Varastoinnin logistiikka

Varastot kuuluvat niin sinun kuin yritystenkin arkeen

Hamsterit ovat eläimiä, jotka hamstraavat ruokaa. Ihmiset tuntuvat kaikkine keräilyharrastuksineen olevan ”hamsterin sukulaisia”. Ja vaikka et olisikaan koskaan ollut jalkapallokorttien, pullonkorkkien tai postimerkkien keräilijä, täytät luultavammin jääkaappiasi tarpeellisilla ruoka-aineilla. Siivouskaappi kuten työkalupakkikin ajavat samaa asiaa. Onhan hyvä, että jos yllättäen tarvitset siivous- tai korjausvälineitä, ne ovat käden ulottuvilla. Kaikessa tässä on pohjimmiltaan kyse varastoinnista. Varastot helpottavat arkea!

Varastoilla on myös suuria vaikutuksia yritysten arkipäivässä. Ne vaikuttavat yrityksen kustannuksiin, asiakastyytyväisyyteen ja koneiden käyttöasteeseen. Varastojen avulla asiakkaat eivät joudu odottamaan ostamiaan hyödykkeitä liian kauan. Toisaalta varastojen ylläpito ja hallinnointi maksavat yrityksille selvää rahaa. Yritysten kannattaa todella pohtia, miten varastojaan hoitavat, ja kuinka paljon tavaraa varastossa kannattaa pitää.

Varastoja tarvitaan, jotta tuotteet saadaan asiakkaiden ulottuville

JIT:n (”Just in Time, Juuri oikeaan aikaan”) ydinajatus on se, ettei ihannetilanteessa varastoja tarvittaisi lainkaan. Tarvittavat tavarat toimitetaan tuotantolaitoksilta suoraan asiakkaille ilman välivarastointeja. Tämä kieltämättä säästäisi kuluissa ja näkyisi myös lopputuotteen hinnassa, jonka asiakas tuotteestaan maksaa. Käytännössä JIT’n toteuttaminen on kuitenkin hyvin haastavaa, jos ei jopa mahdotonta. Parhaiten tämä tuntuu onnistuvan bittiavaruudessa. Bitit nimittäin siirtyvät ilman varastointeja tuottajalta asiakkaalle verkon kautta. Atomien siirtely ennen ”teleportaation keksimistä” on hieman haastavampaa! Vaikka varastojen vähentäminen tuntuukin olevan yritysten tähtäimessä, ei niistä eroon pääseminen kokonaan taida olla mahdollista. Tämän vuoksi varastojen hallinnointi ja kehittäminen on yritysten toiminnan ja logistiikan kannalta keskeistä.

Keskittäminen	Hajautus
Yksi suuri varasto tai muutamia suuria varastoja Alhaisemmat varastokustannukset (esim. säilytyskustannukset) Parempi palvelutaso (kaikki palvelu yhdestä paikasta) Varastojen koordinointi on helpompaa, mitä vähemmän varastoja on	Useampia varastoja ympäri kysyntäaluetta Nopeammat toimitukset (asiakastyytyväisyys) Alhaisemmat kuljetuskustannukset

Varastoilla on hyvät ja huonot puolensa

Varastojen hyvät puolet	Varastojen huonot puolet
Äkilliseen kysyntään voidaan vastata. Asiakkaat ovat tyytyväisiä. Toisaalta ei tarvitse myydä ei-oota. Varastot turvaavat epävarmuudelta. Jos raaka-aineiden saanti vaikeutuu, on niitä hyvä olla varastossa. Jos työntekijät menevät lakkoon, on jotain jota myydä Toisaalta varastot suojaavat talouden epävarmuuksilta, kuten nopealta inflaatiolta tai raaka-ainehintojen voimakkaalta kasvulta Suuret ostoerät saa halvemmalla kuin pienet. Varastointi mahdollistaa tämän. Tuotanto voi toimia tasaisesti, vaikka kysynnässä olisikin suuria vaihteluja. Tuotteita voidaan tehdä hiljaisina hetkinä varastoon, josta niitä voidaan kysynnän kasvaessa myydä. Näin työntekijöilläkin on töitä läpi vuoden.	Varastot ovat kalliita. Lopputuotteen hinnasta jopa 20 % saattaa tulla varastoista. Varastojen hallinta on vaikeaa, varsinkin jos varastoja on paljon. Varastoihin sitoutuu pääomaa. Nämä rahat, jotka on käytetty varastoissa seisovien tuotteiden ostamiseen, voisivat olla jossain muualla käytössä. Liian suuret varastot saattavat estää lukuisten ongelmien havaitsemisen. Toimitukset tuotantolaitoksesta asiakkaalle saattavat suurten varastojen turvin toimia ilman ongelmia. Jos varastotasoa (tuotteiden määrää varastoissa) vähennettäisiin, saattaisivat ongelmat tulla esiin. Tällöin näihin ongelmiin voitaisiin myös tarttua. Tällaisia ongelmia ovat esimerkiksi huonot kysyntäennustukset, sairastapaukset, epätasainen kysyntä ja tuotannon pullonkaulat.
Taulukossa on eritelty varastoinnin hyviä ja huonoja puolia. Kumman kannalla sinä kääntyisit?

Varastojen kustannukset syntyvät useista asioista

Kuten aikaisemmin on jo todettu varastot maksavat. Kustannukset on jaettu alla neljään osaan:

1. tavaroiden tilauskustannuksiin,
2. varastokoneiden asetuskustannuksiin,
3. säilytyskustannuksiin ja
4. muihin varastoihin liittyviin kustannuksiin.

Varastojen kustannukset

1. Tavaroiden tilauskustannukset

Varastolle tavaroita tilattaessa muodostuu kuluja. Tilauksien tekijöiden tulee olla työhönsä hyvin perehtyneitä ammattilaisia. Heidän palkkansa maksaa. Vaikka nykyaikana päivittäisessä varaston täytössä telematiikka onkin avuksi, tulee ihmisen joka tapauksessa päättää, kuinka paljon varastossa tavaraa pidetään. Erilaiset toimistokulut tulevat tietenkin tämän työnkuvan mukana. Varminta olisi aina tilata varastoon vain vähän tavaraa. Tämä pienentäisi säilytyskustannuksia. Samalla varastossa ei olisi niin paljon kiinni pääomaa, eikä tavara vanhentuisi varastossa. Tavaran varastossa seisottaminen maksaa nimittäin silkkaa rahaa! Toisaalta myös kuljettaminen maksaa. Jos siis tilaat yksittäisiä pieniä eriä paljon, kasvavat kuljetuskustannukset huomattavasti. Kuljetuskustannusten vähentämiseksi tulisi tilata mahdollisimman suuria kuormia. Tällöin kuitenkin säilytyskustannukset kasvavat.

2. Varastokoneiden asetuskustannukset

Varastoissa käytetään yhä enemmän koneita trukeista ja liukuhihnoista täysin automaattisiin varastoihin. Oli automatiikan ja koneiden käyttötaso mikä tahansa, koneiden hankkiminen ja asentaminen sekä huolto maksavat aina. Lisäksi koneet eivät useinkaan toimi täysin itsenäisesti, joten työvoimaa tarvitaan aina jonkin verran.

3. Säilytyskustannukset

Säilytyskustannukset muodostuvat tavaran ollessa varastossa. Itse varastotilat maksavat aina. Oli kyse sitten omasta varastosta tai vuokratiloista. Hankkimis- ja vuokrakulujen lisäksi huolto- ja siivoustyöt aiheuttavat kuluja. Toisaalta nykyisessä markkinataloudessa osa tavaroista vanhenee hyvinkin nopeasti. Pahimmillaan osa tavaroista joudutaan heittämään pois. Toisaalta tavaroiden hankkimiseen on käytetty euroja. Nämä eurot ns. makaavat toimettomina varastossa olevissa tavaroissa. Tämä samainen raha voisi olla käytössä jossain muualla. Varasto sitoo siis aina myös pääomaa.

4. Muut varastoihin liittyvät kustannukset

Jos varastoissa ei ole tarpeeksi tavaraa kysynnän tyydyttämiseksi, kustannukset muodostuvat menetetystä myynnistä. Varastoissa tulisi siis aina olla tavaraa kysyntäpiikkien varalta. Toisaalta liian suuri varastotaso kasvattaa kuluja (ks. kohta Säilytyskustannukset).

Alla olevassa koordinaatistossa vertaillaan tavaran tilauskustannuksia ja säilytyskustannuksia kahden kustannuskäyrän avulla. Mikä on sinun mielestäsi paras tilausmäärä? Päättele käyrien avulla.

Varastoinnista koituvia kustannuksia pyritään pienentämään

On varmasti selvää edellä olevan perusteella, että varastojen kustannuksia halutaan mahdollisuuksien rajoissa pienentää. Seuraavassa on muutamia tapoja saada varastoista koituvien hintalappujen määrä vähäisemmäksi:

1. Kysynnän tarkempi ennustaminen vähentää tarvetta suurille varastoille.
2. Tavaroiden tuottaminen vasta tilauksesta.
3. Komponenttien eli osien varastointi valmiiden tuotteiden varastoimisen sijaan. Komponenteista voidaan valmistaa tilattuja tuotteita. Kysyntään voidaan vastata entiseen tapaan, vaikkei varasto olisikaan yhtä suuri kuin aikaisemmin.
4. Uusi teknologia saattaa parantaa varastojen hallintaa.
5. Siirrytään kuljettamaan bittejä tavaran sijaan.
6. Varastoinnin ulkoistaminen.

Tehtäviä:

1. Perustele väite: ”Varastoista on hyötyä”. Pohdi sekä varastojen hyviä että huonoja puolia.
2. Varastot maksavat paljon. Mistä varastojen kustannukset koostuvat? Miten kustannuksia voidaan pienentää?
3. Ota selvää jonkin yrityksen varastoinnista. Suosiiko se keskitettyä vai hajautettua varastointimallia? Miksi luulet yrityksen päätyneen kyseiseen ratkaisuun? Perustele näkemyksesi.
4. Case Verkkokauppa Verkkokaupassa ei tarvita varastoja. Miksi? Mitä verkkokauppayrittäjä hyötyy tästä?
   • Varastoinnista Logistiikan Maailma -sivustolla.