Varaston suunnittelun lähtökohtana on tulevan varaston käyttötarkoitus; minkälaista tavaraa varastoidaan, mitkä ovat tavaravolyymit ja täydennyserien sekä lähtevien erien koot ja toimitusfrekvenssit. Myös ennakoidut muutostarpeet ajan myötä kannattaa huomioida sikäli kuin se on mahdollista.
Yleisperiaatteena voidaan todeta, että varaston suunnittelu on lähtökohta varaston tehokkaalle ja sujuvalle toiminnalle. Riittävät tilat eri toiminnoille, sujuva materiaalin virtaus ja järkevä tuotenimikkeiden sijoittelu ovat hyvät lähtökohdat. Eri tilojen sijoittelun periaatteena on hyvä pitää sitä periaatetta, että toisiinsa liittyvät toiminnot sijoitetaan lähekkäin ja minimoidaan siirtomatkat ja liikkumisen tarve.
Varaston sijainti toimitusketjussa
Varaston toiminnan tavoitteisiin vaikuttaa varaston sijainti toimitusketjussa. Toimitusketjun alkupäähän sijoittuvalle raaka-ainevarastolle on erilaiset toimintavaatimukset kuin ketjun myöhemmässä vaiheessa sijaitsevalle osa- tai moduulivarastolle tai vielä edempänä ketjussa sijaitsevalle valmistuotevarastolle. Informaation tarve, toimitusten ja täydennysten eräkoot ja frekvenssi vaihtelevat ja siten tilantarve itse varastoinnille ja siihen liittyville toiminnoille vaihtelee sen mukaisesti. Varastoitavan tavaran valmiusaste (raaka-aine, osa, moduuli, valmis tuote) vaikuttaa varastoon sitoutuvaan pääomaan ja sitä kautta kiertotavoitteeseen ja varaston kokonaistilan tarpeeseen.
Varastoitavan tavaran valmiusaste (raaka-aine, puolivalmiste, moduuli, valmis tuote) ja varaston käyttötarkoitus vaikuttavat mm. käsittelyerien kokoon, täydennys- ja toimitustiheyteen ja varastoon sitoutuneeseen pääomaan ja usein sitä kautta myös kiertotavoitteeseen. Kiertotavoite puolestaan vaikuttaa muun muassa tilan tarpeeseen sekä virtauksen ja tuotteiden sijoittelun suunnitteluun.
Tuotantoa palvelevissa varastoissa sekä tuotantotyyppi sekä varastoitavan materiaalin tyyppi vaikuttavat mm. käsittelyerien kokoon, nimikkeiden sijoitteluun sekä tarvittavaan hyllystöön ja laitteistoon. Materiaali- ja raaka-ainevarastoissa on tyypillisesti harvoja eri nimikkeitä mutta ne voivat olla tilaa vieviä ja vaatia erityiskalustoa käsittelyyn (esim. puu, metalli). Tuotannon komponenttivarastosta keräily voi tapahtua esimerkiksi tuotantoeräkohtaisesti, jolloin keräilytapahtumia voi olla runsaasti. Varastointi voi myös olla kaksitasoista: päävarastosta komponentteja, tarveaineita ja muita tuotannon tarvitsemia nimikkeitä viedään tuotantoa lähellä sijaitseviin varastopisteisiin, esimerkiksi läpivirtaushyllyihin (ns. supermarketit) josta niitä on helppo ottaa käyttöön tuotannon tarvitsemia määriä.
Tuotannossa voi myös sijaita välivarastoja, joissa varastoidaan puolivalmisteita tuotantovaiheiden välillä. Näissä varastoissa erityisen tärkeää olisi nopea läpivirtaus, ja nämä tulisikin ymmärtää puskureina ennemmin kuin varsinaisina varastoina.
Valmistuotevaraston osalta sen toimintaan, mm. saapuvaan ja lähtevään eräkokoon vaikuttaa varaston sijainti toimitusketjussa – onko kyseessä tuotannonjälkeinen varasto, keskusvarasto vai jakeluvarasto ja ovatko asiakkaat yrityksiä vai kuluttajia. Tyypillisesti tuotantolaitoksen varastosta ja keskusvarastosta lähtevät erät ovat suurempia kuin jakeluvarastosta lähtevät erät ja käsittelytilan tarve on siten suurempi.
Varastoitavan tavaran ominaisuudet
Varastoitavan materiaalin, osan tai tuotteen ominaisuudet vaikuttavat varaston suunnitteluun monin tavoin. Volyymit (varastointi- ja käsittelytilojen tarve), varasto-olosuhteet (lämpötila, kosteus), käsittelyvaatimukset (hyllyt, siirtokalusto, pakkausmateriaalit, -laitteet ja –tilat, varastopaikkajärjestelmä) ja muut varastoitavan tavaran käsittelyyn vaikuttavat seikat on huomioitava mahdollisimman varhaisessa suunnittelun vaiheessa.
Tuotteilla on erilaisia vaatimuksia esimerkiksi varastointilämpötilan ja kosteuden sekä varaston hygienian suhteen. Käsiteltävät yksiköt ratkaisevat tarvittavan tekniikan, kuten hyllyjen ja siirto- ym. käsittelykaluston ominaisuudet. Eri käyttötarkoitus puolestaan ratkaisee esimerkiksi hyllytilan ja käsittelytilan tarpeen sekä vastaanotto- ja lähetysalueen koon. Myös varastopaikkajärjestelmän valinnassa on huomioitava varaston käyttötarve.
Koko varasto voi olla erityisolosuhdevarasto (esim. kylmävarasto) tai siinä voi olla erilaisia varastointiolosuhteita varten erillisiä osia. Koko varasto voi olla varattu tietynlaisten yksiköiden varastointiin (esim. lavoille) tai siinä voi olla erilaisia hyllystöjä ja lattiapintaa varattuna erilaisille varastointiyksiköille.
Asiakkaiden tarpeet
Myös erilaisten asiakkaiden tarpeet ja varaston sijainti asiakkaisiin nähden vaikuttavat varastotilan ja toimintojen vaatiman tilan tarpeeseen. Yritysasiakkaiden (business to business, B2B) ja kuluttajien (business to consumers, B2C) vaatimukset ovat erilaiset
Palveluastevaatimus on usein korkeampi yritysasiakkailla kuin kuluttaja-asiaikkailla. Jos varasto palvelee toimitusketjussa seuraavana sijaitsevaa tuotantolaitosta, on toimitusten täsmällisyysvaatimus sekä palveluastevaatimus usein 100 %, sillä tuotannon raaka-aineiden tai osien saatavuus on turvattava. Myös kaupan portaiden palvelemisessa toimitusten oikea-aikaisuus ja korkea palveluaste ovat yhä keskeisempiä tekijöitä kun kysyntä-toimitusketjulta edellytetään toimivuutta ja kustannustehokkuutta. Kuluttaja-asiakkaita palvelevassa varastossa voidaan palveluastetavoitetta muokata tuotekohtaisesti tuotteiden merkittävyyden mukaan. Mitä korkeampi on varaston palveluastetavoite, sitä enemmän tarvitaan varastotilaa erityisesti tuotteille, joiden kysynnän vaihtelua on vaikea ennakoida ja riittävän palveluasteen saavuttaminen edellyttää varmuusvaraston ylläpitämistä.
Myös toimituksille asetettavat vaatimukset ovat usein tiukemmat B2B-markkinoilla kuin B2C-markkinoilla. B2B-toimituksissa edellytetään usein lyhyempää tilauksen läpimenoaikaa sekä täsmällisemmin ajoitettuja toimituksia, jolloin pakkaus- ja lähetysalueen tilantarve, suunnittelu- ja aikataulutusresurssien tarve sekä henkilöstötarve voi olla suurempi kuin B2C –toimituksissa.
Asiakkaiden sijainti varastoon nähden vaikuttaa jossain määrin toimituseräkokoon siten, että lähialuetta voidaan palvella pienemmin kertatoimituserin kuin kaukana sijaitsevia asiakkaita. Kokonaiskustannusten minimointi johtaa taloudellisen eräkoon kasvamiseen pitkillä kuljetusmatkoilla. Siten kaukana asiakkaista sijaitsevasta varastosta toimitetaan asiakaskohtaisesti harvemmalla frekvenssillä ja suurempia eriä kuin lähellä asiakkaita sijaitsevasta varastosta ja myös toimitusten yhdistelyn tarve on suurempi. Lähetysalueen tilantarpeen suunnittelussa on huomioitava kerralla käsittelyssä olevien lähetysten volyymit.
Myös kysynnän luonne vaikuttaa varastointitilan sekä eri toimintojen tilantarpeeseen. Tasainen kysyntä mahdollistaa tehokkaan tilankäytön kun vastaanotto-, varastointi- sekä lähetysalueen tilantarve pysyy suhteellisen vakiona. Kausiluonteinen kysyntä puolestaan johtaa tilankäytön tarpeessa huippujen ja vähäisen tarpeen vaihteluun ja asettaa tilan ja tilankäytön suunnittelulle suuremmat haasteet.
Kuljetusmuoto ja -pakkaus
Saapuvan ja lähtevän tavaran kuljetusmuoto ja kuljetuspakkaus sekä –yksikkö vaikuttavat vastaanotto- ja lastauslaiturin sijaintiin, varusteluun sekä kokoon.
Jos varastossa tapahtuu pakkaamista tai pakkausten purkamista (esim. siirtokuormauksen yhteydessä), on huomattava että niin uusi kuin käytettykin pakkausmateriaali tarvitsee omat tilansa, jotka sijaitsevat mahdollisimman lähellä käsittelytiloja.
Pakkaamistarve riippuu paitsi tuotteesta, myös käytettävästä kuljetusmuodosta sekä kuljetusmatkan pituudesta. Pakkaamistarve vaikuttaa pakkausalueen varustelu- ja tilatarpeeseen sekä pakkausmateriaalien ja pakkausjätteen tila- ja sijaintipaikkavaatimuksiin. Pakkauksista syntyvän kierrätettävän ja kaatopaikkajätteen säilytys kannattaa suunnitella siten, että ne eivät haittaa varaston toimintoja. Pakkausmateriaalille voi olla useita sijoituspaikkoja pakkausalueen eri osissa ja lisäksi isompi täydennysvarasto etäämpänä pakkaustoiminnoista.
Tilan tarve
Jokaiselle varastossa varastoitavalle tuotteelle, toimintaan liittyvälle tarvikkeelle ja tapahtuvalle toiminnolle on määriteltävä riittävät tilat, jotta varaston toiminta olisi sujuvaa ja tehokasta. Koko varaston vaatima tila riippuu kerralla varastoitavan tavaran määrästä, johon vaikuttavat mm. varaston toiminnan luonne, tuotesortimentti, kierto ja täydennysmenetelmä.
Varastotilan tarpeen mitoituksessa voidaan käyttää tiettyjä perusperiaatteita. Karkeasti voidaan tilantarve laskea siitä mikä on varastoitavan yksikön (lava, häkki, nimike…) tilantarve ja kerralla varastoitava yksikkömäärä (yksikön tilantarve * yksikkömäärä) ja lisäämällä 10 % käsittelytilaa. Hankalasti käsiteltävät tuotteet, esimerkiksi pitkä tai muuten isokokoinen tai hankalan muotoinen tavara vaativat enemmän käsittelytilaa kuin kompakti varastointiyksikkö.
Mikäli varastoitava tavara soveltuu tilankäytöltään tehokkaaseen syväkuormausvarastointiin tai yksiköt voidaan pinota päällekkäin, kannattaa nämä tilantarvetta vähentävät varastointimahdollisuuden huomioida suunnittelussa.
Mikäli varastossa tapahtuu siirtokuormausta (cross docking), on sen vaatima käsittelytilantarve huomioitava. Siirtokuormauskäsittely ei saa haitata saapuvan tai lähtevän tavaran käsittelyä, mutta toiminnon on tapahduttava siten, että materiaalivirta voidaan järjestää mahdollisimman sujuvaksi ja siten siirtokuormauskäsittely usein on järkevää sijoittaa joko vastaanotto- tai lähetysalueen välittömään läheisyyteen. Jatkokuljetusta odottavalle siirtokuormaustavaralle on oltava riittävästi tilaa ja se on suunniteltava siten, että käsittelytarve on minimoitu eikä ylimääräisiä siirtoja tarvita.
Sivu päivitetty / tarkistettu 30.10.2018.