Islannin tulivuorenpurkaus, Japanin tsunami, Covid, Ukrainan sota – tässä vain muutamia suurimpia maailmaa ja myös toimitusketjuja kohdanneita katastrofeja viime vuosilta. Ne osoittavat sen, että hankittavien raaka-aineiden ja tuotteiden saatavuus voi yhtäkkiä joutua kovalle koetukselle.
Kriisitilanteessa ne, jotka osaavat toimia nopeimmin onnistuvat yleensä varaamaan käyttöönsä vaihtoehtoisen kapasiteetin, esimerkiksi toisen kuljetusreitin tai toimittajan alueella johon katastrofi ei ole iskenyt. Siksi hankintatoimen riskejä on hyvä kartoittaa etukäteen ja laatia suunnitelmia siitä, miten kriisitilanteessa toimitaan saatavuuden varmistamiseksi.
Riskienhallintaan hankinnoissa suositellaan yleensä seuraavanlaista nelivaiheista prosessia:
- Tunnista riskit. Tätä varten tärkeää on kartoittaa koko toimitusketju, ei vain omat 1. portaan alihankkijat. Ostajan tulisi siis tietää mihin maihin alihankkijoiden toimitusketjut ulottuvat, ja minkälaisia riskejä siitä voi aiheutua. Tämä voi olla vaativa ja aikaavievä tehtävä, joten todennäköisesti se on kannattavaa/ mahdollista tehdä vain arvoltaan suurille ja strategisesti tärkeille hankinnoille. Riskejä tunnistaessa on hyvä muistaa, että riskit voivat johtua itse toimittajasta (esim. toimittajan likviditeetti, tuotantolaitteiston kunto, toimintatavat yms.) sekä maantieteellisistä alueista joilla toimittajat operoivat (hurrikaanien taimaanjäristysten riski, tie-infrastuktuurin puutteet, lakkojen todennäköisyys, poliittinen epävarmuus yms.). Riskit voivat liittyä esimerkiksi tuotteen ajalliseen tai määrälliseen saatavuuteen, tuotteen laatuun, toimittajan taloudelliseen vakauteen, kansainvälisten toimitusketjun säädöksiin, tietoturvaan, immateriaalioikeuksien suojaan, yrityksen brändiin, ympäristöön tai poliittisiin olosuhteisiin toimittajamaissa.
- Arvioi riskit. Riskiarvioinnissa on kaksi keskeistä seikkaa. Jokaisen tunnistetun riskin osalta pitää arvioida sen todennäköisyys tapahtua sekä sen vaikutusten suuruus yrityksen toiminnalle ja tulokselle, jos riski toteutuu. Tämän arvioinnin jälkeen seuraavissa vaiheissa tulisi keskittyä erityisesti riskeihin, joissa sekä todennäköisyys, että vaikutukset ovat suuria ja mahdollisuuksien mukaan myös niihin, joissa ainakin jompikumpi on suuri.
- Käsittele riskejä. Riskit voi joko hyväksyä, niitä voi välttää, siirtää, jakaa tai lievittää. Tapoja käsitellä riskiä ovat esim. kahden eri maissa toimivan toimittajan käyttö (tai ainakin vaihtoehtoisten toimittajien etukäteistunnistaminen), varmuusvaraston ylläpito omassa varastossa toimituskatkosten varalta, vakuutukset sekä erilaiset sopimustekniset asiat, jolla riskiä (esimerkiksi raaka-aineiden hinnannousua) jaetaan toimittajan tai oman ostajan kanssa.
- Riskien seuranta. Riskien todennäköisyys ja vaikuttavuus ei ole vakio vaan muuttuu esim. maailmanpoliittisten tilanteiden myötä. Näin ollen riskejä pitää säännöllisesti arvioida uudelleen ja todettuja vakavia riskejä seurata, jotta osataan reagoida niihin mahdollisimman nopeasti.