Operatiivinen ostaminen

Sivu päivitetty / tarkistettu 26.3.2025.

Operatiivinen ostaminen tarkoittaa yrityksen päivittäistä ja käytännönläheistä ostotoimintaa. Se keskittyy hankintojen toteuttamiseen ja hallintaan lyhyellä aikavälillä varmistaen, että tarvittavat tuotteet ja palvelut saapuvat oikeaan aikaan, oikeaan paikkaan ja oikealla hinnalla.

Operatiivisen ostamisen onnistumisen edellytyksenä ovat toimittajakentän hallinnan rakenteiden ja tavoitteiden ja toimittajayhteistyön mallien optimaalinen rakentaminen. Toimittajakentän hallinta määrittelee mitä tuotteita ja palveluita hankimme, kuka on toimittaja ja millä mallilla haluamme toimia tulevaisuudessa. Toimittajayhteistyössä teemme vuorovaikutusta yksittäisen toimittajan kanssa ja pyrimme optimoimaan hankintahinnoiltaan ja operatiivisilta prosesseiltaan optimaalisen lopputuloksen. Tämän jälkeen operatiivinen ostaminen ”tilaaminen” on pitkälti ostotilausten tekemistä ja siihen liittyvien materiaaliprosessien hallintaa ja valvontaa sekä ongelmien ratkaisua.

Operatiivinen ostaminen / materiaaliprosessi

Ostaminen ”tilaaminen”

Toimitusten valvonta

Huolinta ja kuljetus

Varastoprosessit

Ongelmien ratkaisu

Ostolaskujen hallinta

Operatiivinen ostaminen lähtee ostotilauksesta, jossa ei enään tarvitse käydä kaupallista prosessia, vaan voidaan keskittyä operatiivisen ostamisen tavoitteiden toteuttamiseen. Tavoitteet oovat varsin helppoja kokonaisuudessaan mutta erittäin vaikeita toteuttaa reaalitoiminnan yhteydessä. Ammattiostajat kertovat, että yli 30 % työajasta kuluu näiden tavoitteiden toteutumattomuuden selvittelyyn.

Operatiivisen ostotoiminnan päätavoitteet

Operatiiviselle ostotoiminnalle voidaan asettaa kuusi päätavoitetta:

1. Oikea aika, logistinen tehokkuus
   • Hankittavien tuotteiden ja palvelujen tulee olla käytettävissä hankintasuunnitelman mukaisesti juuri oikeaan aikaan (sovittuun aikaan)
2. Oikea paikka, logistinen tehokkuus
   • Hankinnan kohteen tulee olla käytettävissä oikean ajan lisäksi sovitussa paikassa
3. Oikea laatu, tuotteen ja toimittajan laatu lisää asiakastyytyväisyyttä
   • Oikealla laadulla tarkoitetaan sekä tuotteen että toiminnan laatua. Kerralla oikein -periaate säästää kustannuksia ja lisää asiakastyytyväisyyttä
4. Oikea määrä, tarpeen määrittely / oikea kokonaishinta
   • Hankittavien tuotteiden eräkoon on oltava mahdollisimman taloudellinen. Toisaalta on varmistettava riittävä saatavuus ja kuitenkin varastoon sidotun vaihto-omaisuuden minimointi. Kuljetuksissa suurempi eräkoko laskee yksikkokustannuksia merkittävästi
5. Oikea hinta, kustannus
   • Ostajan on tunnettava hyvin markkinat ja hintatilanne ja näin kyettävä varmistamaan kannattava ja perusteltu hintataso. Pelkkään tuotteen hintaan peilaten ei päätöksiä kuitenkaan voi tehdä, vaan on tarkasteltava kokonaiskustannuksia.
6. Oikea toimittaja, kyky palvella ja joustaa
   • Oikea toimittajavalinta on yksi tärkeimmistä oston tehtävistä ja tavoitteista. Toimittajavalinnalla voi olla merkittäviä vaikutuksia mm. saatavuuteen, hintatasoon ja kehitysmahdollisuuksiin.

Ostaminen, ”tilaaminen”

Tilauskanavien hallinnan osalta digitalisaation merkitys on kasvanut, tilauksia tehdään entistä enemmän toiminnanohjausjärjestelmien, verkkokauppojen, Extranettien, sähköisten hankintakanavien, kassapäätejärjestelmien, huutokauppojen kautta hyödyntäen sähköisiä tuotekatalogeja. Toimitettavan erän erän koon, aikataulun, toimituslausekkeen määrittelyt ovat kriittisiä. Tässä yhteydessä määritellään varastoon saapuvien erien ominaisuudet mm. pakkauksien ja merkintöjen suhteen. Operatiivisen ostamisen kriittisin paikka, jossa osto kohtaa varaston vastaanoton ja siinä syntyy suurin osa ongelmista. esim. seuraavat asiat.

Toimitusvalvonta, huolinta ja kuljetukset

Kun toimitajalta on saatu tilausvahvistus, joka sisältää mitä toimittaja on pystynyt toimittamaan. Tässä yhteydessä ostajan on hyvä pohtia mitä vaikutuksia on esim. puuttuneen tuoterivin poisjäännillä.Kun toimittaja on muodostanut lähetyksen kuljetusliikkeelle se kertoo lähetystunnuksen ostajalle. kuljetusliikkeissä on käytössä kuljetustenseurantajärjestelmät josta voidaan lähes reaaliaaikaiseti seuranta lähetyksen saapumista.

Mikäli kyseessä on ostotapahtuma kansainvälisestä kaupasta niin on hyvä tehdä huolintaliikkeen kanssa yhteistyötä mahdollisen tuontitullauksen järjestämisestä (kolmannet maat) ja EU-kaupassa esim. ALV-verokäytännöt. Tässä yhteydessä merkityksellisä asioita ovat mm. toimituslausekkeet, maksuehdot, tullitariffinimike ja maahan tuonnin verotukseen, lupiin ja rajoituksiin liittyvät asiat.

Varasto

Varaston vastaanottoprosessit (pääprosessit) ovat:

• Ennakkoilmoituksen hyödyntäminen
• kuljetuksen vastaanotto
• tavaran vastaanotto ja
• hyllytys varastopaikalle.

Yhteensä pääprosessien alla on 25 aliprosessia, joten mahdollisuuksia tehokkaan varastonvastaanoton ongelmien syntymiseen on varsin suuri ja samaan aikaan toiminta on usein alimitoitettu henkilöstön osalta. Tästä johtuen ostajan on tehtävä aukotonta yhteistyötä varaston kanssa, muuten voidaan unohtaa tehokas toimitusketjuajattelu kokonaan ja aletaan vain selviytyä (kiusallisen yleistä).

Ongelmanratkaisu

Ainoa oikea tapa on selvittää ongelmat tuoreeltaan, koska aika hautaa ne varsin tehokkaasti. Ongelmien selvittely on johdettava prosessi, jolla on oltava vastuuhenkilöt ja kyvykkyys ratkaista asioita nopealla aikataululla. On hyvä muistaa, että ongelmia voi syntyä missä vaiheessa vain toimitusketjua, jolloin kollektiivinen ratkaisukyvykkyys on hyvä asia. Hyvä muistaa, että ostajilla se on merkittävä osa työkokonaisuutta.

Ostolaskujen hallinta

Mikäli oston (lähetyksen) vastaanotossa ei ole poikkeamia, monessa yrityksessä ei suoriteta erikseen laskun asiatarkastusta vaan se menee suoraan hyväksyntään. Toinen tapa on tehdä asiatarkastus ja hyväksyntä sen jälkeen hyväksymiskriteerien mukaisesti. Yksittäisten laskujen sijasta voidaan käyttää myös koontilaskuja tai aikaan sidottuja laskuja, vaihtoehtoja paljon.