Vientimyyjän tärkeät taidot (pdf), kattava esitys vientiasioista
Myyjällä on parhaimmillaan käsissään onnistumisen avaimet siihen, että vientitilaukset saadaan myös toimitettua asiakkaalle siten, että kauppa on kannattavaa. Mitä osaamista ja perusasioiden ymmärrystä tähän liittyy?
Vain Suomessa (tai EU:n sisämarkkinalla) kauppaa harjoittaneelle myyjälle avautuu kokonaan uusi maailma, kun asiakkaat ovatkin kolmansissa maissa. Yksityiskohdat ja menettelyt vientiin ja tuontiin liittyen voivat vaihdella maittain voimakkaastikin. Tässä artikkelissa käsittelemme yleisluontoisesti muutamia isoja teemakokonaisuuksia, joiden vaikutusta kokonaisuuteen on hyvä ymmärtää.
Yleiskuvan tueksi kannattaa tutustua myös Kauppa ja tullaus-osion johdantoesitykseen sekä Ulkokauppa -osioon. Sivustoltamme löytyy runsaasti myös yksityiskohtaisempaa tietoa. Lisäksi mm. Kauppakamarilta ja alan viranomaisilta saa tietoa ja tukea etenkin muuttuvan, yksityiskohtaisen tiedon ja sen tulkinnan kanssa. Tätä artikkelia kannattaa lukea siis ajatuksella, että siinä nostetaan esille asioita, joihin on hyvä kiinnittää huomiota, mutta ei pyritä antamaan yksityiskohtaisia toimintaohjeita.
Toimituslausekkeilla on merkitystä sujuvan ja kannattavan toimituksen varmistamisessa
FOB Hampuri, DDP Manaus tai EXW Vantaa ovat esimerkkejä toimituslausekkeista. Näihin otetaan yleensä kantaa jo myynti- ja sopimusvaiheessa (tai ainakin kannattaa ottaa). Incoterms’it eli toimituslausekkeet ovat Kansainvälisen kauppakamarin muotoilemat ja vakioimat kauppaehdot. Niillä määritellään napakasti ja yksiselitteisesti myyjän ja ostajan vastuut liittyen kauppatapahtumaan:
- Toimituksen tarkka paikka: missä kohtaa kuljetusketjua vastuu ja määräysvalta tavarasta siirtyy ostajalta myyjälle.
- Kustannukset: mitkä toimitukseen liittyvät kustannukset kuuluvat myyjän, mitkä ostajan maksettaviksi.
- Riski: milloin tavaran vaurioitumiseen ja tuhoutumiseen liittyvä riski siirtyy myyjältä ostajalle; kenen vakuutusta käytetään minkäkin kuljetusvaurion tai lähetyksen katoamisen korvaamiseen.
Incotermsit auki purettuna, havainnollisin kuvin höystettynä, löytyvät sivustoltamme.
Incotermsien ensimmäinen hyöty toimitusten sujuvuuden kannalta on niiden selkeys ja yksiselitteisyys. Kun määritellään riittävän aikaisin (viimeistään tarjouksessa) toimituslauseke, sopimus yksinkertaistuu ja kustannusten ja vastuiden jakautuminen on yleisellä tasolla selkeää. Toimituslausekkeet ovat kuitenkin kohtuullisen yleisellä tasolla, joten niitä voidaan haluta täsmentää esimerkiksi tuonti- ja vientimuodollisuuksien kustannusten osalta.
Toimituslausekkeet eivät määrittele kuljetustapaa, joskin osaa lausekkeista voi käyttää vain vesitiekuljetuksille. Toimituslausekkeet eivät myöskään määrittele varsinaista omistuksen siirtymistä. Lisämäärittelyjä kannattaa kuitenkin tehdä vain silloin kun ne ovat ehdottoman tarpeellisia. Incotermsien alkuperäinen tavoite on ollut luoda kansainvälinen tulkintasääntökokoelma toimitusehtolausekkeiden yhtenäiseksi tulkitsemiseksi. Tällöin liika viilailu voi pilata tämän yhtenäisen tulkinnan. Esimerkiksi vakuutusyhtiö IF:n sivuilla todetaan lakonisesti: ”Suosittelemme, että käytät Incoterms 2020 – toimituslausekkeita kansainvälisessä kaupassa ja vältät omien toimitusehtojen laatimista.”
Yrityksellä on usein käytössään muutama suosikkilauseke – eri lausekkeet vaativat erilaisia resursseja ja osaamista, ja lausekkeet vaikuttavatkin ihan tilaushallinnon ja logistiikan käytännön prosesseihinkin. Tällöin tietämättömyys lausekkeista ja niiden vaikutuksesta oman yrityksen ja toimitusketjun toimintaan sisältää useita – joskus surkuhupaisiakin – sudenkuoppia.
”Myyminen DDP:llä Etelä-Amerikkaan on vähän kuin ampuisi itseään jalkaan”. Tämän vanhan logistiikkaviisauden lohkaisi kokenut logistiikkapäällikkö yrityksessä, jolla ei ollut paikallista yksikköä eikä edes edustajaa kyseisessä Etelä-Amerikan maassa. DDP eli Delivered Duty Paid, toimitettuna tullattuna nimettyyn määräpaikkaan voi olla yllättävän haastava maissa, joissa viranomaistoiminta ei ole ryhdikkyydessään Suomen tasoa, varsinkin jos paikalla ei ole kiirehtijää, joka tuntisi luovintatavat virallisessa (ja epävirallisessa) systeemissä toimituksen sujuvoittamiseksi tullimuodollisuuksien läpi. Kaupat tehnyt myyjäparka ei saanut Vuoden Myyjä -palkintoa, mutta passitettiin opiskelemaan Incotermsit.
Toisaalta on tärkeää huomioida muuttuvien tilanteiden myötä myös voimassa olevien asiakkuuksien toimitusehdot. Esimerkiksi Brexit-tapauksessa, DDP UK ei olekaan enää yhtä edullista myyjälle kuin ennen vaan aiheutuneiden lisäkustannusten ja -työn vuoksi tuotteen katteet saattavat tippua rajustikin.
Tullaus vaatii tarkkuutta – ja omien tuotteiden tuntemusta
Vientitullauksen peruskäsitteet kuten kuka on viejä, millaisia erilaisia vientimenettelyjä on sekä yleiskuva tullinimikkeistöstä aukenevat tutustumalla sivustomme osioon vientitullauksesta. Jo myyntivaiheessa on hyvä ymmärtää, että kun ollaan yrityksen kannalta uuden, ehkäpä eksoottisenkin maan kanssa tekemisissä, tullaus voi vaatia aikaa. Tullauksen aiheuttama työmäärä voi myös olla huomattavan iso kustannustekijä. Tämä kannattaa huomioida sekä toimitusaikalupauksissa että hinnoittelussa.
Kohdemaan viranomaisten lisäksi Kauppakamari on arvokas tietolähde eri maiden tullausmenettelyistä. Monet huolinta- ja kuljetusyhtiöt hoitavat tullauksia asiakkaidensa puolesta, ja näitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää mikäli omat sopimukset kuljetusliikkeiden kanssa ovat kunnossa. Heillä on usein hyvät tiedot ja kokemusta kohdemaiden tullausmenettelyistä.
Oman yrityksen tuotteiston hyvä tuntemus on avainasemassa myös sen varmistamisessa, ettei tulleja makseta liikaa, ja että tullaus sujuu joutuisasti ja oikein. Tarpeettoman korkeita tulliprosentteja voidaan usein välttää laillisesti ja järkevästi – ratkaisuja löytyy, kunhan tiedetään mikä on kipupiste eli minkä tyyppiselle tuotteelle, miten toimitettuna ollaan korkean tulliprosentin piirissä. Kyse on siis soveltuvien tullikoodien järkevästä käytöstä.
Esimerkiksi puolivalmisteilla ja lopputuotteilla voi olla erilaiset tulliprosentit, joten järkevät tullikoodit saadakseen voi olla tarkoituksenmukaista toimittaa tuotteita puolivalmisteina ja kokoonpanna ne kohdemaassa. Tämä ei välttämättä tarkoita edes isoa operatiivista mutkaa. Ääritapauksessa esimerkiksi virtalähteen sijainnilla voi olla vaikutusta maksettuun tulliin jossain maassa: tuotteessa kiinni oleva virtalähde voi sijoittaa koko tuotteen eri kategoriaan kuin virtalähteen erillinen toimitus (jolloin itse tuote on sinällään käyttökelvoton). Tämä voi vaikuttaa jopa siihen, mistä yrityksen kannattaa ostaa komponentit – ”komponttien EU-kansalaisuus” voi vaikuttaa monesta eri kulmasta kokonaiskustannuksiin.
Toisaalta esimerkiksi softan lisenssiavaimien toimitusreitillä voi olla joissain maissa merkitystä. Kun softaa sisältävän tuotteen toimitus ei sisällä lisenssiavaimia, sen laskussa oleva myyntihinta ja vastaavasti tullausarvo voivat olla alempia. Lisenssi kannattaa tällöin toimittaa ja laskuttaa sähköisesti, erillään itse tuotteen toimituksesta.
Dokumenttien oikeellisuuden kanssa on oltava tarkkana. Asiakkaat voi haluta erityyppisiä laskuja saadaakseen etuuksia, joihin heillä ei välttämättä olisi perusteita. Tällöin on syytä hälytyskellojen soida, ettei tietämättään sorruta väärien tullikoodien kautta vilpin yritykseen. Omien tuotteiden tuntemuksen lisäksi tarkkuus on hyve: ei kannata mennä yli siitä, mistä aita on matalin eikä kannata olettaa liikoja. Tahatonkin rikkomus voi johtaa epäilyyn tahallisuudesta, seuraamuksiin ja raskaisiin tarkastuksiin.
Tullin yritysneuvonta auttaa ratkomaan ongelmia tuotteiden tullinimikkeiden määrittelyssä, ja usein se vaatiikin tuotepäällikön ja tulliviranomaisen yhteistoimintaa. Yrityksellä on myös hyvä olla vastuuhenkilö, joka huolehtii, että tullikoodit tulevat määritellyksi heti kun uusi tuote lanseerataan. Tämä helpottaa huomattavasti tuonnin ja viennin paperihommia, sekä esimerkiksi Intrastat-raportointia.
Lisäksi on huomioitava, että myyjän on kyettävä näyttämään selvitys kaikista EU:n ulkopuolelle tehdyistä myyntitapahtumista. Eli jokaisesta EU:n ulkopuolelle tehdystä toimituksesta on saatava poistumisvahvistettu luovutuspäätös, joka on liitettävä osaksi kirjanpidon selvitystä. Jos tällaista selvitystä ei ole, myynti käsitellään kotimaan kaupan säännösten mukaisesti. Eli tästäkin syystä on tärkeää huolehtia oikeaoppisesta viennistä ja tullausprosessista. Näistä löytyy paljon lisätietoja vero.fi -sivuilta Vientikaupan arvonlisäverotuksen osiosta.
Määränpäällä on väliä
Varsinaisen tullauksen lisäksi tuotteeseen voi kohdistua erilaisia vienti- ja tuontirajoituksia (esimerkiksi softat, räjähdysherkät akut tai kaksikäyttötuotteet), tai kohdemaassa voi olla hyötyä tietystä valmistusmaasta (esim. Local content -vaatimukset USA:ssa).
Oman haasteensa muodostavat hinnoittelun kannalta myös eri maissa eri tullikoodeille asetetut tullimaksut. Eri tuotteille voi olla erilaiset tullimaksut määränpäässä, ja jos valittuna on DDP -toimitusehto, saattaa myyjälle tulla isojakin yllätyksiä kokonaiskustannuksien suhteen. Kun DDP-ehtoa käytetään viennissä, on syytä ottaa tarkkaan selvää kohdemaan tullimaksut jokaisen myytävän tuotteen osalta, sekä tietenkin selvitettävä kuljetusmaksut kyseiseen kohdemaahan.
Myös kohdemaan ALVit saattavat tulla maksettavaksi tiettyjen maiden osalta maahantuojan toimesta. Ja ALVien takaisinperintä saattaa onnistua vain, jos yritys on rekisteröitynyt verovelvolliseksi kyseiseen maahan. Eli aina ennen kuin mietitään toimitusehtoja EU:n ulkopuolisessa kaupassa, on syytä tarkastella toimitusehtojen vaikutus kokonaiskustannuksiin.
…mutta niin on alkuperälläkin
Monissa tuotteissa, esimerkiksi korkean teknologian tuotteilla alkuperämaalla voi olla iso merkitys – jotkut maat eivät välttämättä ole niin sanotusti ”hyvässä huudossa”, ja kuten kevättalven 2022 tapahtumat osoittavat, tämä voi muuttua nopeastikin. Alkuperämaan määrittely on yksinkertaista, jos kaikki raaka-aineet ja osat ovat peräisin samasta maasta missä kaikki valmistaminen on tapahtunut. Kun tämä ei toteudu, voidaan tarvita laajaakin alkuperämaalaskentaa. Suomi / EU on usein toivottu alkuperämaa. EU-alkuperämaan todentamiseen on olemassa tarkka tullin laskentakaavio
Esimerkiksi tilanne, jossa Suomeen tuodaan Kiinasta puolivalmisteita, joihin kohdistuu Suomessa kokoonpanotyötä, ei ole yksiselitteinen. Tuotteen rakenteen ja laskentamallien avulla lasketaan myyntihintoja hyödyntäen milloin alkuperämaaksi lasketaan Suomi / EU, milloin Kiina. Alkuperämaa on pystyttävä tarvittaessa perustelemaan, jopa hyödyntäen tarkkoja tuotantotietoja kuten työaika ja työajan hinta sekä valmistuksen reititykset. Monimutkaisuutta voi tulla vielä lisää esimerkiksi tilanteissa, jossa teknisesti sama komponentti voidaan ostaa yritykseen tilanteesta riippuen joko EU:n sisältä tai ulkopuolelta.
Alkuperätodistuksesta ja alkuperämaasta saat myös tarkempia tietoja sivustoltamme.
Entä kun matkan varrella on useampi maa?
Yleensä useamman maan kautta kulkeva kauppa, vaikkapa yrityksen tytäryhtiörakenteista johtuen, on kohtuullisen suoraviivaista ja ongelmatonta jos kaikki osapuolet sijaitsevat EU:ssa. Jos kyseessä on ns. triangulaarikauppa siten että mukana on EU:n ulkopuolisia toimijoita, voi tilanne muuttua. Erityistä huolellisuutta vaaditaan, jos omistuksen ja fyysisen kuljetuksen reitit eroavat toisistaan.
Esimerkki: Suomessa sijaitseva tytäryhtiö myy tuotteen Kanadassa sijaitsevalle asiakkaalle, tekee tilauksen Saksan emoyhtiöltä, joka puolestaan tekee tilaukset Kiinasta, josta tuotteet haluttaisiin toimittaa suoraan Kanadaan, mutta laskuttajana olisi suomalainen myyjäyhtiö. Periaatteessa kun dokumentit ovat kunnossa, tällaisetkin reitit ovat yleensä mahdollisia. Ne vaativat kuitenkin huolellisuutta, ja kun jokin uusi kombinaatio esiintyy ensimmäisen kerran, on syytä tarvittaessa pyytää asiantuntijoiden ja viranomaisten apua siihen, että vienti, tuonti ja verotuskäsittely saadaan toimitettua oikein.
Käytännössä on joskus pienten kauppojen suhteen osoittautunut helpommaksi ja vähemmän työlääksi kuljettaa tavarat ”ei-ihan-suorinta” reittiä, jossa yhteistyökumppanit ovat olemassa ja varmuus vaadittavien menettelyjen oikeellisuudesta on olemassa.
Kannattaa myös huomata, että tämä tilanne voi syntyä nyt jo tuttujen asiakkaidenkin kanssa, kun Iso-Britannia ei enää kuulu EU:hun.
Tukevatko tietojärjestelmät?
Kaikkiin yllämainittuihin osa-alueisiin voi lisäksi tuottaa omia kommervenkkejään yrityksen tietojärjestelmät – kuinka hyvin ne tukevat erilaisia erityistapauksia. Esimerkkinä mainittakoon sinänsä yksinkertainen tilanne: jos samaa tuotetta tai puolivalmistetta valmistetaan vaikkapa sekä Virossa että Kiinassa, taipuuko järjestelmä siihen, että samalla nimikkeellä (SKU) voi olla useampi alkuperämaa? Mutta tietojärjestelmän kokonaisvaltainen tuki tehokkaalle ja täsmälliselle vientikaupalle onkin ihan oma, suurempi tarinansa…
Lopuksi
Globaalin vientikaupan tekninen toteutus on erittäin laaja alue. Myyjällä on toivottavasti tukenaan osaava tilaushallinto / asiakaspalvelu / logistiikkaosasto yrityksen sisällä, joka kykenee hoitamaan detaljitkin tarkasti oikein. Kannattaa kuitenkin tutustua yleisellä tasolla siihen, mistä oikeasti on kyse ja pyrkiä hahmottamaan oman yrityksen tuotteistoja, yrityksen rakennetta ja toimintatapoja sekä asiakaskuntaa siten, että osaa välttää isoja sudenkuoppia ja ennakoida milloin tarvitaan lisäselvityksiä. Kun omat ja yrityksen sisäiset taidot ja detaljitason tieto eivät riitä, kannattaa hakea lisäapua viranomaisilta ja asiantuntijoilta. …ja tutustua myös tämän sivuston eri aineistoihin. Ensiavuksi esimerkiksi ”Olen viemässä ulkomaille!” sekä Vinkkejä maahantuontia EU:n ulkopuolelta aloittavalle yritykselle – osa asioista peilautuu vientiin.