyön toteuttaminen on kuitenkin usein suuri haaste organisaatioille.
Case: PK-yritys urheilutukkuliiketoiminnassa (pdf)
Asiakaspalvelun ja ajan merkitys
Toimitusketjun kehittämisessä on pohdittava strategioita asiakaspalvelun, kysyntävirran ja logistiikan näkökulmista. Asiakaspalvelun näkökulmasta päätetään, kuinka asiakkaan tarpeisiin vastataan ja millaista palvelutasoa kukin asiakasryhmä odottaa. Lisäksi on laskettava asiakaspalvelun kustannukset. Kysyntävirtastrategiassa tarkastellaan, millainen tuotanto- ja varastotaso parhaiten vastaa kysyntään ja millaisen jakelukanavan kautta asiakkaiden odotukset parhaiten täytetään. Toimitusketjun osapuolten määrä, rooli ja sijainti ovat niin ikään hyvin keskeisiä päätöksiä. Mahdollinen ulkoistaminen on yksi keskeisimmistä tarkastelukohteista. Myös tuotantolaitosten ja toimittajien sijainnit sekä tuotantolaitosten kapasiteettikysymykset on ratkaistava tässä yhteydessä.
Toimitusketjun hallinnassa arvoa ja kustannuksia tarkastellaan suhteessa aikaan. Ajan lyhentäminen perustuu:
- kokonaisvaltaiseen näkemykseen toimitusketjussa
- teknologioiden hyödyntämiseen
- arvoa lisäämättömien toimintojen poistamiseen
- toimittajien nopeuteen
- tuotesuunnitteluun
- ennusteajanjakson lyhentämiseen
- tuotantoprosessien uudelleensuunnitteluun sekä
- jakeluvaihtoehtojen uudelleenarviointiin.
Toimitusketjun aiempaa paremman hallinnan seurauksena tuotteiden läpimenoaika voi huomattavasti nopeutua. Siitä seuraa se, että asiakaspalvelu paranee ja sillä puolestaan taataan aiempaa tyytyväisempi asiakas. Läpimenoajan lyhentyminen vähentää myös kysynnän ja tarjonnan epätasapainoa, mikä puolestaan aiheuttaa kustannuksia muun muassa puskurivarastointina.
Kaikkien logististen toimintojen on tuotettava lisäarvoa toimitusketjussa. Esimerkiksi jakelun hyvä hallinta tuo kilpailuetua. Jakelun tehtäviä ovat muiden muassa varastointi, lisäarvopalvelujen tarjoaminen, tuotteiden yhdistely ja palautusten käsittely. Jakelumenetelmiä ovat esimerkiksi terminaalitoiminta, jatkuvan täydennyksen taktiikka tai se, että varastot ovat niin sanotusti pyörillä eli koko ajan kuljetuksessa. Jakelijoita ovat valmistajat, vähittäis- ja tukkumyyjät ja niin sanotut kolmannet osapuolet.
Business Process Reengineering (BPR)
Toimitusketjun hallintaa ja logistiikkaa voidaan kehittää liiketoimintaprosessia kehittämällä. Tässä yhteydessä usein puhutaan termistä Business Process Reengineering (BPR). Jos liiketoimintaprosessin kehittäminen toteutetaan mallikkaasti, se parantaa tuotteiden ja palveluiden laatua ja siten asiakastyytyväisyyttä.
BPR:n tavoitteina on:
- prosessien yksinkertaistaminen
- tuhlauksen poistaminen
- läpimenoaikojen lyhentäminen
- kaksinkertaisen työn eliminointi
- kustannusten väheneminen
- automatisointi
- lisäarvon tuottaminen asiakkaalle
Efficient Consumer Response (ECR)
Vähittäiskaupassa toimitusketjua pyritään koordinoimaan ECR:n (Efficient Consumer Response) avulla. ECR:n voidaan sanoa olevan vähittäiskaupan vastine JIT-ohjaukselle. ECR:ssä vähittäiskaupan tavarantoimittajat ja jakeluketjun jäsenet toimivat tiiviissä yhteistyössä ja tavoitteena on kuluttajien kysynnän ja tarpeiden tyydyttäminen. ECR:stä saatavia hyötyjä ovat muiden muassa valikoimien optimointi, yhteinen ennustaminen ja kysyntälähtöinen tuotetäydennys.
ECR:ään kuuluvat muun muassa toimitusten hallinta, tuoteryhmäjohtaminen, jäljitettävyys, pakkaaminen, hyllysaatavuus, markkinointiyhteistyö ja uusien tuotteiden saattaminen markkinoille. ECR:n toteuttamisessa keskeistä on organisaatioiden välisten tietojärjestelmien verkottaminen ja selkeiden toimintarutiinien sekä kannusteiden ja sanktioiden määrittely tilaus- ja varastointitoiminnassa. ECR-toimintamallia kehittää Suomessa kaupan ja tavarantoimittajien yhteistyöjärjestö ECR Finland ry.
Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR)
ECR:ään liittyy läheisesti CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) -toimintamalli, jolla toimitusketjun tehokkuuden parantamiseen tähdätään yhteisen suunnittelun, ennustamisen ja täydentämisen avulla. Mallin edelläkävijöinä ovat kauppa ja elintarviketeollisuus. CPFR:n avulla pyritään vähentämään varastoja, lisäämään myyntiä ja parantamaan saatavuutta.
Ulkoistaminen
Ulkoistamisella (outsourcing) tarkoitetaan jonkin toiminnon siirtämistä organisaation ulkopuolelle toisen yrityksen hoidettavaksi. Siksi ennen ulkoistamispäätöstä on pohdittava, onko toiminto ydinasia vai ei. Lisäksi on tärkeä tarkastella, onko toiminnossa paras osaaminen omalla yrityksellä vai jollakin toisella. Yleisesti ulkoistettuja toimintoja ovat talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät sekä tietotekniikkapalvelut ja kuljetus. Myös hankintatoimea ulkoistetaan yhä useammin. Organisaatioiden ulkoistamistrendi on johtanut siihen, että on alettu puhua ulkoistamisen tasoista. Kyseiset tasot on esitelty huolintaosiossa.
Ulkoistamiseen päädytään yleensä kustannussäästöjen vuoksi. Sen vuoksi on ensin selvitettävä, paljonko mahdollisesti ulkoistettavasta toiminnosta aiheutuu kustannuksia omana toimintona. Saatua kustannustietoa verrataan siihen kustannukseen, joka aiheutuisi toiminnon ulkoistamisesta. Ulkoistamisen myötä yrityksen toimintoa koskevat kiinteät kulut vaihtuvat muuttuviksi kuluiksi. On hyvä tiedostaa, että ulkopuoliset palveluntarjoajat ovat usein kustannustehokkaita, koska ne keskittyvät omaan ydinosaamiseensa, hoitavat suuria kokonaisuuksia ja siten saavuttavat mittakaavaetuja. Ulkoistamisella tavoitellaan myös tuotannollista joustoa.
Ulkoistamispäätös ei välttämättä aina ole paras ratkaisu. Saattaa olla, että ulkopuolinen palveluntarjoaja osoittautuu huonoksi valinnaksi. Toimintoja ulkoistettaessa yrityksen oma osaaminen kyseisessä toiminnossa yleensä heikkenee. Tämä on syytä ottaa huomioon ulkoistamispäätöstä tehtäessä. Osaamistason lasku voi johtaa edelleen tilanteeseen, että omalla organisaatiolla ei ole mahdollisuuksia arvioida ulkoistetun palvelun kustannuksia tai sitä toteuttavan henkilöstön osaamistasoa. Myös tietovuotojen mahdollisuus on huomioitava.
Ulkoistettu toiminto on siis aina riski. Sen vuoksi on tärkeää, että ulkopuolisesta palveluntarjoajasta arvioidaan ainakin seuraavia asioita:
- yhteistyökyky ja tiedonvälitys
- vuorovaikutus
- osaaminen
- kokemus
- luotettavuus
- laatu
- nopeus
- joustavuus
- kapasiteetti
- hinta
- maine
Ulkoistavalla yrityksellä ja palvelun tarjoajalla pitäisi olla samankaltaiset tavoitteet ja arvot. Yritysten on tärkeä säännöllisesti seurata ulkoistamisen kustannuksia ja tavoiteltavia hyötyjä, jotta yhteistyö kannattaa. Jos ulkoistaminen osoittautuu huonoksi ratkaisuksi, on toiminto luonnollisesti palautettava omaksi toiminnoksi. Tällainen insourcing-päätös edellyttää, että jo kertaalleen ulkoistettu toiminto osataan hoitaa omana työnä. Vaarana kuitenkin on, että outsourcing-päätöksen seurauksena osaamista menetettiin. Tämän vuoksi henkilöstön osaaminen on huolellisesti varmistettava ja tarvittaessa koulutettava henkilöstöä tai palkattava työntekijöitä oman organisaation ulkopuolelta.