Varastointi

Termillä varasto voidaan tarkoittaa varastorakennusta (warehouse) ja –tiloja tai varastossa olevaa tavaraa (stock, inventory). Varastointi puolestaan tarkoittaa varastotoimintaa (warehousing, stock keeping) ja varastotoimintoja (warehouse operations). Liiketoimintana varastointia harjoittavat logistiikkapalveluyritykset (3PL, 3rd party logistics) tarjoten asiakkailleen varastointipalveluja. Toimitusketjun muut yritykset varastoivat tuotteita eri syistä ja varastointiin liittyvät päätökset ja varastointistrategia ovat yhteydessä yrityksen muihin päätöksiin ja –strategioihin, selkeimmin tuotanto- ja kuljetusstrategioihin.

Johdanto: Osion johdantoesitys (Google Slides). Englanninkielinen versio.

Varastorakennuksen edusta. — Varastorakennus logistiikkakeskuksessa.

Ennen kuin ryhdytään tarkastelemaan varastointiperiaatteita, on tärkeää pohtia miksi varastointia tarvitaan. Varastointia on mietittävä etenkin silloin, kun yritys perustetaan tai kehitetään sen nykyistä toimintaa. Varastointia koskevat ratkaisut vaikuttavat koko kysyntä-toimitusketjuun.

Varastonhallintajärjestelmät käsitellään toisaalla osana toimitusketjun ohjausjärjestelmiä.

Usein varastointi nähdään ainoastaan lisäkustannuksia aiheuttavana, eli lainkaan lisäarvoa tuottavana toimintona. Lisäarvolla tarkoitetaan jotakin, mistä asiakas on valmis maksamaan. Varastointi on kuitenkin useissa tapauksissa välttämätöntä ja oikein suunniteltuna se myös tuottaa lisäarvoa. Keskeinen periaate varastoinnissa on se, että toimitusketjun kaikissa vaiheissa varastoja pyritään pitämään mahdollisimman vähän. Tämä johtuu siitä, että varastoihin sitoutuu pääomaa (vrt. pääoma- eli rahavirta), joka olisi tuottavampaa vapauttaa muuhun tarpeeseen. Tässä mielessä varastoinnin rooli onkin muuttunut yritysten pyrkiessä kustannustehokkaampaan toimintaan.

Aiemmin saatavuuden takaamiseksi pidettiin varastoja toimitusketjun joka vaiheessa. Nykyisin pyritään takaamaan saatavuus hyvin suunnitellulla ja toimivalla kysyntä-toimitusketjulla ja varastoja pidetään mahdollisimman vähän. Esimerkiksi päivittäistavaroiden toimitusketjussa varastointi keskusvarastoissa on vähentynyt radikaalisti ja tavaravirtoja optimoivan siirtokuormauksen (cross docking) määrä on lisääntynyt. Siirtokuormauksen periaatteena on jakaa toimittajilta saapuvat kuormat pienemmiksi vastaanottajakohtaisiksi eriksi ja yhdistellä eri toimittajilta tulleet tavarat vastaanottajakohtaisiksi toimituksiksi. Tällainen terminaalitoiminta mahdollistaa suurten tavaravalikoimien ja –lajitelmien tarjoamisen kuluttajille.

Jonkin verran varastoa on pidettävä saatavuuden takaamiseksi. Hyvä esimerkki saatavuuden takaamisesta ovat vähittäiskaupan varastot – on muistettava, että kaikki vähittäiskaupassa oleva tavara on varastoa, vaikka se ei olekaan erityisessä varastotilassa vaan myymälän hyllyissä – mikäli vähittäiskaupassa ei ole varastoa, ei asiakas saa tavaraa mukaansa. Varaston takaama saatavuus on siis lisäarvo, sillä asiakas on valmis maksamaan siitä, että saa päivittäistavarat suoraan mukaansa sen sijaan, että joutuisi tilaamaan ne ja odottamaan niiden toimittamista. Sen sijaan sellaiset tuotteet, joiden toimittamista asiakas on valmis odottamaan, valmistetaan yhä useammin tilauksesta, jolloin valmiita tuotteita ei varastoida. Se, missä valmiusvaiheessa tuotetta varastoidaan, riippuu tuotantostrategiasta. Mitä valmiimpana tuotetta varastoidaan, sitä enemmän varastoon sitoutuu pääomaa, joten yritykset pyrkivät yhä enemmän suunnittelemaan tuotannon mahdollisimman pitkälti tilausohjautuvaksi.

Turhaa varastointia on siis syytä välttää. Yhä edelleen on yrityksiä, jotka eivät riittävästi seuraa varastoon sitoutunutta pääomaansa ja siten pitävät turhaan rahojaan sidottuina varastoitaviin tuotteisiin. Joissain kysyntä-toimitusketjuissa varastotasoja voidaan pienentää tai varastoista voidaan ainakin osassa ketjua jopa luopua, jos toimitusajat pystytään optimoimaan niin, että raaka-aineet tai tuotteet toimitetaan toimittajalta suoraan tuotantoon tai valmistajalta asiakkaalle ilman varastointia.

Kun tarkastellaan koko kysyntä-toimitusketjua, huomataan, että täysin varastoton toiminta ei useinkaan ole mahdollista. Jos esimerkiksi valmistava yritys suunnittelee toimintansa siten, että tuotannon raaka-aineet toimitetaan suoraan tuotantoon JIT-periaatteella ja valmiit tuotteet toimitetaan suoraan asiakkaalle ilman varastointia, on raaka-aineen toimittajan todennäköisesti pidettävä varastoa pystyäkseen JIT-toimituksiin. Varastojen minimointi tai poistaminen koko ketjusta edellyttää hyvää tiedon kulkua koko kysyntä-toimitusketjussa. Vain kun kysyntä-toimitusketjussa tieto kysyntäennusteista ja toteutuneesta kysynnästä kulkee oikea-aikaisesti koko ketjun läpi, on mahdollista päästä siihen että kaikki ketjun osat pystyvät varautumaan tulevaan kysyntään mahdollisimman pienin ja jopa olemattomin varastoin.

Karkea kuva kysyntä-toimitusketjusta. Kun tieto kysynnän ennusteista, toteutuneesta kysynnästä ja ennakoimattomista kysynnän muutoksista on oikea-aikaisesti saatavilla koko kysyntä-toimitusketjussa, voivat kaikki sen jäsenet sopeuttaa oman toimintansa kysynnän mukaan ja minimoida varastonsa sekä toteuttaa tavoiteltua palveluastetta. Ei pidä unohtaa prosessissa mukana olevien logistiikkapalveluyritysten tiedontarvetta. Myös niiden toiminnan optimoinnille on olennaista tieto ennakoiduista materiaalivirroista. Kun tieto kulkee koko ketjussa, on mahdollista taata joustavuuden ja ketteryyden avulla asiakastyytyväisyys mahdollisimman pienin kustannuksin ja yhteiskuntavastuu huomioiden.

Hyvällä tiedonkululla kysyntä-toimitusketjussa voidaan välttää logistiikassa maailmanlaajuisesti ehkä eniten turhia kustannuksia aiheuttava kysynnän piiskavaikutus (bullwhip effect) eli Forrester-ilmiö, joka voi johtaa suureenkin ylivarastointiin toimitusketjussa.

Varastoinnin syitä

Vaikka varastointia pyritään välttämään, on sille useita syitä, joiden johdosta varastoinnista ei koskaan kokonaan päästä eroon. Varastoinnin syitä ovat muun muassa:

asiakaspalvelu, saatavuuden turvaaminen
varautuminen toimitusketjun häiriöihin
toimittajan epäluotettavuus
tilaus-toimituskustannusten minimointi; kokonaiskustannukset voivat olla pienemmät suurella tilauserällä
raaka-aineen saatavuus vain osan vuotta
taloudelliset tuotantoerät
tuotannon välivarastot
tuontitavaran tuontitullien maksun lykkääminen välivarastoimalla tavaraa tullivarastossa
raaka-aineiden hintojen korotuspaine

Asiakaspalvelusyistä pidettävät varastot pyritään optimoimaan tuntemalla asiakaspalvelutarpeet. Kaikkia tuotteita ei ole tarpeen olla sataprosenttisesti saatavilla, vaan asiakas on valmis hyväksymään ajoittaiset tuotepuutteet ja kaikkia tuotteita ei ole tarpeen saada välittömästi, vaan ne voidaan toimittaa tilauksesta. Palveluasteen tarve riippuu myös siitä missä kohden toimitusketjua varaston pitäjä sijaitsee, eli ketkä ovat sen asiakkaat. Business to business –markkinoilla esimerkiksi tuotannon raaka-aineiden ja komponenttien saatavuudelle on erilaiset vaatimukset kuin valmiiden tuotteiden saatavuudelle kuluttajamarkkinoilla.

Toimitusketjuissa voi ilmetä odottamattomia häiriöitä mm. sairauksien, poliittisten tilanteiden tai kuljetuskanavien ongelmien takia. Tämän kaltaisia häiriöitä on viime aikoina ollut mm. koronan, sodan ja Suezin kanavan tukkeutumisen takia. Tuotannolle, tai asiakaspalvelulle kriittisiä tuotteita voi olla tarve varastoida suurempi määrä, jotta varasto riittää myös silloin, jos toimitusta ei saadakaan normaalin toimitusajan puitteissa.

Varastojen pitäminen toimittajan epäluotettavuuden takia on hyvin kyseenalaista. Voidaan perustellusti kysyä, miksi yhteistyötä ylipäätään tehdään epäluotettavan toimittajan kanssa. Toki joskus voi olla tilanne, että tietylle raaka-aineelle tai tuotteelle on vain yksi mahdollinen toimittaja. Tällöin toimittajalla on ylivalta ostajaan nähden eikä ainakaan vähemmän merkittävän ostajan vaatimuksille anneta suurtakaan painoarvoa. Toimittajan kanssa yhteistyössä kannattaa pyrkiä suunnittelemaan toimintatapa, jolla toimitustäsmällisyys saadaan paremmaksi.

Kokonaiskustannusten minimoinnista voi aiheutua ylimääräistä varastointia mikäli pienen toimituserän toimituskustannukset ovat vuositasolla suuremmat kuin suurempien toimituserien kustannukset. Kokonaiskustannuksessa tulee huomioida kaikki tilaus-, toimitus- ja varastointikustannukset. Niin ikään, jos toimittaja on asiakastaan vaikutusvaltaisempi, se usein ottaa vastaan vain tietyn minimimäärän ylittävät ostotilaukset. Sen seurauksena asiakas voi kokonaiskustannustensa hallinnan vuoksi tilata tuotteensa isommissa erissä kuin olisi todellinen tarve.

Raaka-aineiden saannin kausiluonteisuus johtaa siihen, että joko raaka-ainetta on varastoitava tuotannon takaamiseksi tai herkästi pilaantuvasta raaka-aineesta on nopeasti valmistettava tuotteita varastoon. Näin on esimerkiksi useiden puutarhatuotteiden kohdalla.

Tuotannossa taloudellinen tuotantoerä voi olla suurempi kuin on tuotteen menekki, jolloin tuotantoerästä osa jää varastoon odottamaan kysyntää.

Tuotannon välivarastoja muodostuu kun tuotanto ei toimi imuohjautuvasti, vaan tuotannon eri vaiheiden välille kertyy eri valmiusvaiheissa olevia tuotteita odottamaan seuraavaa valmistusvaihetta. Tuotannon välivarastot voidaan poistaa noudattamalla imuohjautuvuusperiaatetta, mutta se ei aina ole mahdollista, mikäli eri tuotantovaiheet tehdään samalla tuotantolaitteistolla, joka vaatii tuotantovaiheiden välillä asetuksia.

Tuontitullimaksujen lykkääminen voi olla hyvä syy pitää tuotetta tullivarastossa kunnes se on myyty eteenpäin tai kunnes sen sovittu toimitusaika on käsillä. Näin tuoja ei joudu sitomaan pääomaansa varastoon pidemmäksi aikaa kuin on tarpeen.

Raaka-aineiden hintojen odotettavissa oleva korotus on merkittävä varastotasoja nostava tekijä. Ennen kuin odotettavissa oleva hintojen korotus johtaa normaalia suurempiin hankintaeriin, kannattaa laskea minkä verran hinnannousu tulee vaikuttamaan kokonaiskustannuksiin. Suuremmat hankintaerät ennen hintojen nousua saattavat kasvattaa pääomakustannuksia enemmän kuin nousseet raaka-ainehinnat normaaleilla hankintaerillä.

Varastoinnin suunnittelu ja kehittäminen

Jotta varastointi tapahtuu optimaalisella tavalla asiakastarpeeseen ja yrityksen muuhun toimintaan nähden, tulee se suunnitella hyvin sekä kehittää sen toimintaa jatkuvasti. Jos omat resurssit eivät riitä varastoinnin suunnitteluun ja kehittämiseen, on apua saatavissa markkinoilta. Lukuisat yritykset tarjoavat palveluita sisälogistiikan suunnitteluun ja kehittämiseen. Palvelut voivat sisältää sekä toiminnallisen suunnittelun että kaluste-, laite, varastoautomaatio ja tilasuunnittelun.

Erityisen tärkeää hyvä suunnittelu on toiminnan kasvaessa, jos nykyiset tilat tai resurssit alkavat loppua kesken. Tällöin toiminnan ja tilan käytön tehostamisella esim. varastoautomaation avulla, voidaan välttää lisävaraston hankkimisen, tai resurssien tarve. Varastoinnin ulkoistaminen osittain, tai kokonaan voi olla myös yksi vaihtoehto varaston laajentamiselle.

Varastoinnin ulkoistaminen

Varastoinnin ulkoistaminen toisen yrityksen hoidettavaksi voi tulla kyseeseen, jos varastointi ei ole yrityksen ydinliiketoimintaa, tai jos yrityksen omat tilat tai resurssit eivät siihen enää riitä.

Ulkoistamiseen on monia eri vaihtoehtoja, erilaisten logistiikkapalveluyritysten (3PL) toimesta.

Jos yrityksen omat resurssit, tai osaaminen ei riitä varastoinnin hoitamiseen, voi logistiikkapalveluyritys ottaa yrityksen varaston hoitaakseen. Tällöin logistiikkapalveluyrityksen henkilöstö hoitaa varastointia yrityksen omissa tiloissa.

Jos yrityksen oman varaston tila ei enää riitä, voi varastoinnin siirtää kokonaan, tai osittain ulkoisen logistiikkapalveluyrityksen hoidettavaksi. Tällöin varasto osittain tai kokonaan logistiikkapalveluyrityksen tiloihin, jossa varastointi jatkossa tapahtuu, heidän henkilöstönsä toimesta.

Lisäksi monet yhtiöt tarjoavat tavarankäsittelylaitteiden leasing-, tarkastus- ja huoltopalveluja.