Yhtenä varastonohjauksen ratkaisuna voidaan pitää varastonohjauksen osittaista tai täydellistä ulkoistamista. Ulkoistamisen muotoja on erilaisia ja niitä varioidaan kunkin asiakastarpeen mukaan.
Kaupintavarasto (consignment stock)
Kaupintavarastomallissa tavarantoimittaja tuo oman varastonsa asiakkaan lähelle, mutta tuotteiden omistus pysyy myyjällä aina tuotteen käyttökirjaukseen asti. Näin varastointi ei sido asiakkaan pääomaa. Palveluntuottajana voi olla myös kolmas osapuoli.
Kaupintavaraston toiminnassa voidaan hyödyntää kahta perusmallia. Seisovan pohjavaraston mallissa palveluntuottaja perustaa varaston lähelle asiakasta ja pitää huolen sovituista varastotasoista. Varastossa olevat tuotteet ovat toimittajan omistuksessa ja laskutus tapahtuu täydennysten mukaan.
Reaaliaikaisesti päivittyvä kaupintavarasto on tarkempi ja yleisempi kuin seisovan pohjavaraston malli. Kaupintavarastojen varastosaldoja pystytään seuraaman reaaliaikaisesti, kun varastosta otot kirjataan tai kirjautuvat automaattisesti järjestelmään. Varastotäydennysehdotukset tulevat nimikkeittäin tehtyjen tarvelaskentojen mukaan. Varastonhallinnassa on mahdollista käyttää vain asiakkaan, vain toimittajan tai yhdessä toimittajan ja asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmää.
VMI (Vendor Managed Inventory)
VMI tarkoittaa varastonohjauksen ulkoistamista tavarantoimittajalle. Termille ei ole vakiintunutta suomenkielistä vastinetta. Suora käännös ”toimittajan hallinnoima varasto” kuvaa kuitenkin hyvin VMI:n perusperiaatetta. Palveluntuottaja voi olla valmistaja, jälleenmyyjä tai logistiikkaoperaattori.
VMI-toiminnassa varastohallintavastuu siirretään palveluntuottajalle. Palveluntuottaja siis hoitaa varaston täydennykset ja huolehtii varaston toimivuuden, kuten palveluastetavoitteen ja kiertotavoitteen toteutumisesta sekä tuottaa varaston tunnuslukuinformaatiota.
Periaatteessa VMI-toiminta sopii mille tahansa tuotteille. Tyypillisiä VMI-toiminnan tuotteita ovat MRO-tuotteet (Maintenance, Repair & Overhaul eli huolto-, korjaus- ja kunnossapitotuotteet), teollisuudessa käytettävät halvat massanimikkeet, toimistotarvikkeet ja myymälöiden suurimenekkiset tuotteet.
VMI-toiminnassa palveluntarjoajan ja asiakkaan tietojärjestelmät voivat olla integroidut siten, että varastosaldotiedot päivittyvät automaattisesti palveluntarjoajan tietojärjestelmään ja tilauspisteohjautuvien tuotteiden osalta hälytysrajan saavuttaminen tuottaa automaattisesti täydennystilauksen.
Usein täydennys perustuu tasavälein tapahtuvaan saldotarkistukseen ja tarpeenmukaiseen vaihtuvan eräkoon täydennykseen esimerkiksi minmax-periaatteella.
VMI-varastomallit
VMI-varastossa olevat tuotteet omistaa joko tavarantoimittaja tai asiakas. Omistus riippuu siitä maksetaanko tuotteet täydennystoimituksen vai tuotteiden käytön perusteella. Omistajuudella on merkitystä mm. sille, kenen pääomaa varastoon sitoutuu ja kenellä on vahinkovastuu tavarasta.
Hyllytyspalveluvarastossa tavaran omistaa asiakas kun taas hyllytyspalvelun sisältävässä kaupintavarastossa tavarantoimittaja omistaa tavaran. Malleista on useita eri variaatioita, jotka eroavat toiminnaltaan jonkun verran.
Hyllytyspalveluvarasto, CRP (Continuous Replenishment Program)
Hyllytyspalvelussa palveluntarjoaja vastaa asiakkaan varastotasoista ja sopivasta kierrosta hoitamalla tarvesuunnittelun sekä täydennykset. Hyllytyspalvelu-termi viittaa tavaroiden toimittamiseen niille osoitetuille paikoille asiakkaan varastossa, tuotantotiloissa, toimistossa tai myymälätilassa. Tuotteiden omistus siirtyy asiakkaalle varaston täydennyksen yhteydessä ja laskutus tapahtuu joko jokaisen täydennyksen jälkeen tai yleisemmin määräajoin toimitettavana koontilaskuna, joka vapauttaa asiakkaan jatkuvalta yksittäisten laskujen käsittelyltä.
Täydennykset tapahtuvat joko tasavälein (aikaperusteinen täydennys) tai tarvelähtöisesti (määräperusteinen täydennys). Yleisesti on käytössä tasaväliseen tarkistukseen ja vaihtuvaan eräkokoon perustuva menetelmä. Tällöin palveluntarjoaja käy asiakkaan luona säännöllisin välein ja täydentää varastot joko tilauspiste- tai minmax-menetelmän periaatteella.
Tehokkaimman varaston optimoinnin mahdollistaa asiakkaan varastojärjestelmän integrointi palveluntuottajan järjestelmään. Tällöin palveluntarjoaja voi seurata asiakkaan varastosaldoja ja ajoittaa täydennykset tarpeen mukaa. Hälytysrajaan perustuva automaattinen täydennystilaus on myös mahdollista. RFID-teknologiaan perustuvien älyhyllyjen tuottaman reaaliaikaisen saldotiedon ja automaattisen täydennystilauksen välittäminen suoraan palveluntarjoajalle mahdollistaa entistäkin tehokkaamman resurssien käytön.
Hyllytyspalvelu on asiakkaan kannalta helppo ja vähän resursseja sitova toimintamalli. Periaatteessa asiakkaan tehtäväksi hyllytyspalveluvaraston luomisessa jää vain varastotilojen osoittaminen ja täydennysperiaatteen hyväksyminen ja toiminnan aikana laskujen tarkastus, hyväksyntä ja maksaminen.
Palveluntuottajalle hyllytyspalvelu on tuottavaa toimintaa, mutta asiakaskäynteihin perustuva saldotarkastus sitoo paljon työntekijäresursseja. Integroituun varastojärjestelmään perustuva toiminta puolestaan sitoo resursseja vähän.
Kaupintavarasto ja hyllytyspalvelu
Usein kaupintavarastomalliin on liitetty myös toimittajan hyllytyspalvelu, jolloin toiminta on yksi VMI:n muodoista. Kaupinta-nimitys erottaa tavaroiden omistuksen verrattuna asiakkaan omistamiin hyllytyspalvelutuotteisiin. Kaupintavarastomallissa varaston omistaa tavarantoimittaja, jolloin asiakkaan pääomaa ei sitoudu varastoon ja myös vahinkovastuu on tavarantoimittajalla.
CMI, Co-Managed Inventory
Co-Managed Inventory voidaan kääntää yhteisohjatuksi varastoksi. Kyseessä on nimensä mukaisesti varastonohjausmalli, jossa varastonohjaukseen osallistuvat sekä palveluntuottaja että asiakas.
Yhteisohjatussa varastossa tuotteet varastoidaan asiakkaan tiloissa. Palveluntuottaja suunnittelee varastotäydennykset ja tekee niistä ehdotuksen, jonka hyväksyttää asiakkaalla. Asiakkaan hyväksymä täydennysehdotus on vahvistettu täydennystilaus. VMI:stä poiketen palveluntarjoaja ei siis toimi täysin itsenäisesti.
Ulkoistetun varaston hyödyt eri osapuolille
Asiakkaan näkökulmasta tuo varaston ulkoistaminen samanlaisia hyötyjä kuin ulkoistaminen yleensäkin: mahdollisuus keskittyä ydinliiketoimintaan, parempi kustannusten ennustettavuus ja pienemmät kiinteät kustannukset. Lisäksi varaston ulkoistaminen voi tuoda selvää säästöä pienemmän sitoutuneen pääoman muodossa sekä hyvin suunnitellun toiminnan tuoman tehokkuuden ansiosta.
Pitkäaikainen yhteistyö on usein lyhytaikaisia sopimuksia kannattavampi molemmille osapuolille. Varaston ulkoistaminen edellyttää suunnittelua ja toiminnan käynnistäminen vaatii resursseja niin asiakkaalta kuin palveluntuottajaltakin. Tästä syystä asiakkaat eivät ole halukkaita vaihtamaan palveluntuottajaa usein eivätkä ilman hyviä perusteita. Tämä helpottaa palveluntuottajan toiminnan suunnittelua ja kuten yleensäkin, myös varaston ulkoistamisessa pitkäaikaiset asiakassuhteet ovat kannattavampia kuin lyhytaikaiset.
Molempien osapuolten kannalta ulkoistamisen hyödyt saavutetaan parhaiten kun palveluntuottajan ja asiakkaan tietojärjestelmät ovat integroidut ja tieto kulutuksen ennusteista, toteutuneesta kulutuksesta sekä täydennyksistä on ajantasaisesti molempien osapuolten tiedossa.