Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, että palvelut hankitaan samalla systemaattisella hankintaprosessilla, jota käytetään muutenkin tavaroiden ja raaka-aineiden hankinnassa. Muutama seikka kuitenkin korostuu palveluhankintoja tehdessä:
- Hankittavan palvelun luonne. Palveluhankinnoissa on ymmärrettävä palvelun luonne, sillä se vaikuttaa seikkoihin jonka perusteella toimittajavalinta tehdään. Jos hankitaan tuotekehityspalvelua, valinnassa painottuvat eri seikat kuin vaikkapa aulapalvelua hankittaessa. Tuotekehityspalvelun osalta huomio kiinnittyy enemmän toimittajan innovatiivisuuteen, ja aulapalveluiden kohdalla ehkä toimittajan tehokkuuteen.
- Hinnan vs. laadullisten kriteerien merkitys. Esimerkiksi arvoa tuottavien palveluiden, kuten vaikkapa markkinointipalveluiden kohdalla hinta ei kerro toimittajan kyvystä laatia yritykselle tehokas mainoskampanja. Vaikka hintavertailu on osa systemaattista hankintaprosessia, palveluhankintojen kohdalla korostuvat myös muut tekijät: laatu, osaaminen, henkilöstö. Systemaattisen hankintaprosessin aikana tulisi pystyä arvioimaan toimittajan projektitiimin osaamista ja kokemusta, asiakasreferenssejä tai toimittajan saamia alan tunnustuksia tai sertifikaatteja. Hintaa, näitä muita tärkeitä tekijöitä ja niiden keskinäisiä painotuksia onkin syytä miettiä huolella.
- Vuorovaikutuksen merkitys. Toimittajayritys ja ostajayritys (näissä työskentelevät ihmiset) tekevät palveluiden tiimoilta usein tiivistä yhteistyötä. Sanotaankin, että palvelut tuotetaan ja niihin liittyvä lisäarvo luodaan yhdessä vuorovaikutuksessa. Toimittajavalinnan osalta keskeinen kysymys kuuluu, miten tätä vuorovaikutuskykyä voidaan arvioida? Jotkut yritykset pitävät yhteisiä työpajoja potentiaalisten palvelutoimittajien kanssa osana systemaattista hankintaprosessia. Näissä pyritään testaamaan yhteistyön sujuvuutta ja arvioimaan, miten yhteistyö eri ihmisten välillä toimii.
- Yhteistyö hankinnan ja yrityksen muiden toimintojen välillä. Palveluhankintoja on perinteisesti tehty paljon muualla kuin hankintaosastolla. Palveluhankinnoissa on kuitenkin hyvä paikka tehostaa sisäistä yhteistyötä hankinnan ja yrityksen muiden toimintojen välillä. Esimerkiksi markkinointipalveluiden hankinnassa yritysviestinnässä työskentelevillä on luonnollisesti paras näppituntuma toimittajalta vaadittaviin kykyihin ja osaamiseen; heillä voi olla myös arvokasta hiljaista tietoa yhteistyöstä eri palvelutoimittajien kanssa. Hankintaosaajat voivat taas tuoda keskusteluun toimittajamarkkinaosaamistaan ja varmistaa, että hankinta noudattaa systemaattista hankintaprosessia. Sisäinen yhteistyö on paras tapa sitouttaa eri osapuolet toimittajavalintaan ja varmistaa että kaikki osapuolet saavat äänensä kuuluviin.
Lisää luettavaa:
Jussi Heikkilä, Mervi Vuori, Jari A.T. Laine. 2013. Purchasing business services. Teknova Oy.