Hankintatoimi ja ostotoiminta

Hankintatoimessa voidaan erottaa strategiset, taktiset ja operatiiviset toiminnot.

On selvää, että hankintatoimessa pitäisi pyrkiä ennakoivuuteen, jotta yrityksen toiminta ei jatkuvasti olisi ”tulipalojen sammuttamista” eli reagoimista ongelmiin vasta sitten kun ne paljastuvat. Harvojen organisaatioiden hankintatoimi on kuitenkin puhtaasti vain proaktiivista tai reaktiivista, ja toiminnan luonne voi vaihdella esimerkiksi tuoteryhmittäin tai yksiköittäin.

Strateginen hankintatoimi

Strategiseen hankintatoimeen kuuluvat muun muassa toiminnan suunnittelu ja kehittäminen, ostaja-toimittajasuhteiden kehittäminen, ennusteet sekä toimittajien valinta ja arviointi. Strategista hankintatoimea kuvaa olennaisesti proaktiivisuus eli ennakoivuus. Proaktiivinen hankintatoimi perustuu arvonluomiseen, jolloin toisin kuin reaktiivisessa ostamisessa esimerkiksi varastoja ja toimittajien määrää pyritään vähentämään.

Tiedonkulun tärkeyttä korostetaan, ja varhainen tiedonsaanti mahdollistaakin toiminnan ohjaamisen, sen pitkäjänteisen kehittämisen ja samalla hyvän riskienhallinnan.

Taktinen hankintatoimi

Taktiseen hankintatoimeen kuuluvat budjetointi ja sopimusneuvottelut.

Operatiivinen ostotoiminta

Operatiivinen ostotoiminta puolestaan sisältää arkirutiinit, kuten tilaamisen, laskujen tarkastamisen ja toimitusvalvonnan. Operatiivinen ostotoiminta on reaktiivista eli reagoivaa, ja siinä korostetaan ostohintoja ja kustannuksia. Reaktiivista ostamista toteuttava yritys ei halua vähentää varastoitavien tuotteidensa tai toimittajiensa määrää, koska se näkee ne riskienhallinnan keinoina.

Ostomarkkinointi (Reverse Marketing)

On tärkeää, että ostajat osaavat markkinatilanteen niin vaatiessa myös markkinoida yrityksensä omalta kannaltaan parhaitten toimittajien asiakkaiksi ja yhteistyökumppaneiksi. Tätä kutsutaan ostomarkkinoinniksi (reverse marketing).