Projektit ovat kertaluontoisia suorituksia
Olet aloittamassa projektia lukemalla tämän luvun opintomateriaalista. Voit palata tähän tekstiin uudestaankin, mutta jatkuvaa toimintaa sinulle tekstin lukemisesta tuskin tulee. Samalla tavalla logistiikan kurssin suorittaminen tai ylioppilaaksi pääseminen ovat projekteja. Projekti voidaankin määritellä kertaluontoiseksi suoritukseksi, jossa päämäärä on selvillä. Tähän päämäärään pyritään antamalla tietty hallittu panostus. Kurssin suorittaminen on hyvä esimerkki. Asetat itsellesi tavoitteet ja valmiuden panostukseesi. Tämän jälkeen pidät kiinni antamistasi lupauksista, ja luultavammin kurssi menee odottamallasi tavalla. Pienellä panostuksen lisäyksellä voisit nostaa myös tavoitettasi. Toki emme ole useinkaan vain yhden projektin kimpussa kerrallaan. Toiseen projektiin panostaminen saattaa syödä resursseja toisesta projektistamme.
Nykyisin myös yritysmaailmassa projekteista on tullut kasvava trendi. Asiakkaat haluavat itselleen räätälöityjä paketteja. Yrityksen tarjoama bulkkituote – ”sama tuote kaikille”- ei enää välttämättä kelpaakaan. Asiakkaista ja heidän tarpeidensa kuuntelusta ja täytäntöönpanosta tulee enemmänkin projekti kuin jokapäiväistä ”liukuhihnatyötä”. Samaten ostamiemme tuotteiden elinkaari lyhenee erilaisten muotisuuntausten ja teknologian kehityksen myötä. Tämän vuoksi yritykset eivät voi tuottaa samaa tuotetta kovinkaan pitkään kannattavasti. Myös hyödykkeiden tuotannossa projektiajattelu on lisääntynyt.
Projekteissa onkin paljon hyvää. Ryhmä hioutuu projektia tehdessään. Toisilta voi oppia. Joustavuus lisääntyy, kun sinun ei tarvitse keskittyä kuin juuri tuohon projektiin. Kaikki ryhmätyötä tehneet kuitenkin tietävät, miten ryhmässä joku jäsenistä saattaa sanoutua irti projektista panostamalla siihen ainoastaan laittamalla nimensä työhön. Projektin jäsenten kemiat eivät aina myöskään kohtaa, tai työlle on asetettu liian suuria toiveita panostusmahdollisuuksiin nähden. Tavoitteet voivat olla myös täysin epärealistisia, jolloin stressi (johtuen tavoitteen ja toteutuneen välisestä ristiriidasta) on taattu. Tavoitteet voivat mennä myös ristiin ryhmän sisällä.
Projekteihin liittyvät hyvät ja huonot puolet antavat tunteen siitä, että projekteja tulisi hallita. Koska projektit ovat keskeisiä yksityiselämässämme ja kasvavassa määrin myös yritysmaailmassa, kannattaa niitä pyrkiä hallitsemaan. Logistiikan yhtenä osa-alueena onkin projektin hallinta.
Projektin voi jakaa osiin
Projektia voidaan pohtia osissa alla olevan taulukon mukaisesti:
| Projekteihin liittyvät: |
|---|
| 1) projektin raamit |
| 2) projektin suunnittelu |
| 3) projektin toteutus |
| 4) projektin valvonta |
| 5) projektin lopetus |
Projektin raamit selvittävät projektiin liittyvän ongelman tai päämärän. Samalla asetamme tavoitteet. Mitkä ovat projektin suorittavan porukan vahvuudet ja mitkä toisaalta heikkoudet projektin onnistumiselle? Otetaan esimerkkiprojektiksi – yllätys yllätys – logistiikan kurssin suorittaminen. Päämääränä jokaisella on varmasti saada hyväksytty suoritus kurssista. Tämän lisäksi päämääränä useimmilla on myös oppia logistiikasta jotain uutta. Kuinka paljon ja millä tasolla, on tavoite, jonka jokainen asettaa itselleen. Sovitaan, että esimerkkiopiskelijamme sai logistiikan ensimmäisestä kurssista numeroksi kahdeksan. Logistiikka tuntuu kiinnostavan häntä, ja opiskelijamme asettaakin tavoitteekseen saada toisesta kurssista arvosanaksi yhdeksän. Hän toteaa vahvuuksikseen motivaation ainetta kohtaan ja valmiuden tehdä koulun eteen yleisestikin töitä. Tavoitteen toteutumisen esteenä saattaa kuitenkin olla harrastuksen tuomat ajankäyttöongelmat sekä kuusi muuta kurssia samassa jaksossa. Joka tapauksessa, kun projektin raamit ovat selvillä, voidaan ryhtyä suunnittelemaan, kuinka projektimme saadaan vietyä läpi.
Suunnittelu. Kurssiin liittyy viisi palautettavaa työtä sekä loppuprojekti. Kuinka paljon arvioin tarvitsevani aikaa töiden tekemiseen, jotta voin päästä tavoitteeseeni? Minkä muunlaista panostusta tarvitaan ajan lisäksi? Esimerkiksi tehtäviä on hankala tehdä suoritettaessa jotain muuta samanaikaisesti. Tarvitsen siis virkeän mielen, keskittymistä ja tietyn verran aikaa. Suunnitelma kannattaa tehdä tavoitteeseen nähden realistiseksi ja pyrkiä pitämään siitä kiinni. Projekti kannattaa jakaa myös vaiheisiin ja osatavoitteisiin. Vanhan totuuden mukaan korkean riman yli on vaikea hypätä yhdellä kerralla. Mutta jos tavoite ositetaan pienempiin tavoitteisiin, muodostuu näistä kuin rappuset, joiden avulla riman yli hyppääminen onnistuu vaivatta.
Projektin toteutusvaiheessa tarvitaan säännöt, joista pidetään kiinni. Tavoitteet ja suunnittelu ei yksistään riitä, vaan pitää saada aikaan myös jotain konkreettista. Tässä tapauksessa vain palautetut työt lasketaan. Jos kyse olisi ryhmätyöstä, tulisi tekijöiden välillä tehdä jako työtehtävistä ja käytettävissä olevista resursseista. Minä luen, sinä kirjoitat ja kolmas käyttää saksia ja liimaa.
Projekteja tulee myös valvoa. Ryhmätyössä tarkkaillaan usein muiden ryhmäläisten tekemisiä tai tekemättä jättämisiä. Myös yksilökohtaisissa projekteissa tulisi valvoa itseään ja projektin toteutumista. Pitävätkö aikataulut ja olenko antanut projektille suunnittelemani panostuksen? Onko työskentelyyn tullut muutoksia projektin kuluessa? Miten mahdolliset muutokset tulisi ottaa huomioon, ja pitääkö resursseja jakaa uudelleen tai palauttaa tietyt tekijät ruotuun tehtävissään?
Projektin lopetukseen kuuluu valmiin projektituotoksen palauttaminen ja projektin vastaanottajan hyväksyntä. Esimerkissämme opettaja vastaanottaa palautetut työt ja arvostelee ne. Palautteenannon yhteydessä projektin tekijä saa tiedon, kuinka projektin tavoitteet osuivat yhteen projektista saadun arvioinnin kanssa.
Useimmiten projektien ongelmaksi koituu ajankäytön hallinta. Aikataulutus onkin keskeistä projektin suunnittelussa ja läpiviemisessä. Gantt-kaavion avulla voit suunnitella projektiin liittyvien tehtävien aloitus- ja lopetusajat. Näin näet, missä vaiheessa projektia tarvitset enemmän panostusta ja missä vaiheessa aikaa jää enemmän muulle.
Gantt-kaavio (Gantt chart):
Lähde: Wikimedia Commons, Tekijä: Vheilman).
Gantt- kaavioon liittyy myös rajoitteita liittyen projektin tehtävien suhteesta toisiinsa. Projektin hallinta kaavion ns. AON (Activity-on node) avulla saamme hallittua osavaiheiden aloitus- ja lopetusaikojen lisäksi myös tehtävien järjestystä. Eli, mikä tehtävä tulee olla tehtynä ennen seuraavan aloittamista. Tällä tavalla saamme selville, mitkä projektin osat ovat tärkeimpiä projektin kannalta, jottemme myöhästyisi projektin kokonaisaikatavoitteessa. Näiden tärkeimpien, eli kriittisempien, osavaiheiden peräkkäistä jonoa kutsutaan kriittiseksi poluksi. Seuraavassa tutustumme kriittisen polkuun ja projektinhallintakaavioon.
Projektinhallintakaavion avulla asiat tulevat tehdyiksi oikeassa järjestyksessä oikeaan aikaan
Kuten aikaisemmin olemme jo todenneet, on projektin hallinta tärkeää, jotta projektit saadaan vietyä läpi ja päämäärät saavutetaan asetetulla tavoitetasolla aikataulun venymättä. Projektinhallintakaavion avulla pystyt jakamaan suuremman projektin pienempiin osavaiheisiin, ja hallitsemaan näin projektia paremmin. Saat selkeämmän kuvan, mitkä tehtävät ovat suoritettava ennen jotain tiettyä osavaihetta. Esimerkiksi tietokoneen kokoamisvaihetta ei voi aloittaa ennen kuin kaikki tarvittavat osat ovat tehty/ostettu. Kun projektinhallintakaavioon lisätään vielä osavaiheiden kestoajat, saadaan selville projektin kriittinen polku. Kriittinen polku -menetelmä kehitettiin 1950-luvulla kemikaalitehtaan huoltoaikojen ajoittamiseksi. Kriittisen polun avulla saadaan selville projektin kokonaiskeston kannalta keskeisimmät vaiheet. Näin tiedetään, mihin projektin osavaiheisiin kannattaa panostaa eniten. Näin ollen esimerkiksi tehtaan konehuollot voidaan ajoittaa siten, ettei projektin kokonaiskesto pitene.
Projektinhallintakaavio (AON = Activity-on-node) (Esimerkki on kauppakorkeakoulun tuotantotalouden peruskurssilta (TUTA) keväältä 2008).
Itse projektinhallintakaavio näyttää yllä olevan kuvan mukaiselta. Kaavio avautuu parhaiten esimerkin avulla. Esimerkkiprojektissa rakennetaan sairaala. (TUTA 2008) Taulukossa on esitetty rakentamisen eri vaiheet. Jokainen vaihe on nimetty isoin kirjaimin (esim. vaiheen henkilöstön valinta symboliksi on annettu kirjain A). Toisin sanoen kirjain A merkitsee projektin hallintakaaviossa osavaihetta henkilöstön valinta. Lisäksi taulukossa on oma sarake tiettyä vaihetta välittömästi edeltäviä vaiheita varten (esim. ennen kuin vaihe F voidaan tehdä pitää tehdä vaihe A). Oikealla taulukosta löytyy sarake, jossa ilmoitetaan jokaisen vaiheen arvioitu kestoaika (esim. vaihe C kestää 10 aikayksikköä, esimerkiksi viikkoa).
Projektin osavaiheet.
A- ja B -vaiheita ennen ei ole edeltäviä vaiheita, joten nämä kohdat aloittavat projektin.
Vaiheita C, F ja I edeltää vaihe A. Kohdat C, F ja I merkitään kaavioon vetämällä kohtaan A:sta lähtevä nuoli.
Tästä jatketaan eteenpäin kunnes koko kaavio on rakennettu. Viimeisen kohdan (esimerkissä viimeinen kohta on K) jälkeen voi vetää nuolen kohtaan ”Loppu”.
Seuraavaksi laskemme projektin kokonaiskeston ja kriittisen polun. Projektinhallintakaaviossa nuolet muodostavat erilaisia polkuja. Näiden polkujen kestoajat saamme laskemalla yhteen vaiheet, jotka sisältyvät kyseiseen polkuun. Esimerkiksi polun A-C-G-J-K kestoaika on 67 viikkoa (12+10+35+4+6=67; vaiheiden kestoajat löytyvät taulukosta edeltä).
Ohessa polku A-C-G-J-K (taulukosta saadut kestoajat laitettu vaiheiden viereen).
Samalla tavalla lasketaan jokainen polku erikseen. Kriittinen polku on polku, jonka yhteen laskettu summa on suurin. Se on samalla minimiaika, jossa koko projekti on mahdollista tehdä ilman kiirehtimisiä.
Tehtäviä:
- Mikä on projektin määritelmä? Minkälaisia projekteja löydät omasta elämästäsi ja ympäristöstäsi? Miksi projektit tuntuvat olevan yritys- ja koulumaailmassa kasvava trendi?
- Mitkä ovat projektin viisi osa-aluetta? Keksi esimerkkiprojekti, jonka avulla käyt läpi kaikki osavaiheet.
- Piirrä Gantt-kaavio kuvitellusta tai todellisesta projektista. Kaavion voit tehdä esimerkiksi tämän kurssin suorittamisesta. Apua Gantt-kaavion tekemiseksi excelillä
- Tee projektinhallintakaavio jostain omasta meneillä olevasta tai tulevasta projektista. Hahmottele projektisi kriittinen polku sekä aikaisimmat ja viimeisimmät aloitus- ja lopetusajat.
- Case Verkkokauppa: Kun olet tilannut tuotteen verkkokaupasta, alkaa tuotteen logistinen tie sinun luoksesi. Kuvittele itsesi asemaan, jossa sinun tulisi hallita tätä projektia. Mitä projektin osia liittyy tuoteen saattamiseksi asiakkaalle? Miten tätä projektia voitaisiin hallita?
Anna on 13-vuotias ja käy peruskoulun yläastetta. Hänellä on älypuhelin, johon hän halusi ostaa suojakuoren.
Hän otti selvää, millä hinnalla kuoren saisi alan myymälästä Suomessa. Hinnat vaihtelivat 25 ja 30 euron välillä, mutta vastaavan tuotteen saisi ulkomailta verkkokaupasta 6 – 8 euron hintaan.
Rahan säästö tuntui merkittävältä, ja hän pyysi isäänsä auttamaan tuotteen tilaamisessa verkkokaupasta. Lisäksi verkkokaupan kautta tarjolla oli laaja mallivalikoima ja kaupat voisi tehdä omalta kotikoneelta. Haittana oli tosin pitkähkö toimitusaika, 3 – 4 viikkoa, jos valitsisi edullisimman, toimituskuluttoman, toimituksen. Nopeampi, noin viikossa tapahtuva toimitus maksaisi noin 10 euroa enemmän.
Isästä tuntui arveluttavalta luottokorttitietojen antaminen. Tässä tapauksessa sivustolla oli tosin turvattu maksujenvälitys pankkitunnusten kautta. Verkkosivustolta ei löytynyt tietoa myyjäyrityksen alkuperämaasta.
Tilaus tehtiin. Toimitus tuli perille noin kolmen viikon kuluttua tilauksesta. Hyvin pakatut tuotteet noudettiin postista, pakkaus oli paksua kuplamuovilla pehmustettua paperia. Tuotteet olivat ehjiä. Pakkaus oli merkintöjen mukaan tullut Hongkongista laivakuljetuksella. Olisikohan Hongkongilla mahdollisesti tarjottavana yrityksille joitain taloudellisia tai muita etuja? Tuotteet olivat Kiinassa valmistettuja.
Tilauksen saavuttua Anna oli tyytyväinen. Isäkin oli tyytyväinen onnistuneeseen kauppaan. Hän oli pystynyt seuraamaan tuotteen toimitusta myyjäyrityksen verkkosivuilta. Myös asianmukainen lähetysluettelo palautusohjeineen löytyi tilaustoimituksesta.