Sivu päivitetty / tarkistettu 13.1.2026.
Logistiikkatoimintojen ulkoistaminen on varsin yleistä ja keskeisiä syitä ulkoistamiselle ovat:
- Yrityksellä ei ole sopivia tiloja tai kalustoa
- Yritys ei halua investoida tiloihin, järjestelmiin tai omaan osaamiseen
- Yritys ei halua opetella uutta toimintaa
- Yritys haluaa luopua toiminnasta
- Kiinteät kustannukset saadaan muuttuviksi kustannuksiksi
- Parempi tietous logistiikan aiheuttamista kustannuksista
- Kustannussäästöt
- Toiminnan joustavuuden parantaminen
- Laajemman palvelutason saavuttaminen
- Paremman teknologian käyttöönotto
Ulkoistuksessa on hyvä muistaa, että uusi palveluntuottaja on kiinteä osa yrityksen toimitusketjun hallintaa, sen takia tarkka palvelunkuvaus (-manuaali) on tehtävä. esim. varaston ulkoistamisessa huomioitavia asioita ovat;
- Toimintaympäristö ja toimintamallit
- Ulkoistamisen lähtökohdat ja tavoitteet
- Tuotteet, kuormankantajat ja tavaravirrat
- Toiminnan kausiluontoisuus
- Tehtävät työt, suoritemäärät, säännöt ja aikataulut
- Siirrot ja käsittelytyö, tarkastukset, asiakaspalvelu, palautukset, inventointi, tiedonvälitys, ilmoitukset, raportointi
- Toimintatapa
- Toimitusrytmi, operatiivinen tiedonsiirto, työajat
- Yhteydenpito
- Toimituskulujen käsittely
- Pakkaus-, lomake- ja muut kulut
- Yksilöintivälineet (lavat, rullakot, laatikot)
- Vakuutukset
- Siirtyvät resurssit
- Henkilöstö, tilat, laitteet, järjestelmät
- Hinnoittelu-, hinnantarkastus- ja laskutusperiaatteet
- Tarjous/sopimusprosessin vaiheet ja aikataulut
- Runkosopimuksella määritellään tilaajan ja palvelutuottajan yhteistoiminnan puutteet ja yleiset menettelytavat
- Palvelusopimuksilla sovitaan kunkin yksittäisen palvelun sisällöstä ja menettelytavoista ja laskutusperusteista
- Siirtymävaiheen sopimuksilla hoidetaan toiminnan, henkilökunnan ja omaisuuden siirroista johtuvat järjestelyt
- Sopivilla yleisillä sopimusehdoilla voidaan yksinkertaistaa varsinaisten sopimusten sisältöä ja vähentää työmäärää
Fyysisen muuton suunnittelu
Nykyinen kiinteistö
- Tilan käytön lopettamisen suunnittelu (paljon asioita)
- Kiinteistön ja käyttöomaisuuden ratkaisut
- Vaihto-omaisuuden toimenpiteet (tuotteet)
- Palveluihin liittyvien sopimuksien lopettaminen
- Muuton suunnittelu (huomioi liiketoiminnan tarpeet)
- Inventointi ja siirtotekniikka- ja dokumentaatio
- Aikataulut, henkilöstö, kalusto ja kuljetus
- Työnjohtaminen ja poikkeamienhallinta
- Operatiivinen toteuttaminen (varaudu poikkeamiin)
- Lähtevän volyymin kerääminen
- Ohjeiden toteuttaminen (tärkeää)
- Kuljetuksen rytmitys ja vuorovaikutus
- Muuton jälkeinen toiminta
- Kiinteistön tyhjennys ja siivous (iso työ)
- Käyttöomaisuus ratkaisujen toteuttaminen
Uusi kiinteistö
- Varaston infran tarkastaminen
- Varaston kiinteistön ja laitteiden toiminta
- Volyymisuunnittelu, ohjeet ja ohjaus
- Henkilöstön ja trukkien riittävyys
- Tavaran saapuminen
- Kutsuohjatun kuljetuksen ohjaus
- Vastaanoton ja hyllytyksen toteuttaminen (hyllytys lähes aina pullonkaula)
- Poikkeamien hallinta, siisteyden ja järjestyksen ylläpitäminen
- Lähettämisen aloittaminen
- Teknologian ja laitteiden testaaminen
- Keräilylogiikan toteuttaminen (uusi/vanha varasto)
- Toiminnan vakiinnuttaminen
Keskeisimmät muuton ongelmat
- Uuden varaston toiminnallinen epävakaus
- Keskeneräinen, toimimaton esim. lastauslaiturit, lukitus, luvat, sähköt, piha-alueet, ilmastointi, tietotekniikka, siivous, asennukset, trukkeja ja laitteita puuttuu
- Tuotevalikoiman jalostus jää tekemättä
- Siirretään epäkurantti tavara, saldoheittoja, vanhat mainos- ja markkinointimateriaalit muutetaan uuteen tilaan, vanhojen tuotteiden poistaminen ei toimi, siirretään ongelmat uuteen paikkaan, kesken eräiset prosessit kuten esim. asiakaspalautuksien käsittely jää kesken.
- Henkilöstön työsuorite ylimitoitetaan uudessa tilassa
- Alkuvaiheen tehokkuus laskee dramaattisesti uudessa tiloissa jossa uudet trukit ja laitteet
- Pahimmillaan muutto ja toimittaminen tapahtuu samaan aikaan (on muutto ja saapuvaa tavaraa vastaanotossa)
- Toiminnalliset ja taloudelliset haasteet
- Palvelutaso yleensä heikkenee (mikäli ei, niin muutto usein pitkällä jaksolla jolloin kustannukset kasvavat)
- Liiketoiminnan ja varaston toiminnan yhteensovittaminen
Onnistuneen ulkoistamisen edellytyksenä on, että olemme tarjous/sopimusvaiheessa käyneet palvelukuvauksen tarkasti läpi ja molemmat osapuolet haluavat toteuttaa sitä. Usein ongelmat liittyvät odotusarvoihin, että kaikki toimii kuten ennenkin oli siitä sovittu tai ei. Ohessa suurimmat ongelmat niiden ratkaisukeinot.
- Tehoton yhteistyön hallinta/ johtamisjärjestelmän rakenne ja toteutus
- Ongelmat arvioinnissa ja seurannassa/ Palvelun osaaminen ja ohjaus
- Piilokustannukset/ Ostetun palvelun määrittely
- Kontrollin häviäminen/ Palvelukuvaukset ja luottamus
- Hiljaisen tiedon häviäminen/ Prosessi- ja laatujohtaminen
- Yrityksen poikkeavat kulttuurit/ Informaation jakaminen
- Toiminnan osaamisen väheneminen/ Osaamisen kehittäminen
- Riippuvuus palvelun tuottajasta/ Benchmarking