Logistisia toimintoja mittaamalla voidaan selvittää, miten tehokasta ja laadukasta organisaation logistiikka on. Mittareiden avulla omaa toimintaa voidaan verrata muiden yritysten ja organisaatioiden toimintaan. Vertaamisen lisäksi mittareiden avulla voidaan seurata oman toiminnan kehittymistä. Mittareita käytetään myös välineenä, jonka avulla organisaation strategia saadaan muutettua ymmärrettävään ja toimintaa ohjaavaan muotoon. Logistiikan näkökulmasta keskeisiä mittareita ovat
- Kiertonopeus ja riitto
- Toimitusaika ja -varmuus
- Prosessin tehokkuusmittarit
- Prosessin laatumittarit
- Kapasiteetin käyttöaste.
Kiertonopeus ja riitto
Logistiikassa on useita vakiintuneita mittareita, joita käytetään ympäri maailmaa. Yksi käytetyimpiä mittareita on varaston kiertonopeus. Se kertoo kuinka monta kertaa varastossa oleva tavara vaihtuu tai ikään kuin kiertää vuoden aikana. Jos kiertonopeus on kuusi, niin varastossa oleva tavara laskennallisesti vaihtuu kuusi kertaa vuodessa. Miksi tämä on oleellinen tieto? Kiertonopeuden avulla seurataan varastoihin sitoutuneen pääoman määrää. Mitä korkeampi kierto, sitä vähemmän pääomaa sitoutuu varastossa oleviin raaka-aineisiin, puolivalmisteisiin, komponentteihin ja valmiisiin tuotteisiin.
Kiertonopeus saadaan laskettua kaavalla:
Kiertonopeus = vuosikysyntä / keskivarasto
Jos yritys myy 1000 kappaletta vuodessa ja pitää varastossa keskimäärin 200 kappaletta, niin kiertonopeus on 1000/200 = 5.
Kiertonopeutta voi siis kasvattaa joko myyntiä lisäämällä tai varastotasoja laskemalla. Koko varaston kiertonopeuden laskeminen kappaleiden avulla on käytännössä usein mahdotonta, minkä vuoksi se lasketaan rahallisen arvon perusteella. Tällöin Kiertonopeus saadaan jakamalla myytyjen tuotteiden kustannukset keskivarastoarvolla. Myytyjen tuotteiden kustannuksilla tarkoitetaan tuotteiden omakustannehintaista myyntiä eli myyntiarvoa ilman katetta.
Riitto on toinen mittari, jonka avulla seurataan varastoihin sitoutunutta pääomaa. Se ilmaisee, kuinka moneksi päiväksi varastossa on tuotteita. Jos riitto on 30 päivää, niin varastossa on tuotteita keskimäärin 30 päiväksi. On kuitenkin huomattava, että kyseessä on laskennallinen luku. Jos tuotteiden myynti onkin kaksinkertainen ennakoituun nähden, niin tuotteita riittää silloin vain 15 päiväksi. Riitto voidaan laskea esimerkiksi kiertonopeuden avulla näin:
Riitto = 365 d / kiertonopeus
Jos kiertonopeus on 6, niin riitto on silloin 365 / 6 eli noin 61 päivää. Riitto voidaan laskea myös sijoittamalla kiertonopeuden kaava edelliseen yhtälöön:
Riitto = keskivarasto * 365 d / vuosikysyntä
Varastoihin sitoutuneen pääoman seurannan lisäksi riittoa hyödynnetään myös esimerkiksi täydennystilausten suunnittelussa ja varmuusvarastojen määrittämisessä.
Toimitusaika ja -varmuus
Toimitusaika on logistiikan keskeisiä mittareita. Toimitusajan pituus vaihtelee paljon yrityksen strategian ja markkinatilanteen mukaan. Silloin kun yritys valmistaa tuotteita valmiiksi varastoon, niin toimitusaika muodostuu tuotteen varastokeräilystä ja kuljetusajasta. Jos kyseessä on kotimainen toimitus, niin toimitusaika on muutamia päiviä. Jos yritys taas valmistaa tai hankkii tuotteen vasta saatuaan asiakastilauksen, niin toimitusaika pitenee. Toimitusaikaan tulee mukaan valmistus- tai hankinta-aika ja niihin liittyvät viiveet. Jos tuote menee valmistukseen, niin merkittävin viive tulee yleensä siitä, kun tuote odottaa omaa valmistusvuoroaan. Ääritilanne toimitusajan suhteen on sellainen, jossa tuotteen suunnittelu aloitetaan vasta asiakkaan tilauksesta. Silloin toimitusaika voi olla hyvinkin pitkä, jopa vuosia. Toinen ääripää on tilanne, jossa asiakas hakee itse tuotteet kaupan hyllyltä. Tällöin toimitusajan voidaan ajatella olevan nolla.
Myös markkinatilanteella on merkittävä vaikutus toimitusaikoihin. Jos kysyntää on enemmän kuin tarjontaa, niin toimitusajat lähtevät venymään. Näin kävi muun muassa covid-pandemian aikana useissa elektroniikkaa sisältävissä tuotteissa. Toimitusaikoihin vaikuttaa myös asiakkaan merkitys tavarantoimittajalle. Ison asiakkaan toimitusajat saattavat olla huomattavan paljon lyhyempiä kuin liiketoiminnan näkökulmasta vähemmän merkityksellisen asiakkaan.
Toimitusaikojen pitävyyttä mitataan toimitusvarmuudella. Sen ohella käytetään myös käsitteitä toimituskyky, saatavuus ja palveluaste. Näistä kullekin voidaan antaa hieman toisistaan poikkeavia määritelmiä. Kaikkien tarkoitus on kuitenkin kuvata toimituksen onnistumista. Jos asiakas teki 100 tilausta edellisenä vuonna ja niistä 96 toimitettiin onnistuneesti, niin toimitusvarmuus on silloin 96 %.
Toimitusvarmuus-% = onnistuneet toimitukset / kaikki toimitukset * 100 %
Toimituksen epäonnistuminen on voinut johtua esimerkiksi virheellisestä määrästä, viallisesta tuotteesta tai toimituksen myöhästymisestä. Käytännön toiminnassa toimitusvarmuutta mitataan ja lasketaan hyvin monella eri tavalla. Eri yritysten lukuja ei pidäkään verrata suoraan toisiinsa, jos ei ole tietoa, miten toimitusvarmuus on laskettu.
Prosessin tehokkuusmittarit
Logistisen prosessin tehokkuutta mitataan pääasiassa kahdella tavalla. Ensimmäisessä tavassa mitataan, kuinka paljon yhden suoritteen toteuttaminen maksaa. Kyse voi olla esimerkiksi tilausrivin keräämisestä, tuotteen pakkaamisesta, auton lastaamisesta tai mistä vain toiminnosta. Toisessa tavassa mitataan, montako suoritetta määrätyssä aikayksikössä saadaan tehtyä. Esimerkiksi montako tilausriviä saadaan kerättyä tai tuotetta pakattua yhden tunnin aikana. Molemmilla tavoilla voidaan mitata lähes mitä tahansa logistista tai muuta toimintoa.
Laskenta voidaan tehdä siten, että käytetään esimerkiksi koko edellisen vuoden tietoja:
Tilausrivin kustannus (€/rivi) = toiminnan vuosikustannukset / kerätyt rivit vuodessa
Keräilytehokkuus (riviä/h) = kerätyt rivit vuodessa / keräilyyn käytetyt tunnit vuodessa
Kuljetuksissa vastaavia esimerkkejä ovat muun muassa yhden tonnin kuljettamisen kustannus yhden kilometrin matkalta ja asiakkaille tehdyt toimitukset tunnin aikana.
Tonnikilometrin kustannus (€/tkm) = kuljetuskustannukset / kuljetetut tonnit * kuljetetut kilometrit
Toimitustehokkuus (toimitukset/h) = toimitukset / toimituksiin käytetyt tunnit
Prosessin laatumittarit
Tehokkuuden rinnalla on tärkeää mitata myös toiminnan laadukkuutta. Jos mitataan vain tehokkuutta, niin todennäköisesti saadaan tehokasta toimintaa huonolla laadulla. Vastaavasti jos käytetään vain laatumittareita, niin toiminta on laadukasta, muttei kovin tehokasta. Hyvää lopputulosta voidaan odottaa käyttämällä tasapainoisesti molempia. Laatua mitataan usein mittaamalla joko virheellisten tai oikeiden suoritusten määrää suhteutettuna kaikkiin suorituksiin.
Tällaisia mittareita ovat esimerkiksi
- keräilyvirhe-%
- asiakasreklamaatio-%
- ja aiemmin mainittu toimitusvarmuus-%.
Keräilyvirhe-% = virheellisesti kerätyt rivit / kaikki kerätyt rivit * 100 %
Asiakasreklamaatio-% = reklamoidut toimitukset / kaikki toimitukset * 100 %
Toimitusvarmuus-% = onnistuneet toimitukset / kaikki toimitukset * 100 %
Keräilyvirhe- ja asiakasreklamaatiomittarit eivät ole kovin luotettavia. Esimerkiksi asiakasreklamaatiot eivät kerro todellisten virheiden määrästä vaan ainoastaan siitä, kuinka paljon asiakkaat ovat niistä reklamoineet. Mittari on kuitenkin käyttökelpoinen oman toiminnan kehityksen seurannassa. Jos reklamaatioiden määrä kasvaa, niin on tärkeää selvittää, mistä se johtuu. Yleisesti ottaen on suositeltavampaa mitata asioita myönteisestä näkökulmasta. Käytännössä tämä tarkoittaisi, ettei mitattaisikaan keräilyvirheitä vaan onnistuneita keräilyjä. Tuloksena ei siten olisi esimerkiksi 0,4 % virheitä, vaan 99,6 % onnistumisia.
Onnistunut keräily -% = onnistuneesti kerätyt rivit / kaikki kerätyt rivit * 100 %
Laatua mitataan toisinaan myös niin sanotuilla pehmeillä mittareilla. Niillä tarkoitetaan mittareita, jotka pohjautuvat mielipiteisiin. Käytännön esimerkkinä pehmeästä laatumittarista on asiakkaille tehty kysely, jossa kysytään, mitä mieltä he ovat yrityksen toimitusten laadukkuudesta.
Kapasiteetin käyttöaste
Kapasiteetin käyttöasteella on merkittävä vaikutus toiminnan kannattavuuteen. Kapasiteetilla tarkoitetaan yleensä sekä laite-, kone- että henkilöstökapasiteettia. Kuljetuksissa laitteet ja koneet tarkoittavat autoja, junia, laivoja ja lentokoneita ja varastomaailmassa trukkeja, kuljettimia ja varastohyllyjä. Perusperiaatteena kapasiteetin käyttöasteelle on se, että mitä kalliimpi laite tai kone, sitä tärkeämpää korkea käyttöaste on. Konttilaivan tulee olla minimaalinen aika satamassa ja maksimaalinen aika merellä. Kapasiteetin käyttöaste voidaan laskea ajan perusteella vertaamalla koneen käyttöaikaa kokonaisaikaan.
Kapasiteetin käyttöaste = käyttöaika / kokonaisaika * 100 %
Jos toimitaan ympärivuorokauden eli 24 tuntia ja kone on ollut käytössä 18 tuntia, niin käyttöaste on 18 h / 24 h = 75 %. Kapasiteetin käyttöastetta voidaan laskea myös muilla tavoin. Esimerkiksi kuormatilan täyttöaste saadaan vertaamalla käytettyä kuormatilaa käytettävissä olevaan kuormatilaan.
Kuormatilan täyttöaste = käytetty kuormatila / kokonaiskuormatila * 100 %
Vastaavilla periaatteilla voidaan laskea tyhjänä ajo-% ja tehollinen ajoaika-% ja niin edelleen. Kapasiteetin käyttöasteen kohdalla on muistettava, että korkea käyttöaste ei ole itsetarkoitus. Esimerkiksi konetta ei kannata käyttää tuotteen tuottamiseen, jos tuotteella ei ole kysyntää. Samoin jakelureittiä ei kannatta jättää optimoimatta, vaikka se johtaisi huonompaan käyttöasteeseen. Kysynnän ollessa tasaista kapasiteetin sovittaminen kysyntään ja korkean käyttöasteen saavuttaminen on suhteellisen helppoa. Vastaavasti kysynnän vaihdellessa voimakkaasti korkean käyttöasteen saavuttaminen on haasteellisempaa.
Logistiikan mittaristo
Omaan toimintaan soveltuvista mittareista muodostetaan tavallisesti mittaristo. Mittaristosta käytetään myös termiä tuloskortti. Mittaristojen yhteydessä käytetään usein kirjainlyhennettä KPI, joka muodostuu sanoista key performance indicators eli avain suorituskykymittarit. Mittariston tulisi pohjautua organisaation tai sen halutun osan strategiaan. Mittariston tulisi huomioida mahdollisimman tasapainoisesti toiminnan eri ulottuvuuksia kuten tehokkuutta ja laatua.
Mittaristoissa joudutaan tasapainoilemaan kahden ääripään välillä. Toisessa ääripäässä ovat mittarit, joihin yksittäinen työntekijä pystyy maksimaalisesti vaikuttamaan. Esimerkiksi keräilytehokkuus voi toimia tällaisena mittarina. Jos mittaristossa on pelkästään maksimaalisen vaikutuksen mittareita, niin se johtaa herkästi näiden tekijöiden korostumiseen kokonaisuuden kustannuksella. Tätä kutsutaan osaoptimoinniksi.
Toisessa ääripäässä ovat mittarit, joilla mitataan isompia kokonaisuuksia. Esimerkiksi koko yrityksen liiketulos on tällainen. Varsinkin isommassa yrityksessä yksittäisen työntekijän vaikutusmahdollisuus koko yrityksen tulokseen on varsin rajallinen. Hyvin tehdyssä mittaristossa on kuitenkin mukana myös isomman tason mittareita. Niiden tehtävänä on pienentää osaoptimointia ja ohjata yksittäisen työntekijän ajattelua ja toimintaa palvelemaan kokonaisuutta.
Mittaristoa rakennettaessa yksittäisen mittarin soveltuvuutta mittaristoon voidaan selvittää muutaman avainkysymyksen avulla:
- Halutaanko työntekijöiden muuttavan käyttäytymistään mittarin sisällön mukaisesti?
- Mittaako mittari sitä, mitä sen halutaan mittaavan?
- Saadaanko mittariin kerättyä luotettavaa tietoa?
- Ovatko mittaamisesta saadut hyödyt suuremmat kuin siitä aiheutuvat kustannukset?